Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB)
Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) is een beheer(s)methode voor geïntegreerde contracten die onder kwaliteitsmanagementsystemen worden ingericht en uitgevoerd.
SCB is gebaseerd op twee belangrijke uitgangspunten:
- De Opdrachtnemer controleert zelf of het werk en de processen voldoen aan de afgesproken kwaliteit.
- De Opdrachtgever houdt toezicht door risico’s in de gaten te houden en waar nodig toetsen of ingrijpen (risicogestuurde contractbeheersing).
SCB heeft haar oorsprong bij Rijkswaterstaat en wordt ook door andere overheden (zoals provincies en gemeenten) vaak toegepast als marktbrede standaard (‘Kader Contractbeheersing’ (hoofdstuk 3)). Vooral bij grotere projecten, dus met meer of grotere risico’s, is SCB een effectief hulpmiddel. Het zorgt voor een gestructureerde en gerichte aanpak van de beheersing van een project. Zowel Opdrachtnemer als Opdrachtgever heeft hier profijt van.
Toepassing binnen UAV-GC-contract
Hoewel SCB effectief pas in de uitvoeringsfase wordt ingezet (want dan is er een Opdrachtnemer), vinden de belangrijke voorbereidingen hiervoor vaak al plaats vóór de contracteringsfase. Het gaat dan om het inrichten en vaststellen van de toetskaders (strategie, criteria en eventueel toetsdrempel), het inrichten van de projectorganisatie en het beschrijven van de aanpak in de contractdocumenten. Dit is nadrukkelijk niet meer mogelijk (tenzij tegen een delta in kosten wordt geaccepteerd) na de inschrijving. Een en ander wordt contractueel vastgelegd in de Annexen III, respectievelijk IV (Acceptatieplan en Toetsingsplan Ontwerpwerkzaamheden) bij de Vraagspecificatie.
Aandachtspunten
- Tijdens het vaststellen van de contracteringsaanpak moet ook worden vastgesteld welke toetsstrategie gevolgd moet worden. Dit is vast te leggen in het Contractbeheersplan. Als daarbij gekozen wordt voor de inzet van SCB heeft dit gevolgen voor:
De organisatie: De rol van Toetscoördinator moet ingevuld worden en er is een separate (lead-)auditor nodig (voor met name de procesaspecten). Deze auditor moet een onafhankelijke positie hebben t.a.v. de Opdrachtgevers-projectorganisatie. De Toetscoördinator moet een nauwe samenwerking aangaan met de verantwoordelijke voor het Risicomanagement en met de Contractmanager.
Het contract
In de Inschrijvingsleidraad, de Basisovereenkomst en in de Vraagspecificatie Proces (VSP) moet de SCB-systematiek benoemd/voorgeschreven worden. - De te houden toetsen worden geselecteerd op basis van de beschreven risico’s.
Wat in die risicowaarderingen een rol kan spelen is of de situatie omkeerbaar is of niet (vergelijk bijv. een fundatie-betonstort met opgehangen verlichtingsarmaturen).
Let op: niet alles uit het eerdergenoemde 'Kader Contractbeheersing' is direct buiten Rijkswaterstaat toepasbaar.
In het Kader Contractbeheersing (hoofdstuk 3) staan een aantal onderdelen die speciaal zijn bedoeld voor Rijkswaterstaat. Andere opdrachtgevers kunnen deze onderdelen niet gebruiken, of moeten er een eigen versie van maken. Het gaat om:
- Toetsdocumenten A t/m D: niet standaard beschikbaar buiten Rijkswaterstaat. Maak eventueel een eigen format.
- Klachtenprotocol voor certificerende instantie (CI): niet beschikbaar buiten Rijkswaterstaat. Stel eigen werkwijze op.
- Verantwoording en boekingsformulier voor prestatieverklaringen: niet standaard beschikbaar. Maak zelf passend format.
- Handleiding voor evaluatierapporten: ontwikkel eventueel een eigen richtlijn.
- Paragraaf 3.2.4.1 - Mix van toetsen: de extra CPO-toetsen gelden alleen bij Rijkswaterstaat. Andere opdrachtgevers hoeven hier niets mee te doen.
- IPM-team (Integraal Projectmanagementteam): Bestaat niet altijd bij andere overheden. Lees dan gewoon 'projectmanagementteam'.
- IPB-tool (Integrale Projectbeheersing): dit hulpmiddel is specifiek voor Rijkswaterstaat. Voor andere organisaties is de SCB-aanpak meestal voldoende.
Als ‘de organisatie’ (vaak de Contractmanager of de Technisch Manager) van mening is dat alsnog iets getoetst moet worden, dan moet dit blijken uit het risicodossier (zie de toetsstrategie waarin de toetscriteria beschreven zijn) en niet uit ‘onderbuikgevoel’. Dit is aan de orde wanneer een issue (risico op ongewenste gebeurtenis) ineens in beeld komt met dusdanige waarderingen voor kans en/of gevolg dat deze boven de toetsdrempel komt en daarmee toetswaardig wordt.
Meer informatie
Delen via