Samenwerken in BIM projecten voor succesvolle dataleveringen

Op 13 februari 2020 werkte een groep vertegenwoordigers van overheden, softwareleveranciers en adviesbureaus samen aan het thema “Advieswerkzaamheden en toepassing”. Naar aanleiding van  de startbijeenkomst over IMBOR, OTL en ILS. In dit blog deel ik de resultaten van en de aanbevelingen uit deze werksessie. Wil je meedenken of ben je benieuwd hoe we hiermee verder gaan? Je leest het onderaan de blog. Veel leesplezier.

We stelden onszelf en de deelnemers twee vragen:

1. Welke informatie heeft opdrachtnemer nodig om een goede prijs voor de opdracht te bepalen?
Voor het antwoord op die vraag, kun je de blog van Lotte lezen.

2. Hoe kun je de samenwerking in BIM projecten het beste organiseren, en wat vraagt dat van de kennis en vaardigheden van je mensen en je ict-systemen?
Hierover gaat deze blog.

Samenwerken rondom dataleveringen

Het proces rondom dataleveringen kent de volgende stappen:

1. Organiseren startbijeenkomst informatiemanagement

• Met IPM rolhouders, BIM regisseurs en/of informatiemanagers van opdrachtgever (OG) en opdrachtnemer (ON).

• Toelichten rollen, verantwoordelijkheden en taken rondom dataleveringen en informatiemanagement (zie ook verderop in deze blog).

• Bespreken samenwerking, omdat werken met BIM en dataleveringen voor OG en ON relatief nieuw zijn.

• De verantwoordelijke personen bij de procedure voor dataleveringen moeten bij de startbijeenkomst aanwezig zijn.

2.  Organiseren startbijeenkomst dataleveringen

• Met informatiemanagers, datamodelleurs, data-analysten, systeemarchitecten van OG en opdrachtnemer ON.

• Toelichten procedure dataleveringen.

• Wat controleer je? Wat zijn de toetscriteria voor de datasets?

• Hoe controleer je dat? Verstrekt OG zijn validatieproces, checklist en automatische controlemiddelen (SHACL, validatietools)?

• Hoe geef je fouten door?

• Voorbeelden datasets bij de OTL van de opdrachtgever, bijvoorbeeld 1 object met eigenschappen met voorbeeldstructuur.

• Hoe ga je om met groeipad aan twee zijden? Steeds 'strengere'/betere controle, steeds meer 'foutjes' in de data.

3. Gezamenlijke validatie as-is en gevolgen voor opdracht en meerwerk

• De OG levert de bekende toestand van het areaal op als eerste datalevering. Dit doet hij conform OTL, net zoals hij van de ON verlangt.

• Beoordeel samen de actualiteit, betrouwbaarheid en compleetheid van de as-is-levering.

• Test of de as-is-gegevens goed kunnen worden ingelezen in de applicaties van de ON (als deze al ingericht zijn)

• Spreek af wanneer de ON startmetingen uit zal voeren, voorafgaand aan uitvoering van werkzaamheden. In een meerjarenproject kan de as-is vlak voor werkzaamheden anders zijn, dan de situatie die bij opdrachtverlening aangenomen was.

• OG en ON bepalen samen of uit de gebreken/wijzigingen in de as-is meerwerk voortkomt door:

  • a) extra kosten voor inwinning van ontbrekende gegevens, of

  • b) gevolgen voor de uitvoeringskosten van het Werk

4. Testen datalevering

• Test de verwerkingstijd.

• Met een kleine hoeveelheid gegevens, bijvoorbeeld een voorbeeld dataset kunnen leveren met OTL-structuur: decompositie, eigenschappen, type.

• Test de automatische en de handmatige controles met het team van ON en OG. Vinden zij dezelfde foutjes in de datalevering?

• OG moet 'gaten' in de data aangeven en ON moet aanvullen.

• Kan de data bekeken worden, hebben beide partijen de juiste software?

• Kan het beheerpakket de data inlezen?

5. Inplannen dataleveringen in het project

• Het is handig om in een project te zorgen voor meerdere levermomenten en relatief kleine hoeveelheden concrete/informatieve data. Dit nodigt de verantwoordelijkheden uit om beter en concreter te controleren zonder dat het een MONSTERKLUS wordt. Door deze deelopleveringen werk je aan het opbouwen van het opleverdossier. 

  • Bij start aanbesteding: Dataset van het areaal zoals bekend bij start aanbesteding, van OG naar inschrijvende partijen.

  • Bij start opdracht: Dataset van het areaal zoals bekend bij start opdracht, van OG naar ON.

  • Datalevering is projectspecifiek; wanneer is er welke informatiebehoefte en wat is relevant?

  • Bij onderhoudsprojecten is er bijvoorbeeld een regelmatige stroom datasets vanuit inspecties en metingen, en bij het uitvoeren van maatregelen. Je kunt bijvoorbeeld afspreken, elke twee weken een as-is-levering te doen. Of (next level), je stuurt informatie uit een inspectie-app rechtstreeks door naar de beheerapplicatie van de OG, zodat die direct op de hoogte is.

  • Bij bouwprojecten: bij elke oplevering van een fasering, of oplevering van een deel van het werk.

• Daarbij is ook van belang, dat betrokken goed kunnen overzien welke gegevens gewijzigd zijn, en welke niet. Spreek als dat kan af, om alleen de wijzigingen, of de objecten die gewijzigd zijn, te leveren.

• In regelmatige meetings kun je de wederzijdse inzichten uitwisselen om samen steeds beter te worden in het leveren van data.

• Met een eindlevering, kun je vervolgens controleren of het proces goed is verlopen, en het project met een gelijke dataset afsluiten.

Procedure dataleveringen

De procedure voor het controleren van de verschillende datasets door de opdrachtgever kan van te voren worden ingericht, hieronder een voorbeeld. Ik ga uit van het gebruik van VISI voor formele aanlevering van datasets; het kan natuurlijk zijn dat aanlevering van datasets in een andere applicatie is geregeld, omdat hier direct de vervolgacties kunnen worden gedaan of foutrapportages worden gemaakt die beide partijen kunnen inzien.

Natuurlijk moet bij elke stap ook bekend zijn:

• Communicatiekanaal: bijvoorbeeld via VISI, of een andere door opdrachtgever ingerichte applicatie voor ontvangst data.

• Hoe foutmeldingen worden geleverd: in een dataset met koppelingen naar de geleverde dataset, of in een rapportage in Word, pdf of excel?

• Welke automatische controles worden uitgevoerd; mogelijk kan opdrachtnemer deze controle zelf ook uitvoeren doordat het controlemechanisme gedeeld wordt.

• Verantwoordelijkheden, rollen en taken van betrokkenen.

• De doorlooptijd van elke stap in de procedure.

Rollen, taken en verantwoordelijkheden

Projectteams aan opdrachtgeverszijde werken vaak met de Integraal Projectmanagement (IPM) rollen zoals Rijkswaterstaat die gebruikt. Opdrachtnemers zijn meer en meer aan het werk met BIM rollen van de Bouw DigitaliseringsRaad (voorheen BIR), waarbij de BIM manager geen rol heeft in het project. Hoe deze rollen zich tot elkaar verhouden, moet van te voren wel duidelijk zijn, omdat hier nog geen nationale standaard voor bestaat.

IPM

BIM rollen

Heb jij aanvullingen over samenwerken in BIM projecten of denk je graag mee over de verdere uitwerking? Neem contact met me op: elisabeth.kloren@crow.nl óf meld je aan voor de eindbijeenkomst van het traject op 26 maart 2020.