Twee fasen aanbesteden

In de eerste fase wordt een aannemer geselecteerd op basis van kwalificaties, zoals ervaring, en met betrekking tot de prijs wordt veelal gewerkt met een plafondbedrag. De geselecteerde aannemer werkt samen met de opdrachtgever (en mogelijk andere partijen, zoals ontwerpers, adviseurs) om het ontwerp op te stellen of te optimaliseren en een kostenraming op te stellen. Pas na de afronding van het ontwerp volgt de prijsaanbieding voor de uitvoering en gaat het project over naar de tweede fase, waarin de daadwerkelijke bouw wordt uitgevoerd. Dit systeem bevordert een nauwe samenwerking tijdens de ontwerpfase, wat leidt tot een beter doordacht en haalbaar projectplan.

Door de aannemer vroeg in het proces te betrekken, kunnen potentiële problemen en inefficiënties in het ontwerpstadium worden geïdentificeerd en aangepakt, wat resulteert in minder verrassingen tijdens de bouwfase. Dit vermindert het risico op vertragingen en kostenoverschrijdingen. Bovendien bevordert deze aanpak een transparantere en meer collaboratieve relatie tussen de opdrachtgever en de aannemer. Dat leidt tot een beter begrip van de projectdoelen en hogere kwaliteit van het eindproduct. Het verhoogt ook de flexibiliteit om veranderingen door te voeren zonder de nadelen van late aanpassingen. Dit draagt bij aan een soepeler verloop van het project.

Daarnaast kan je met twee-fasen-contracten tijdig bespreken of bepaalde (verduurzamings-) innovaties worden toegepast, wat bijvoorbeeld kan leiden tot minder emissies of een klimaatadapatievere uitvoering van het project.

De Handreiking ‘Aanbesteden van twee fasen contracten’ van CROW beschrijft hoe een aanbesteding zo ingericht kan worden, dat er gestuurd wordt op een succesvolle samenwerking.

Om maximale meerwaarde uit de toepassing van twee-fasen-contracten te halen, is een strategische inzet en een goede inrichting belangrijk. Daarbij helpt het om de inrichting van het contract af te zetten tegen twee aspecten die altijd een rol spelen bij twee-fasen-contracten: het samenwerken en de oplossingsruimte die in de eerste fase aanwezig is.

Het samenwerken kan gecoördineerd gaan, of integraal. Een gecoördineerde samenwerking bestaat vooral uit afstemming tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. Elke partij behoudt daarbij zijn eigen rol. Bij meer integraal samenwerken vervagen deze rollen steeds verder, tot uiteindelijk één partnership ontstaat.

De hoeveelheid ruimte voor ontwerp en optimalisaties is afhankelijk van het project en de keuzes die de opdrachtgever op voorhand maakt. Soms leent de situatie zich alleen voor optimalisatie binnen de (belangrijkste) keuzes die de opdrachtgever al heeft gemaakt.  Soms is er meer ruimte, waardoor er ruimte is voor echt innovatieve oplossingen.