Wijzigingen en contractmanagement

Het gaat hierbij om veranderingen in bijvoorbeeld eisen, randvoorwaarden, ontwerpen, onderzoeken, uitvoeringswijze of planning. Dit hoofdstuk gaat niet over welke wijzigingen worden doorgevoerd, maar over de manier waarop deze wijzigingen op een ordelijke, transparante en contractueel juiste wijze kunnen worden overeengekomen tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer.

Omdat UAV-GC werkt met geïntegreerde verantwoordelijkheden, is het op een juiste wijze overeenkomen van Wijzigingen belangrijk in het borgen van voorspelbaarheid en risicobeheersing. Het onderdeel Wijzigingen (Hoofdstuk 7 Paragraaf 14 en 15) legt vast welke procedures gelden wanneer een van de partijen een wijziging wil doorvoeren, wie bevoegd is om wijzigingen op te dragen of te initiëren, en hoe een wijziging inclusief de gevolgen voor tijd, geld en risico’s wordt overeengekomen.

De UAV-GC maakt een duidelijk onderscheid tussen wijzigingen opgedragen door de Opdrachtgever en wijzigingen op initiatief van de Opdrachtnemer. Bij de eerstgenoemde gaat het vaak over wijzigingen van de Vraagspecificatie (bijvoorbeeld een aangepaste eis of een nieuwe functionele behoefte). Bij de Opdrachtnemer liggen vaak mogelijkheden tot optimalisatie (bijvoorbeeld ontwerpoptimalisaties) of noodzakelijke aanpassingen tijdens de uitvoering ten grondslag aan een initiatief tot wijziging.

Dit onderdeel beschrijft hoe deze situaties contractueel moeten worden behandeld. Dit waarborgt transparantie met betrekking tot de inhoud van wijzigingen en voordat een wijziging van de Opdrachtgever contractueel effect krijgt dat er afspraken zijn gemaakt over de gevolgen (in tijd en geld) van de wijziging.

Tijdens de uitvoering blijkende afwijkingen van de eisen uit de Vraagspecificatie zijn regelmatig aanleiding voor het wijzigen van de Overeenkomst. Het proces om dan te komen tot een contractuele wijziging wordt door de Opdrachtgever vormgegeven in de voorbereidingsfase van het project en omvat gewoonlijk vaste stappen zoals melding, beoordeling, impactanalyse, besluitvorming en formele vastlegging. Hierbij hoort ook de eis dat wijzigingen goed worden onderbouwd met relevante documentatie, zoals herberekeningen, risicoanalyses of een aangepaste planning.

Wijzigingen hebben vaak gevolgen voor het ontwerp. Nieuwe eisen, of een door de Opdrachtgever opgedragen wijziging moeten worden vertaald in ontwerpaanpassingen, aanvullende verificaties en bijgewerkte raakvlak- en risicodossiers. Ook het opnieuw vrijgeven van ontwerpdocumenten en het actualiseren van SE-registraties maakt deel uit van dit proces. Een zorgvuldig wijzigingsbeheer voorkomt dat er meerdere 'versies van de waarheid' ontstaan en zorgt ervoor dat ontwerp en uitvoering altijd gebaseerd zijn op actuele, formeel overeengekomen contractafspraken.

Het wijzigingsproces speelt daarnaast vaak een rol in situaties waarin zich onverwachte omstandigheden voordoen, zoals een afwijkende bodemgesteldheid of nieuwe wetgeving. Naast of in plaats van de afhandeling van dergelijke situaties door middel van een kostenvergoeding en/of termijnsverlenging kunnen deze aanleiding zijn voor een contractwijziging, of dat blijkt dat de Opdrachtnemer dit binnen zijn eigen verantwoordelijkheden moet oplossen. Binnen de SCB-systematiek vormt wijzigingsbeheer bovendien een toetsingspunt: het laat zien dat het project wordt uitgevoerd op basis van gecontroleerde en transparant vastgelegde wijzigingen.

Door deze combinatie van procedurele helderheid, ontwerpafstemming en formele besluitvorming zorgt een goede omgang met wijzigingen voor een beheerst verloop van het project, ook wanneer de omstandigheden veranderen.