SCB-light, oude wijn in nieuwe zakken?

In aanloop naar het Nationale Congres Aanbesteden en Contracteren op 22 mei werd mij de vraag voorgelegd of het CROW wil verkennen wat ‘de markt’ onder SCB-light verstaat en wat zij ervan verwacht. SCB-light in de zin van: ‘Systeemgerichte Contractbeheersing voor de minder complexe projecten’.

Een leuke vraag aangezien de betrokken partijen al jaren zoeken naar een aanpak die recht doet aan enerzijds de omvang en complexiteit van de projecten, en anderzijds de inspanning optimaliseert naar de zwaarte van de opdrachtgeversbelangen.

Sinds in 2003 door Rijkswaterstaat de Systeemgerichte Contractbeheersing bij UAV-GC contracten tot hun contractbeheersingssystematiek werd verheven (en door andere opdrachtgevers als richtlijn of richtsnoer werd opgevolgd), hebben velen gestoeid met de juiste en voor het project passende vormgeving van deze beheersing.

SCB als lastige uitdaging

Opdrachtgevers ervaren SCB als een uitdaging, evenals ingenieursbureaus. Vele vragen poppen op, zoals:

• Wat is er nodig om SCB toe te kunnen passen?
• Hoe zorg je dat het contract zich leent voor toepassing van SCB?
• Hoe pas je de juiste toetssystematiek op het juiste moment en op het juiste niveau toe?
• Hoe blijf je als opdrachtgever op afstand en verval je niet in je traditionele directievoerende rol?
• Hoe houdt je in je team de neuzen de goede kant op gericht en hoe gebruik je de resultaten van de SCB-tools?

 
De Opdrachtnemers hebben hun eigen worsteling:

• Project-startup, tegelijkertijd een team bij elkaar krijgen, engineeren, inkopen en dan ook nog een geborgd, samenhangend en aantoonbaar projectspecifiek kwaliteitsborgingssysteem inrichten en inbedden.
• Het UO nog niet gereed hebben en al wel richting geven aan de Validatie en Verificatie (welke werkplannen gaan er überhaupt komen?).
• Hoe blijven we kosteneffectief? Een 6- is afgerond ook voldoende, welke strategie hanteren we in dit project, gaan we toch voor de 8+?.
• Hoe stemmen we onze V&V af op het verwachtingspatroon van de Opdrachtgever?
• Etc., etc.

Regelmatig werd de Rijkswaterstaat-SCB aanpak als te zwaar en te uitgebreid gezien. ‘Mijn’ project is toch niet zó complex om zo uitputtend beheerst te worden?!
Gezocht werd naar methoden om de SCB-handreiking te optimaliseren, te verlichten. Een SCB-light die ook geschikt was voor gemeentelijke projecten of weinig complexe projecten onder UAVgc.
Maar is dat niet mosterd na de maaltijd? Het contract is tenslotte gestoeld op de aanpak conform de SCB-handreiking. Moeten we niet in het selectie- en gunningsproces al nadenken over de wijze van met elkaar omgaan, de verwachtingen over de procesaanpak en de ‘zachte waarden in het contract’? Hoe spreken we de opdrachtnemer effectief aan op zijn kwaliteiten?
Opdrachtgevers en Ingenieursbureaus hebben naar beste vermogen eigen varianten ontwikkeld. Allemaal boompjes in een SCB-bulderbos om de vermeende(?) hinder tegen te gaan……

Discussie

Voor het congres is gekozen voor een discussiepanel met actieve inmenging uit de zaal.

Al heel snel viel de kreet ‘Schijnbaar Concrete Beheersing’. Grappig, maar ook tekenend voor de beleving van SCB. Desondanks viel op dat de aanwezigen, zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers en ingenieursbureaus), overwegend eenstemmig zijn. SCB gaat over de beheersing van risico’s en het opbouwen en behouden van vertrouwen. Of het nu een groot, complex project is of een klein, eenduidig project.
De aanwezigen kwamen tot een top-5 van belangrijkste doelen voor SCB als contractbeheersingsmethodiek:

• Samenwerken!
• Vertrouwen
• Risicobeheersing (primair de procesrisico’s, secundair bovenliggende projectrisico’s en technisch inhoudelijk risicovolle momenten)
• Verificatie & Validatie
• Accountability

Om dit te bereiken pleiten de deelnemers voor een actievere houding om de wederzijdse verwachtingen te leren kennen. Sterker nog, je moet kunnen beleven hoe de ander het project ervaart.
Het onverkort en integraal doorvoeren van de SCB-systematiek zoals in de Rijkswaterstaat-Handreiking is verwoord, levert helaas een ‘papieren tijger’ op. Deze levert weliswaar op papier de gewenste projectresultaten, maar draagt niet bij aan de gemeenschappelijke projectdoelen en stelt niet zeker dat daadwerkelijk de beoogde kwaliteit is behaald.

Voorstellen

Voorgesteld is om in de ontwerpfase van een project (D&C, E&C) gezamenlijk (opdrachtnemer + opdrachtgever) een ontwerpstap te zetten om de doelen en beelden wederzijds tussen de oren te krijgen. De verdere detaillering kan daarna weer volledig bij de opdrachtnemer liggen die daar zijn expertise heeft liggen en deze op de specifieke mogelijkheden van het bedrijf kan afstemmen. De deelnemers hebben dit voorstel verder uitgewerkt. Daaruit is het voorstel voortgekomen om de ontwerpfase tot en met het DO in een Bouwteam te doorlopen. Na de vaststelling van het DO kan de verdere aanpak en contractverhouding worden terug gebracht tot een reguliere UAVgc-opdracht.

Daarnaast is voorgesteld om het Contractbeheersplan (waar SCB onderdeel van uitmaakt), na gunning gezamenlijk uit te werken. Hierbij is het wederzijds vertrouwen een cruciaal uitgangspunt. De opdrachtnemer kan de opdrachtgever helpen door de specifiek kritische onderdelen te identificeren en het juiste moment van toetsen (op het moment dat correctieve maatregelen nog zinvol zijn)  te bepalen. Opdrachtnemer krijgt hierbij zicht op de kritische risico’s in de ogen van de opdrachtgever en kan passende beheersmaatregelen treffen.

Samenvattend

De deelnemers aan de discussie, zowel panelleden als de zaal, hebben geconcludeerd dat de ‘tooling’ in de Handreiking SCB van Rijkswaterstaat prima inzetbaar is. Een nieuwe handreiking specifiek voor SCB-light is niet nodig; eigenlijk bestaat SCB-light niet eens. De inzet van specifieke gereedschappen is afhankelijk van de maat van het project, evenals de mate van samenwerking en wederzijds vertrouwen.  Gevraagd is of het CROW uitwerking wil geven aan de keuzes die hierin gemaakt kunnen worden. En we hoeven voortaan niet meer over SCB-light te spreken. SCB wordt gewoon op de maat der dingen toegepast!
De opvallende eenstemmigheid van alle marktpartijen komt mooi tot uitdrukking in hun oproep de betekenis van SCB aan te passen in: “Samenwerkingsgerichte Contractbeheersing”. En daar kan ik me van harte bij aansluiten!
 
Bob Nonnekens
Kenniswerker UAV-GC