Thema Aanbesteden
Thema Bouwproces
Hoe zorg je ervoor dat de keuze voor aannemers transparant, uitlegbaar en eerlijk blijft? Bij de gemeente Zwartewaterland helpt Better Performance om prestaties tijdens projecten bespreekbaar te maken. Volgens civiel projectleider Bert Roeten zit de waarde van de methodiek niet alleen in de score zelf, maar ook in het gesprek dat daardoor ontstaat tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Als civiel projectleider bij de Overijsselse gemeente Zwartewaterland pakt Bert Roeten samen met een collega projecten van begin tot eind op. Van voorbereiding en aanbesteding tot toezicht en nazorg. In die rol komt hij regelmatig in aanraking met de vraag welke aannemers worden geselecteerd voor opdrachten.
Wat is Better Performance?
Better Performance is de methodiek waarmee opdrachtgevers en opdrachtnemers elkaars prestaties beoordelen tijdens de uitvoering van gww-projecten. Dat gebeurt met vragenlijsten en gesprekken op verschillende momenten in het project: bij de start om verwachtingen te bespreken, tussentijds om bij te sturen en na afloop in een eindbeoordeling.
Zo ontstaat niet alleen een score, maar vooral een gestructureerd gesprek over wat goed gaat en wat beter kan. CROW is beheerder van de methodiek, softwarebedrijf Qfact levert de techniek en ondersteunt gebruikers bij de implementatie.
De aanleiding om met een groslijst en Better Performance te gaan werken, lag voor de gemeente Zwartewaterland vooral in de behoefte om keuzes beter te kunnen uitleggen. De gemeente wilde lokale partijen passend bij het inkoopbeleid kansen blijven geven, maar daar ook een objectieve onderbouwing tegenover zetten. Roeten: “We wilden een eerlijk en transparant systeem naar buiten toe en ook naar onze bestuurders.”
Toepassing bij werken
Better Performance wordt in Zwartewaterland toegepast bij werken, niet bij diensten. Het gaat om enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen, met een praktische ondergrens: bij projecten die korter dan ongeveer een maand duren, wordt het niet toegepast. De tijdsinvestering moet immers in verhouding staan tot de omvang van het project.
Het prestatiemeten maakt volgens Roeten vooral verschil in de manier waarop opdrachtgever en opdrachtnemer elkaar tijdens het project blijven opzoeken. Niet omdat het technische werk daardoor vanzelf beter wordt, maar omdat onderwerpen als omgevingshinder, veiligheid en wederzijdse verwachtingen eerder op tafel komen. “Tijdens het werk stuur je bij. Dat is de winst.”
De gemeente beoordeelt niet alleen zijn opdrachtnemers, maar ontvangt zelf ook waardevolle feedback. Een voorbeeld daarvan kwam naar voren bij een project met graafwerk. De gemeente had een werkwijze voor ogen waarbij een lange sleuf in één keer open zou blijven. Een aannemer wees erop dat dit risico’s kon opleveren voor medewerkers in de sleuf.
Voor Roeten laat dat zien dat Better Performance, dat gebaseerd is op wederzijds beoordelen, ook de opdrachtgever scherper maakt. “Daar kunnen wij de volgende keer onze werkwijze op aanpassen.” Zo is de beoordeling niet alleen een oordeel achteraf, maar helpt deze opdrachtgever en opdrachtnemer om tijdens het project samen betere keuzes te maken.
Meer aandacht voor de zachte kant
Door structureel te beoordelen, krijgt ook de relationele kant van samenwerking meer aandacht. Het gaat om verwachtingen uitspreken, knelpunten vroeg bespreken en voorkomen dat kleine irritaties onnodig groot worden. Roeten merkt dat de methode helpt om het gesprek praktisch te houden.
Als iets niet goed gaat, is een telefoontje vaak effectiever dan een scherpe mail. Zo wordt prestatiemeten niet alleen een manier om prestaties vast te leggen, maar ook een hulpmiddel om de samenwerking tijdens het project scherp en constructief te houden.
De beoordelingen spelen ook mee bij de selectie van aannemers voor nieuwe opdrachten. In Zwartewaterland is het effect daarvan nog beperkt zichtbaar. De gemeente werkt met een vaste groep lokale partijen die regelmatig meedoen aan aanbestedingen, terwijl het aantal projecten relatief beperkt is. Toch ziet hij wel dat de methode helpt om keuzes en ervaringen intern beter bespreekbaar te maken. “Je praat erover: hoe ging dit?”
Roeten ziet ook verbeterpunten. Zo vindt hij dat projecten beter naar moeilijkheidsgraad zouden moeten worden gewogen. Een eenvoudig project en een complex integraal werk zijn nu lastig vergelijkbaar. Ook zou hij graag meer verfijning zien in de manier van scoren.
De echte winst: met elkaar blijven praten
Ondanks die kanttekeningen is Roeten positief over de waarde van Better Performance. Niet omdat de methode samenwerking automatisch verbetert, maar omdat reflectie een vast onderdeel wordt van het projectproces. De scores zijn daarbij belangrijk voor zowel aannemers als gemeente, zegt hij. “Maar de winst is vooral dat je met elkaar in gesprek bent.”
Meer informatie
Delen via