Past Performance gaat over samenwerking

 
Als een overheid een aannemer inschakelt voor een klus in de openbare ruimte, dan is het goed om te weten hoe de vorige opdrachten met het bedrijf zijn verlopen. De kwaliteit van het geleverde werk is eenvoudig te beoordelen, maar hoe was de samenwerking eigenlijk? Had de opdrachtnemer het omgevingsmanagement in orde? Hoe was de deskundigheid en in hoeverre dacht de opdrachtnemer mee met de opdrachtgever? Tot voor kort gebruikten opdrachtgevers allemaal verschillende systemen om dat vast te leggen, voor zover het al werd geëvalueerd. Maar de kennis bleef uitsluitend beschikbaar voor de eigen organisatie. Terwijl het voor een gemeente nuttig is om te weten wat de ervaringen met dezelfde aannemer zijn in een buurgemeente.

Eenduidig beoordelen

Een aantal pionierende gemeenten startten daarom een aantal jaar geleden een eenduidige systematiek en database om ervaringen met opdrachtnemers vast te leggen. Van Leest: “Past Performance moet een aanzet zijn voor opdrachtnemers en -gevers om beter samen te werken. De vragenlijst die wordt ingevuld om te kunnen beoordelen is eenduidig en de antwoorden moeten concreet zijn en niet op verschillende manier uitgelegd kunnen worden. Romijn: “Je hebt er weinig aan als er wordt ingevuld dat de samenwerking “goed” was, want dat is op verschillende manieren uit te leggen. Voor de opstelling van de opdrachtnemer gebruiken we bijvoorbeeld de termen proactief, actief, reactief of passief.”

Aanzetten tot samenwerking

Martijn Romijn was namens de gemeente Leiden een van de grondleggers van de systematiek. Hij zat bij CROW samen met opdrachtgevers en aannemers om de tafel om Past Performance verder uit te werken. “Past Performance is voortgekomen uit de wil om de aannemers en opdrachtgevers aan te zetten om beter samen te werken. Tijdens het proces wordt er daarom al overlegd: wat gaat er goed, wat kan beter? Zo krijgt iedere partij beter inzicht in wat de andere partij nou eigenlijk wil. Het voorkomt daardoor fouten en faalkosten. En door met een vaste systematiek te werken, kan je opdrachten en de prestaties van opdrachtnemers en -gevers met elkaar vergelijken.”
 
“Het gaat dus juist niet over de kwaliteit van het geleverde werk of de prijs van het werk. Dat zijn afspraken die in het bestek en de aanbesteding worden gemaakt. Bij Past Performance gaat het over het proces en wordt de samenwerking tussen opdrachtnemer en opdrachtgever beoordeeld.”
Romijn benadrukt dat het niet gaat om een zwarte lijst van slecht presterende aannemers. “Het systeem is niet bedoeld om mensen buitenspel te zetten. Opdrachtnemers kunnen dit juist als middel gebruiken om hun eigen processen beter op orde te krijgen. We zien nu al dat aannemers Past Performance meenemen in hun eigen organisatie en werkwijze. Dat is ook nuttig: uiteindelijk wordt een goed presterende aannemer beloond.”

Draagvlak

Om het draagvlak zo groot mogelijk te maken zijn de bouwers ook actief betrokken bij het vaststellen van de vragenlijsten. Romijn: “Bouwend Nederland wilde dat het invullen van de lijsten zo objectief mogelijk gebeurt. Daarom is besloten dat de beoordelaars allemaal een opleiding krijgen in het werken met de systematiek. Bovendien moeten deelnemende overheden eerst zelf een jaar lang de database vullen met gegevens voordat ze hun eigen beoordelingen kunnen delen.”
 
En de gww-aannemers zien de voordelen van het systeem. Romijn: “Ik heb nog geen aannemer meegemaakt die het niks vond. Zelfs bij een slechte beoordeling begrijpen opdrachtnemers waarom ze die hebben gekregen. Omdat we al tijdens de opdracht evalueren, komt een eindconclusie niet als een verrassing.” Maar niet alleen de opdrachtnemer, ook de opdrachtgever moet zich aanpassen aan het systeem, benadrukt Van Leest. “Het is geen kwestie van een abonnementje afnemen en je bent er. Ook de overheden moeten hun organisatie hierop inrichten en hun werknemers cursussen laten volgen. Het komt echt van twee kanten. Vanaf eind van dit jaar is tevens mogelijk om tweezijdig te beoordelen, dat betekent dat contractpartijen elkaar kunnen beoordelen.”

Van “nice to have” naar “need to have”

Uiteindelijk moeten zo veel mogelijk overheden op deze manier gaan werken. En moet het systeem op zoveel mogelijk opdrachten toegepast kunnen worden, zoals werken, leveringen en diensten gerelateerd aan de gww. Van Leest: “Past Performance is nu nog “nice to have.” Het moet naar “need to have”, en daadwerkelijk onderdeel zijn van het werkproces.”
 
Romijn: “Het moet zich verder als een olievlek gaan uitbreiden. Maar er zijn nog wel wat hobbels op de weg. Zo is het juridisch complex om Past Performance als een van de criteria in te zetten in de selectiefase bij openbare aanbestedingen. Daarvoor moet er allereerst meer beoordelingsdata zijn, zodat een opdrachtgever zich op voldoende gegevens kan beroepen voor een beslissing in een aanbestedingsproces. Het zou goed zijn om binnenkort met een pilot te starten om de resultaten van Past Performance te gebruiken in de selectiefase van een openbare aanbesteding.”
 

Aan de slag met Past Performance

Op de vakgebiedpagina Past Performance vindt u meer informatie over de systematiek, de website, de Past Performance-database en de ondersteuning die CROW biedt om een goede toepassing van de systematiek te borgen.