Provincie Zuid-Holland maakt prestaties zichtbaar met Better Performance

Better Performance is een methodiek waarmee opdrachtgevers en opdrachtnemers of ingenieursbureaus elkaars prestaties beoordelen. Dat gebeurt aan de hand van vragenlijsten en een cyclus van gesprekken, waarmee beide partijen elkaar tijdens een project beoordelen op verschillende thema’s. Op basis van de vragenlijsten krijgt zowel opdrachtgever als opdrachtnemer een cijfer tussen 1 en 10, per thema en over het geheel. CROW is beheerder van de methodiek, softwarebedrijf Qfact levert de techniek en ondersteunt gebruikers bij de implementatie.

De provincie Zuid-Holland gebruikt Better Performance om de samenwerking met de ingenieursbureaus te monitoren en te verbeteren, specifiek voor raamovereenkomsten. "We zijn inmiddels toe aan de vierde raamovereenkomst die we afsluiten, dus we hebben er behoorlijk wat ervaring mee", aldus Ed. Tot deze raamovereenkomsten was prestatiemeten niet structureel geborgd. De huidige raamovereenkomsten zijn in 2025 van start gegaan. Een belangrijke les uit de evaluatie van de vorige raamovereenkomst was helder: de bestaande vorm van prestatiemeten werkte niet goed. "Het was een los Excel-bestandje, dat soms wel en soms niet werd ingevuld en waar niet op werd gestuurd."

Die evaluatie was de aanleiding om het anders aan te pakken. Ook de directie vond: prestatiemeten doen we óf goed, óf niet. Al snel kwam Better Performance in beeld. De landelijke bekendheid en het gebruiksgemak waren belangrijke factoren in de keuze. "Ik kende het systeem al vanuit de aannemerij", vertelt Ed. "We wilden niet zelf iets gaan verzinnen." Ook is gekozen voor een wederzijdse prestatiemeting, samenwerking is geen eenrichtingsverkeer.

Zuid-Holland werkt met drie aparte raamovereenkomsten: één voor infrastructurele projecten zoals wegen, oevers en vaste kunstwerken, één specifiek voor beweegbare kunstwerken en één voor ecologie. Bij alle drie wordt Better Performance toegepast. Meestal gaat het om grote opdrachten, maar er worden ook kleinere opdrachten verstrekt. Het wel of niet inzetten van Better Performance hangt bij de provincie af van de duur van het project. Ed en Carla hebben hiervoor een tabel beschikbaar zodat ook de projectleider snel kan zien of Better Performance op zijn of haar project van toepassing is.

Een cruciaal verschil met het verleden is de organisatorische inbedding van de prestatiemetingen. "Vorig jaar zijn wij aangesteld als contractteam", legt Carla uit. "Wij maken het project aan binnen Qfact, we hebben een eigen handleiding gemaakt en we zetten alles voor de projectleider startklaar." Collega's krijgen vervolgens een mail zodra een prestatiemeting bij hun opdracht gaat lopen en waarin uitgelegd wordt hoe men toegang krijgt tot het project in Qfact. Ook heeft de provincie een eigen, op maat gemaakte training voor Better Performance. Carla: "Dat alles helpt enorm om drempels weg te nemen."

Prestatiemeten is voor Zuid-Holland vooral een middel om de samenwerking binnen de projecten te verbeteren én om bovengemiddeld goed presterende ingenieursbureaus te belonen. Ed noemt het ‘de ballenbak’: bij bijvoorbeeld infrastructurele projecten zijn zeven ingenieursbureaus gecontracteerd. Bij de selectie van ingenieursbureau voor een opdracht heeft elk ingenieursbureau 1 ‘balletje’ in een denkbeeldige ballenbak. "Wie bij een eindmeting een 8 of hoger scoort, krijgt een tweede balletje – en daarmee een grotere kans op vervolgopdrachten." De score uit prestatiemetingen weegt namelijk mee in de geautomatiseerde selectie voor nieuwe opdrachten.

Deze aanpak leidt tot een beargumenteerde beoordeling van de samenwerking met ingenieursbureaus, aldus Ed. "Onder de vorige raamovereenkomst werd wel gezegd dat men goede ervaringen had met bepaalde bureaus, maar als je navroeg waar dat dan uit bleek, dan kon dat niet worden onderbouwd. Nu maken we het echt zichtbaar."

De acceptatie bij de bureaus was geen issue: zij kennen Better Performance als landelijk systeem. Wel koos de provincie ervoor om geen gebruik te maken van de optie om de resultaten te laten opnemen in de landelijke openbare database. Alleen intern en bij het bureau dat beoordeeld wordt zijn deze bekend.

Volgens Ed maakt de methodiek verwachtingen expliciet. "Het startgesprek en de vragenlijst dwingen je na te denken: wanneer doe je het goed? Mijn indruk is dat het helpt om projecten beheersbaarder te houden." Carla vult aan: “Als een evaluatie te lang op zich laat wachten, voel je vaak al aan dat er iets speelt. Dan proberen we projectleiders erop te wijzen: daar is Better Performance juist voor bedoeld."

Achteraf hadden Ed en Carla prestatiemeten ook bij een paar ogenschijnlijk kleinere opdrachten willen toepassen. "Daar zijn we nu alerter op – niet alleen kijken naar tijdsduur, maar ook naar risico's. Die kunnen namelijk ook bij kleinere projecten relatief groot zijn."

Eds belangrijkste advies voor organisaties die overwegen met prestatiemeten te starten: "Borg intern goed waaróm je dit wilt. Het heeft nogal wat consequenties. Je moet het contractueel borgen, een systeem aanschaffen en het ook beheren. Wil je het een succes maken, dan moet je een aantal mensen met de uitvoering belasten. Het is niet iets wat je er zomaar tussendoor doet."

• Better Performance in Nijmegen: ‘Je ziet gewoon dat we beter samenwerken’

• Better Performance
• Aanbesteden en Contracteren