Thema UAVgc
UAV-GC, tenzij. Dat is het beleid van de provincie Noord-Brabant als het gaat over contractvormen. Daardoor heeft de zuidelijke provincie ook al veel ervaring met het Provinciaal Contractenbuffet (PCB) en is deze systematiek goed ingebed in de organisatie. Simone de Waart en Connie Pietjouw praten ons bij over hoe Noord-Brabant met het PCB werkt.
Simone de Waart en Connie Pietjouw lopen met respectievelijk 25 en 30 jaar al een hele tijd rond bij de provincie Noord-Brabant. Simone is jurist binnen het Expertisecentrum, onderdeel van het programma Infrastructurele Projecten van de provincie. Connie is teamleider van dat Expertisecentrum, waar een veelheid aan expertises samenkomt, waaronder inkoopadviseurs, kostendeskundigen, informatiemanagers en dus juristen, zoals Simone. Beiden zijn daarnaast aangesloten bij het PCB: Simone als kernteamlid en Connie als lid van de stuurgroep.
Het PCB is de uniform toepasbare contractsystematiek op basis van UAV-GC waarmee provincies uniform en transparant kunnen aanbesteden. Het PCB bestaat uit voorbeelddocumenten en eisensets die door provincies gebruikt kunnen worden voor het opstellen van een geïntegreerd contract. Deze PCB-onderdelen kunnen geheel of gedeeltelijk toegepast worden in geïntegreerde contracten.
Werkgroep
Het PCB is binnen de provincie Noord-Brabant een onderdeel in een strak georganiseerd proces. Het programma Infrastructurele Projecten (IP) voert het beleid uit dat door het beleidsmatige programma Multimodale Bereikbaarheid (MMB) wordt opgesteld. In MMB zitten de themadeskundigen, op het gebied van bijvoorbeeld asfalt, groen en kunstwerken. Deze themadeskundigen zijn verantwoordelijk voor een bepaald thema en beheren hiertoe eisensets voor geïntegreerde contracten. De provincie Noord-Brabant heeft een werkgroep in het leven geroepen om meerdere formats van contracten te beheren. Zo ook het geïntegreerd contracteren op basis van de UAV-GC. De themabeheerders zijn vertegenwoordigd in deze werkgroep.
De werkgroep komt maandelijks bij elkaar. “Ook de eisensets van het PCB worden door de werkgroep verwerkt in de Brabantse contractformats”, legt Simone uit. “Onze eigen themadeskundigen leveren onder meer de Brabantse eisen voor asfalt aan. Ook deze eisen verwerkt de werkgroep in de contractformats.”
Simone de Waart
Steun van bovenaf
Noord-Brabant werkt dus zowel met eigen provinciale eisen als met het PCB. “Het integreren van die twee is onze grootste uitdaging”, zegt Simone. “Dat doen we nu in stukjes en eigenlijk zou je dat integraal moeten doen. Daarvoor ontbreekt het aan tijd.” Toch is binnen Noord-Brabant, anders dan bij sommige andere provincies, wel tijd voor het PCB beschikbaar. Dat komt doordat het initiatief van bovenaf actief ondersteund wordt. Connie: “De programmamanager van zowel IP als MMB ziet en communiceert het belang ervan. Dan is het niet gek als wij er tijd aan besteden.”
Noord-Brabant maakt bijna alleen nog maar gebruik van geïntegreerde contracten. ‘UAV-GC tenzij…’ is de regel. Het gaat vaak om relatief grote projecten. “Dan is het fijn als aannemers precies weten wat ze kunnen verwachten en dat je als provincie herkenbaar optreedt”, zegt Connie. De grootste meerwaarde ziet Simone dan ook in de uniformiteit als het gaat om de samenwerking met de aannemer, die geregeld is in de zogenoemde VS2-proceseisen. “Daar staan alle processen in hoe de provincie met de aannemer gaat samenwerken. Het is wel zo plezierig als dat in elk project op dezelfde manier gebeurt.” Connie vult aan: “Een stuk maatwerk hou je altijd, maar meer uniformiteit zorgt er wel voor dat je naar buiten toe altijd consistent en voorspelbaar bent.”
Als andere partijen, zoals Rijkswaterstaat en gemeenten, bij projecten betrokken zijn, levert dat geen problemen op. De eigenaar of wegbeheerder van een project levert zijn specifieke eisen aan en deze worden opgenomen in het contract. “Als wij een project doen van Rijkswaterstaat, zoals de rijksweg N65, plakken we hun eisen erin. Hetzelfde geldt als we bijvoorbeeld met een gemeentelijke weg te maken hebben, waarbij de gemeente bijvoorbeeld specifieke eisen stelt aan materialen die verschillen van de onze. Als het ons eigendom is, willen we wel dat onze eisen dominant zijn.” Het screenen van contracten op tegenstrijdige eisen is dus wel een aandachtspunt, maar levert eigenlijk nooit problemen op.
Connie Pietjouw
Draagvlak
Simone en Connie zouden graag meer commitment zien bij sommige andere provincies. “Als je de ambitie hebt om met het PCB een breed gedragen systeem neer te zetten, omdat je daar mooie effecten van verwacht, dan schort het nu met name aan draagvlak”, zegt Connie. “Als bepaalde provincies structureel ontbreken tijdens overleggen, zakt de drive om dit op te pakken weg.” Omdat Noord-Brabant haar zaken best aardig op orde heeft, zou die als ambassadeur kunnen fungeren, oppert zij. “Wij zijn alleszins bereid om anderen te vertellen over de voordelen.”
Hebben zij dan ook alvast wat tips voor andere provincies? Hoe krijg je mensen binnen de organisatie bijvoorbeeld mee om de urgentie in te zien? “Door eindeloos te zeuren”, lacht Simone. Connie: “Maar het lukt niet met overtuigingskracht alleen. Wat ons erg helpt is dat we 100 procent procesgestuurd werken. Alle hoofd- en subprocessen zijn nauwkeurig beschreven. Dan zit het een beetje in het dna om dingen goed te organiseren en je constant de vraag te stellen of je de juiste mensen aan tafel hebt. Daarnaast hebben we goede systemen die ons faciliteren. Heb je die niet, dan haken mensen snel af.” De eerder genoemde steun van bovenaf en bijbehorende tijd, is ook cruciaal. “Als je onder tijdsdruk komt, is dit het eerste wat sneuvelt.”
Meer informatie
Delen via