Thema Aanbesteden
Thema Samenwerken in projecten
Aanbestedingen met meer ruimte voor innovatie, minder gedoe en een betere match met projectdoelstellingen. Dat is wat de handreiking TeamValue beoogt. Wouter Edzes (Provincie Zuid-Holland) en Jos van Alphen (Bouwend Nederland) schreven mee en vertellen waar volgens hen de meerwaarde zit.
TeamValue is een werkwijze die aanbesteden met individuele inlichtingen mogelijk maakt, om het aanbieden van waardevolle varianten te stimuleren. De methode maakt gebruik van vaak onbenutte ruimte binnen de aanbestedingsregelgeving, en heeft daarmee de potentie om een mooie slag te slaan in betere samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. De methodiek is ontstaan vanuit een behoefte om de denkkracht en innovatieve oplossingen van marktpartijen al in de tenderfase te benutten, in plaats van pas na gunning.
Wouter Edzes (contractmanager) is al 15 jaar werkzaam bij de Provincie Zuid-Holland en daarvoor 15 jaar bij Rijkswaterstaat. In beide organisaties heeft hij veel ervaring opgedaan met alle contractvormen in de GWW-sector. Hij kwam in aanraking met TeamValue via Jeffrey Rampaart, de initiële bedenker van de methodiek. Dat geldt ook voor Jos van Alphen, adviseur aanbesteden bij Bouwend Nederland. Hij nodigde Rampaart twee jaar geleden uit tijdens een aanbestedingscongres dat hij organiseerde om het TeamValue-verhaal te vertellen. Van Alphen zag al snel de potentiële waarde van deze methode. "We zien al heel lang dat weinig tot niets met varianten gedaan wordt, terwijl dit voorbeeld liet zien dat je extra waarde krijgt en je kunt onderscheiden."
Doel en werking
Het hoofddoel van TeamValue is om de kennis en creativiteit van de markt beter te benutten door varianten en optimalisaties al tijdens de aanbestedingsfase mee te nemen. Wouter Edzes licht toe: "We hebben het altijd over samenwerking na de tenderfase, maar willen juist in de tenderfase ook opdrachtnemers de ruimte geven om bij te dragen aan het bereiken van de projectdoelstellingen. De inhoudelijke wedstrijd al voor de aanbesteding hebben."
Een cruciaal element van TeamValue is het contextdocument, waarin opdrachtgevers hun projectdoelstellingen helder formuleren. Dit document schept een gemeenschappelijk referentiekader voor alle betrokkenen. Daarnaast is TeamValue gebaseerd op individuele inlichtingen, waardoor opdrachtgevers en inschrijvers gesprekken kunnen voeren over mogelijke oplossingen die passen bij de projectdoelstellingen.
Die gesprekken kunnen de samenwerking voor beide partijen soepeler laten verlopen. Van Alphen: "Als je alleen dingen op papier zet, moet je maar hopen dat het begrepen wordt zoals bedoeld. Gesprekken, tegenvragen en verduidelijking maken veel tastbaarder waar het over gaat. Dit helpt enorm om elkaars bedoelingen te begrijpen."
Juridische kaders
Een belangrijke eye-opener was dat TeamValue volledig binnen de bestaande wet- en regelgeving past. "Ik sloeg steil achterover toen bleek dat we dit dus al jarenlang hadden kunnen doen", aldus Edzes. De sleutel ligt in het correct interpreteren van minimumeisen. Van Alphen verduidelijkt: "Minimumeisen zijn niet ieder afzonderlijk deeltje in een bestek of programma van eisen. Het gaat om de hoofddoelstellingen van het project, niet om ieder detail. Anders kun je nooit een variant bieden."
Bij individuele inlichtingen is één op één communicatie tussen opdrachtgever en inschrijvers toegestaan, zolang de intentie is om projectdoelstellingen te verduidelijken en het speelveld voor iedereen transparant en eerlijk blijft. Dat betekent onder meer dat alle relevante zaken via de juiste kanalen moeten worden vastgelegd. Ook is er een procesbewakingsteam betrokken, dat erop toeziet dat alles juridisch correct verloopt. Een gelijke behandeling is daarin essentieel.
Wouter Edzes
Open staan voor risico's
TeamValue biedt aanzienlijke kansen voor duurzaamheid en andere innovaties. Aannemers kunnen alternatieve oplossingen voorstellen die nog beter aansluiten bij de projectdoelstellingen. Denk heel concreet bijvoorbeeld aan een andere hellingshoek voor een tunnel, waardoor die meters korter en dus goedkoper is, zonder dat de gebruiker daar last van heeft.
Ook op het gebied van duurzaamheid ontstaan kansen, zoals het hergebruik van bouwstoffen of het toepassen van nieuwe realisatietechnieken. Edzes: "Je kunt kijken naar nieuwe technieken van realisatie en hoe de opdrachtgever daartegenover staat, in plaats van het traditionele. Maar dat brengt wel een stukje risico met zich mee, en daar moet je voor open staan."
Jos van Alphen
Doorkijk naar de toekomst
Edzes heeft inmiddels al praktijkervaring met TeamValue opgedaan in een aanbesteding. Zijn eerste indrukken zijn positief. "Het is een beetje aftasten in het begin, maar dan ontstaan er echt hele leuke gesprekken." De grootste uitdaging blijft het overwinnen van koudwatervrees en het loslaten van angst bij zowel opdrachtgevers als aannemers. "Het blijft een behoorlijke opgave om collega's mee te nemen", erkent Edzes. "Maar het kan beter zijn om één keer goed te vallen dan te krampachtig te opereren."
Hij zou TeamValue een succes vinden als hij over een tijdje ziet dat het gebruikt wordt. "Van hoog tot laag. Van gemeenten tot waterschappen en provincies of rijksoverheid en in alle segmenten van de markt." Van Alphen zou het als teken van succes zien als hij ziet dat vaker varianten worden toegestaan. Dat hoeft niet altijd met de naam TeamValue: er is ook een 'light-versie' van de methode die gebruikt kan worden voor projecten waarvoor het volledige instrument te zwaar is, maar waardoor ondernemers toch de kans krijgen om hun ideeën op tafel te leggen.
Beide experts zien TeamValue als onderdeel van een bredere, positieve trend naar meer samenwerking. Ze benadrukken dat elementen zoals algemene en individuele inlichtingen en contextdocumenten waardevol zijn voor alle aanbestedingsvormen, ook als niet met TeamValue wordt gewerkt. Zoals Wouter Edzes concludeert: "TeamValue is niet per se de heilige graal voor alle projecten, maar een waardevolle toevoeging aan het palet van keuzes."
Handreiking TeamValue
Wil je weten hoe de TeamValue-werkwijze precies in elkaar zit en kan worden toegepast? Download dan hier gratis de volledige handreiking. De handreiking is ook opgenomen in de Kennismodule Aanbesteden.
Meer informatie
Delen via