Opstellen van eisensets, wat moet je doen?

Alsof je een doosje bonbons krijgt; allerlei smaken, maar welke bonbon heeft nu welke smaak? Nu, dat kan niet de bedoeling zijn. Laten we met dit artikel dat plaatje op de deksel zijn waarin je precies ziet welke smaak in welke bonbon zit, zodat je díe bonbon er uit kunt pikken waar je zin in hebt!

Terug naar de titel, wat zijn eisensets?
In het PCB (Provinciaal Contractenbuffet) is in het verleden besloten dat technische eisen per vakdiscipline in sets gebundeld worden; de eisenset. Feitelijk dus de eisen die in het technische deel van de vraagspecificatie (VS1) thuishoren. Meer recent zijn daar ook de eisen uit het procesdeel van de vraagspecificatie (VS2) bijgekomen. In het PCB zijn dus de eisen per vakdiscipline gebundeld in afzonderlijke eisensets. Denk aan Wegen, Vaarwegen, VRI’s, Kunstwerken, et cetera.

De eisen zijn daarbij met hun onderlinge afhankelijkheden aan elkaar verbonden. Een eis kan een aantal onderliggende eisen hebben. Omdat eisen gekoppeld zijn aan objecten, functionaliteiten of werkzaamheden kan het ook zijn dat langs die sleutel de eisen aan elkaar gerelateerd zijn.

Voor het opstellen van een eisenset is het dus verstandig eerst goed na te denken over de ‘functie-boom’ van een op te stellen eisenset. Welke functionaliteiten moeten door de eisenset gerealiseerd worden. Hoe zijn die functies onderling geordend?

Daarna is het zinvol na te denken over de ‘objecten-boom’, welke objecten zijn nodig om de gevraagde functies vervuld te krijgen. Zijn die objecten opgebouwd uit deel-objecten? Kunnen objecten meerdere functies dienen? Welke raakvlakken zijn er tussen objecten en met de ‘wereld’ buiten de scope van de te bouwen eisenset?

En dan daal je langzaam af naar het eisenniveau (nu pas!); aan welke criteria moeten die functies en eisen voldoen? Hoe en wanneer moet dat geverifieerd worden? Dan wordt ook inzichtelijk welke activiteiten nodig zijn om de objecten en de functies te realiseren. Moeten daar nog specifieke (proces-)eisen aan gesteld worden en hoe maak je de goede uitvoering ervan aantoonbaar?

Al deze informatie moet dan vervolgens geordend worden vastgelegd. In het PCB stellen we daarvoor een set aanleverspecificaties (ALS v4.0) beschikbaar. Daarmee wordt het mogelijk gemaakt de opgestelde eisenset op te nemen in de bibliotheek van het PCB, het LinkedData Platform.

In het PCB doen we dit al een aantal jaar, daar werken we in kennisteams die op projectmatige wijze alle provinciale eisensets per vakdiscipline harmoniseren en standaardiseren zodat er een breed palet aan toepasbare en herkenbare eisen is ontstaan. 
Oorspronkelijk zijn we daarbij bottom-up te werk gegaan. Alle afzonderlijke provinciale eisensets op één hoop, dubbelen er uit halen en dan per eis bespreken of deze eis tot het collectieve domein behoort of slechts een lokaal, individueel geval dient. Vervolgens fijnslijpen op formulering, SMART-zijn, raakvlakken en de koppeling aan objecten, functies of activiteiten. Uiteindelijk komt daar een eisenset uit en is een objectenboom en - in de meeste gevallen - een functieboom indirect afleidbaar.

Afgelopen jaar hebben we een omslag gemaakt naar het top-down benaderen. Eerst de functieboom, dan de objectboom en dan pas de eisen. Zoals hierboven beschreven. Hiermee bereiken we een groot aantal voordelen. Er ontstaat een gemeenschappelijke logische ordening, er vallen geen functies, objecten of activiteiten buiten de boot en het is eenvoudiger generieke, functionele eisen op te stellen bij de gevraagde functies en functievervullende objecten. Tot slot is het aantal te beoordelen eisen vele malen minder dan wanneer bottom-up alle eisen afgepeld moeten worden.

De recent opgeleverde eisenset voor Openbare Verlichting (onder leiding van Wouter van Apeldoorn (provincie Overijssel) en begeleid door Roy Voorend (CROW) met support van Ivo Walta (Arcadis)) heeft deze voordelen in de praktijk bewezen. Dit ervaart ook het kennisteam dat momenteel de eisenset voor Beweegbare Kunstwerken opstelt.

Deze aanpak werkt zowel voor de collectieve eisensets die door het PCB opgesteld worden als ook voor eisensets die door individuele opdrachtgevers worden opgesteld. En (hopelijk) te overvloede, deze zijn met gebruikmaking van genoemde aanleverspecificaties ook opneembaar in de LDP-bibliotheek op het individueel niveau. En wat is nou mooier om de kennis die is opgeslagen in een eisenset te delen met collega-opdrachtgevers? Of zelf gebruik te maken van de kennis van je collega’s? Waarom het wiel opnieuw uitvinden?

Hopelijk is hiermee in grote lijnen de opbouw, structuur en totstandkoming van eisensets helder geworden. Nu kan je lekker het juiste bonbonnetje in de juiste smaak pakken. En wil je nog meer weten, onze chocolatiers van dienst helpen je graag verder via pcb@crow.nl.

Eet smakelijk!

Bob Nonnekens

 

Meer weten over het Provinciaal Contractenbuffet?

Bekijk de website.