Uit de regio: Hoe organiseer je beheer op de middellange termijn?

Door ook te kijken naar de middellange termijn. De gemeente Deventer verkent deze manier van werken  in de ‘Tactische Beheer Cyclus’. Zij vertelden daarover tijdens de regiobijeenkomst Oost-Nederland van CROW Levende Stad.

De gemeente zag een gat tussen diverse strategische beleidsagenda’s en de operationele processen. Jammer, want het dagelijks beheer gaat eigenlijk best goed in de gemeente.

Deventer beschikt over een moderne visie op de Leefomgeving waarin op strategisch niveau mooie ambities en uitgangspunten zijn vastgelegd en waarbij de openbare ruimte als middel voor het bereiken van allerhande beleidsdoelen wordt neergezet.

Ook op operationeel niveau is het proces goed ingericht en is er sprake van een adequaat instrumentarium. De plannen voor het groot en vervaningsonderhoud worden tweejaarlijks opgesteld en vastgelegd in het MJOP. Hierin kijken we vier jaar vooruit. “We pakken dat zo integraal mogelijk aan door alle aspecten van de leefomgeving daarin mee te nemen. We zijn daar in de 20 jaar dat we dit nu doen steeds beter in geworden. Langzamerhand is het steeds meer doorgegroeid naar een integrale buurtgerichte aanpak”, zo vertelt Jan Pluim van de gemeente Deventer. “Het mooie daarbij is dat het niet bij plannen blijft maar dat we deze plannen ook voor bijna 100% weten uit te voeren. We zijn echt wel een beetje trots op dit MJOP”

Maar tussen strategische beleid en het operationeel instrumentarium ontbreekt het nog aan het goed mee kunnen schakelen met de nieuwe grotere vragen en ontwikkelingen zoals de energietransitie en de opgave van de corporaties.  

 “De energietransitie is een goed voorbeeld dat onze ogen heeft geopend. Dat kwam op ons af en er werd medegedeeld dat men in Deventer in een aantal wijken aan de slag zou gaan. Dat bleken juist die wijken te zijn waar we net de afgelopen jaren vanuit beheer aan de slag zijn geweest. Het gevolg is dat je dan niet samen optrekt maar dat wij vanuit Leefomgeving vooral bezig zijn met het beschermen van onze assets.”
 

Tussenlaag

“In eerste instantie waren we hier wat bozig over. Maar toen we er wat verder over nadachten kwamen we tot de conclusie dat het probleem bij onszelf ligt.” Deventer kwam erachter dat men vanuit beheer Leefomgeving niet de middelen had om te laten zien waar ze mee bezig zijn geweest en mee bezig willen. “We waren eigenlijk geen goede gesprekspartner: we misten de tussenlaag.”

Daarom werd gekeken hoe dit af te stemmen was met andere opgaven. Hoewel in het MJOP vier jaar vooruit wordt gekeken, is dit eigenlijk te weinig. “Je kan het beste vijf tot tien jaar vooruit kijken. Dan kan je samen aan de startstreep staan en daarmee samen optrekken met onder andere de corporaties. Dit willen we gaan doen in de Tactische Beheer Cyclus.”

Assetmanagement

Als je hier invulling aan kunt geven kun je ook steeds meer werken naar beherend ontwikkelen. In de Tactische Beheer Cyclus spelen vragen als ‘Wie heeft op welk moment de regie?’ en ‘Als wij dat niet zijn wat is dan onze rol?’.
Door gebruik te maken van de uitgangspunten van assetmanagement en de Plan-Do-Check-Act cyclus hoopt de gemeente de komende jaren dat tactische gat tussen strategie en operatie goed op te vullen.

Ook bij de andere gemeenten speelt er een problematiek om op een goede manier integraal beheer (assetmanagement) toe te passen. Zo lukt het niet altijd goed om alle afdelingen binnen een gemeente goed met elkaar afgestemd te krijgen. Martijn Buitenhuis (CROW) denkt dat de Waardemonitor van CROW daar bij kan helpen. “In de CROW-beheersystematiek Openbare Ruimte die vorige jaar is aangepast, is geprobeerd om hier een hulpmiddel voor te bieden. In hoeverre ga je beleidsthema’s meenemen als afwegingskader bij beheer en onderhoud? Het afwegingskader is eigenlijk: je kaders stellen.”

Martijn vervolgt: “Vanuit de systematiek zeggen we: dit nemen we wel mee en dit niet. Er bestaat bij CROW de Waardemonitor. Laten wij vanuit beheer maar beginnen met het gebruiken van deze tool en aangeven wat wij belangrijk vinden. Waar kun je de openbare ruimte allemaal voor inzetten?”
Volgens Martijn kan moet je met dat gesprek al op directieniveau beginnen zodat je aangeeft wat de kaders zijn.
De Waardemonitor is integraal onderdeel van de Kennismodule Assetmanagement die sinds begin 2019 beschikbaar is.
 

Herkenning

Het probleem uit Deventer is niet uniek, zo bleek ook wel uit rondgang bij de andere gemeenten tijdens de regiobijeenkomst. Voor veel gemeenten is het nog moeilijk om op de middellange termijn (tien jaar) vooruit te kijken. “Daar ligt voor ons nog iets te doen”, zo klinkt het.
De Tactische Beheer Cyclus lijkt wat dat betreft een goede eerste stap.