Toezicht op beeldbestekken: bent u een protocol-fetisjist?

Is onze knuffelbeer Willy daarmee redelijker en billijker dan prinses Beatrix? Ik denk van niet! Ieder mens heeft zo zijn eigen stijl (Google maar eens op rekkelijken en preciezen. Als je die stijl een beetje kent, dan kan je daar rekening mee houden, en wordt het leven een stuk aangenamer.

Misschien zit daar wel het probleem met sommige beeldbestekken. Dat de uitvoerder er pas in de loop van het bestek achter komt dat de toezichthouder/directievoerder een protocol-fetisjist is. En dat de toezichthouder/directievoerder zich elke maand weer ergert aan de uitvoerder die met zogenaamd redelijke en billijke argumenten komt waarom de beeldkwaliteit niet is gehaald.

Mijn oplossing is niet dat CROW gaat voorschrijven wat redelijk en billijk is. Want dat zou betekenen dat we gaan voorschrijven dat iedereen moet zijn zoals Beatrix, of zoals Willem Alexander, of ergens daar tussenin.

Wat volgens mij wél helpt is om als opdrachtgever vooraf duidelijk te communiceren welke omgangsvormen je verwacht (net zoals Willem Alexander deed voordat hij koning werd). Dus wees in je bestek transparant over hoe je om wilt gaan met kortingen, en geef aan waar je zit op de schaal van 1 (Beatrix, precies) tot 10 (Willem Alexander, rekkelijk):

1. Ik leg altijd een (maximale) korting op indien minder dan 90% voldoet aan het afgesproken beeldkwaliteitsniveau.
2. Ik leg altijd een korting op, tenzij ikzelf vind dat het niet redelijk en billijk is om een korting op te leggen.
3. Ik leg altijd een korting op, tenzij de uitvoerder mij vooraf heeft kunnen overtuigen dat het redelijk en billijk is dat de afgesproken kwaliteit vanwege bepaalde omstandigheden tijdelijk niet behaald kan worden.
4. Ik leg altijd een korting op, tenzij de uitvoerder achteraf met een aannemelijke verklaring komt, waardoor de kwaliteit niet is behaald.
5. Ik leg altijd een korting op als de kwaliteit herhaaldelijk niet is behaald, tenzij de uitvoerder met een aannemelijke verklaring komt waardoor de kwaliteit herhaaldelijk niet is behaald.
6. Ik leg in principe geen korting op, tenzij ik de korting noodzakelijk vind, omdat de kwaliteit herhaaldelijk niet is behaald.
7. Ik leg in principe geen korting op, tenzij ik de korting noodzakelijk vind, omdat de kwaliteit herhaaldelijk niet is behaald én nadat ik eerst heb gewaarschuwd.
8. Ik leg nooit een korting op, maar vraag de uitvoerder altijd wel om een kwaliteitsplan hoe de kwaliteit de volgende keer wel wordt gehaald.
9. Ik leg nooit een korting op, maar ga wel altijd het gesprek aan met de uitvoerder als de afgesproken kwaliteit niet is behaald.
10. Ik leg nooit een korting op, ongeacht de gerealiseerde kwaliteit.

Elke omgangsvorm heeft zo zijn voor- en zijn nadelen. Een 'precieze' opdrachtgever die altijd een korting oplegt (schaal 1) legt daarmee alle risico bij de uitvoerder en zal dit terugzien in de inschrijfprijs. Wellicht zal hij een deel van de kosten terugkrijgen via de korting. Maar het nadeel kan zijn dat hij een uitvoerder krijgt die alleen nog maar zorgt dat hij de minste korting krijgt opgelegd en die niet meer nadenkt over de beste werkwijze.

Een 'rekkelijke' opdrachtgever die nooit korting oplegt (schaal 10), geeft zijn uitvoerder juist alle ruimte om mee te denken over de beste wijze van beheer voor de burger. Hij loopt echter zelf veel risico, want hij kan ook een prijsvechter treffen die de kantjes er vanaf loopt. Het voordeel van een lage inschrijfprijs kan dan teniet worden gedaan door een lage kwaliteit en veel extra uren voor de directievoering.

Mijn advies zou daarom zijn: kies een omgangsvorm waarbij je wel het gesprek aangaat over redelijkheid en billijkheid, maar ook altijd een stok achter de deur houdt. Ikzelf zou dus kiezen uit de schalen 3 t/m 7!

Een dergelijke opdrachtgever maakt immers duidelijk dat hij een opdrachtnemer zoekt die meedenkt over de beste wijze van beheer. Dat hij een samenwerkingspartner zoekt waarmee hij zakelijke afspraken wil maken en de risico's optimaal wil verdelen.

Om aan te geven dat je bewust nadenkt over de verdeling van risico's, zou je als opdrachtgever in het beeldbestek bijvoorbeeld nog kunnen aangeven:

- wat wordt verstaan onder 'onwerkbaar weer' en binnen hoeveel werkdagen daarna moet de gewenste beeldkwaliteit weer worden bereikt,

- wat wordt verstaan onder (storm)schade en is dat risico voor de opdrachtgever of opdrachtnemer?

- wanneer een bestekwijziging mogelijk is vanwege onjuiste arealen of onvoldoende beeldkwaliteit bij aanvang,

- hoe terughoudend je omgaat met bestekmeldingen (om het werkproces niet te veel te verstoren),

- dat het maaibestek tot bijvoorbeeld week 45 op beeld wordt afgerekend, en daarna op frequentie,

- dat het groenbestek geldt tot een af te voeren biomassa van maximaal x ton,

- dat via een EMVI-criterium wordt meegewogen hoe de opdrachtnemer in zijn kwaliteitsplan heeft nagedacht over het afdekken van risico's. De opdrachtnemer kan dit bijvoorbeeld doen door:

• tussentijds zelf te monitoren of de beeldkwaliteit wordt gehaald en daarop zelf proactief actie te ondernemen (en daarover te communiceren met de opdrachtgever),
• tijdens groeipieken een bepaalde maximale inzet van personeel of materieel te garanderen,
• zelf suggesties te doen voor een betere wijze van beheer voor de burger.

Ik ben er van overtuigd dat het beeldgericht werken een stuk leuker wordt als er vooraf meer duidelijkheid is over de omgangsvorm. Koning Willem-Alexander is het waarschijnlijk met mij eens. U ook? Deel uw mening op LinkedIn.

Harro Verhoeven, CROW projectmanager Openbare ruimte