Van mindfulness naar contractfulness

Laatst sprak ik een kennis die echt enorm bezig is met mindfulness. Ik had daar wel eens wat over gehoord, maar echt veel bleek ik er niet over te weten. Diegene volgde mindfulness coach Nadja van Osch en had zelfs meegedaan aan een online ‘programma’ mindfulness. Sorry als ik hiermee iemand beledig, maar een andere benaming is mij onbekend. Dat programma bestond uit opdrachten om meer mindful te gaan leven. Eén van de opdrachten was om de primaire reacties wat meer in de ijskast te zetten en écht bewust te zijn van wat er gebeurt. Dit onderwerp staat (wellicht helaas) ver bij mij vandaan, maar dat laatste sprak mij wel aan; de primaire reacties wat meer in de ijskast.

In een verloren kwartiertje google ik de maandag daarop naar mindfulness. Voor het gemak ben ik blijven hangen bij Wikipedia: “Het is een gemoedstoestand die getypeerd wordt door de bewustwording van de eigen fysieke ervaringen, gevoelens en gedachten. Zonder onmiddellijk over te gaan op automatische reacties.” En toen dacht ik aan projecten in onze sector. Want laten we wel wezen, dat is vaak wel wat wij doen wanneer onvoorziene situaties optreden. Eerst ventileren we onze eigen mening, daar gaan we vervolgens lekker fel over in discussie met elkaar. We zijn verontwaardigd, luisteren niet echt meer naar degene die tegenover ons zit. We komen er niet uit en spreken af om de discussie later voort te zetten. Met onze primaire reactie hebben we de toon gezet. Nu niet doorpakken lijkt op verliezen, dus we pakken door. Tenslotte werken we in de bouw hé, we zijn geen mietjes.

We gaan opzoek naar munitie. We raadplegen collega’s, zoeken in de contractstukken naar zinnen die we in ons eigen voordeel uit kunnen leggen en verzinnen tegenargumenten voor potentiële argumenten die ‘de tegenpartij’ waarschijnlijk opbrengt. Ronde twee loopt dus ook op een fiasco uit. Komen we er in deze ronde niet uit, dan zijn we vaak wel bereid om een stapje naar achteren te doen. Aan deze impasse heeft niemand iets. Voor de Opdrachtgever is stilstand vervelend, maar voor een Opdrachtnemer natuurlijk ook. De primaire reactie verdwijnt en we gaan opzoek naar feiten. Want wat hebben we nou eigenlijk met elkaar afgesproken?

Als het antwoord niet in de contractstukken staat dan is er een eenvoudige oplossing. Beide partijen hoeven dan niet te verliezen en er worden alsnog afspraken gemaakt. Lastig wordt het als een bepaling in de contractstukken één van de partijen gelijk geeft. Dan hebben we een potentiele verliezer. Die gaat opzoek naar tegenstrijdigheden. De Nota van Inlichtingen wordt nog eens uitgepluisd, de UAV of de UAV-GC komt op tafel en redelijk vaak wordt er dan een bepaling gevonden die zodanig uitgelegd kan worden dat er van een kansloze nederlaag geen sprake is. Er worden alsnog afspraken gemaakt en de verliezende partij doet het meeste water bij de wijn. Echt lastig wordt het als er geen tegenstrijdigheden worden gevonden. Er is een kansloze nederlaag geleden en die wordt gevoeld. De discussie is klaar en het werk wordt uitgevoerd.

Wat er gebeurt na zo’n kansloze nederlaag? Dan ga je weer lekker in je primaire reactie zitten, je gaat mopperen en klagen. Je gaat in ieder geval niet toegeven dat je zelf heb zitten slapen. Dat je niet goed op hebt zitten letten toen er afspraken werden gemaakt. Mijn tip is om iets uit te kiezen waarop je zelf weinig of geen invloed hebt gehad. Neem nou bijvoorbeeld die algemene voorwaarden in onze sector: de UAV en de UAV-GC, die zijn toch niet meer van deze tijd!

Mijn tip is natuurlijk onzin. Graag zou ik iedereen willen adviseren om het proces eens om te draaien. Doe eens aan contractfulness. Ga niet direct die emotionele discussie in. Doe direct een stap terug. Spreek samen over wederzijdse verwachtingen. Kijk samen naar de contractstukken. Bepaal samen wat het beste vervolg is voor het project. Dan zullen jullie zien dat die algemene voorwaarden een hulpmiddel zijn, net als de overige contractstukken. Met dat samenwerken sluiten jullie ook nog eens aan op het programma Beter Aanbesteden en de Bouwagenda, wees een voorbeeld voor anderen!

 

Mark Hofstede
CROW