In 8 stappen een nieuwe digitale werkwijze

Door Elisabeth de Vries (team BIM).

In deze blog stelde ik de vraag: 'hoe ver-piep je de Bouwwerk Informatie Management (BIM) implementatie in je eigen organisatie?'. Het netwerk BIM Coaches is op 13 juni 2021 verder gegaan met de tegenhanger van die vraag: 'hoe neem je je collega’s mee in een nieuwe (digitale) werkwijze en zorg je dat oude gewoontes vervangen worden?'.

De basis hiervoor zijn de veranderstappen uit Kotters boek 'Leading Change', die door het BIM Loket al eens zijn uitgewerkt tot deze Kenniskaart 'BIM transitie in organisaties'. Daarnaast kregen de BIM Coaches inspiratie uit iBeter, waarmee het Amsterdamse ingenieursbureau werkt om allerlei “nieuwe zaken” goed op te nemen in de dagelijkse werkzaamheden.

Terug naar de vraag die in deze blog centraal staat: 

Hoe neem je je collega’s mee in een nieuwe (digitale) werkwijze en zorg je dat oude gewoontes vervangen worden?

Stap 1: Creëer een gevoel van urgentie

Het begint allemaal bij het 'banen van de weg' door als eerste een gevoel van noodzaak te creëren. Iedereen in de organisatie moet gaan begrijpen waarom verandering noodzakelijk is en enthousiast worden over de nieuwe digitale werkwijze. Je hoeft het niet over BIM te hebben. De belangrijkste tip is: ga in gesprek vanuit de waarde / het hogere doel voor je gesprekspartner. Geef het concrete voordeel aan van de nieuwe digitale werkwijze: Wat als je raming direct uit de tekening wordt opgebouwd?

Stap 2: Stel een leidend team samen

Stel een leidend team samen dat enthousiast is over de nieuwe digitale werkwijze, dat de noodzaak van de verandering inziet en deze kan overbrengen naar andere medewerkers. Zorg ervoor dat je een sponsor hebt in het management. Speciaal voor BIM: stel het team samen vanuit alle afdelingen die elkaars informatie gebruiken of produceren. Denk ook aan databeheerders en functionele beheerders van nieuw in gebruik te nemen applicaties.

Stap 3 Plan je aanpak

De volgende stap is het ontwikkelen van een visie en ​strategie voor de verandering naar de nieuwe digitale werkwijze. Alle medewerkers moeten betrokken worden en zij moeten begrijpen op​ welke manier de nieuwe aanpak verschilt van de huidige. Denk daarbij aan beschikbare tijd, voldoende middelen en een planning. Zorg voor concrete doelen en resultaten die de gebruiker begrijpt. Denk voor BIM niet alleen aan de ontwikkelfase, bijvoorbeeld bij het maken van een 3D-model of een digital twin, maar bedenk ook hoe je deze daarna actueel wilt houden.

Stap 4 Communiceer!

Zorg dat er voldoende communicatie over is, zodat er draagvlak en acceptatie ontstaat. Geef eventueel trainingen om kennis te vergroten over de nieuwe digitale werkwijze. ​Voor meer technisch georiënteerde mensen: vertel het verhaal vanuit de oplossing die het de gebruiker biedt. Laat dit schrijven door een communicatieadviseur. Als die informatie weglaat, is dat waarschijnlijk om een goede reden.

Stap 5 Weerstand helpt je vooruit

Je vraagt je collega’s om anders te gaan werken. Geef aandacht aan hun leerproces en creëer voldoende ruimte om ook daadwerkelijk aan de slag te gaan met de nieuwe digitale werkwijze. Betrek bij iedere stap gebruikers en laat hen invloed uitoefenen op het eindresultaat. Neem obstakels en weerstand zoveel mogelijk weg. 

Stap 6 Kortetermijnsuccessen vieren

Creëer zo snel mogelijk een aantal zichtbare,​ overtuigende successen om je organisatie verder te​enthousiasmeren. Definieer vooraf haalbare doelen, stel​ realistische (maar ambitieuze) planningen op en​ vier de successen!​ Laat bijvoorbeeld het leidend team, externe gasten en medewerkers vertellen over hun ervaringen​ op het gebied van de nieuwe digitale werkwijze.

Stap 7 Doorzetten

Belangrijk is om te blijven volhouden. Implementatie van een nieuwe digitale werkwijze vergt een lange adem, zorg dus voor focus op de gestelde doelen, zorg voor enthousiasme en houd de mensen betrokken. Bedenk dat je meerdere fases doorloopt tot je een echt operationeel en beheerd digitaal product hebt. Maak het compleet: zorg voor een helpdesk, handleidingen, opleidingen.

Stap 8 Borgen

Vergeet niet de processen te borgen in de organisatie. Communiceer behaalde resultaten en stimuleer het team om door te gaan totdat BIM helemaal in de genen van de organisatie zit!​ Bedenk daarbij hoe je stapsgewijs oude systemen én gedragingen kunt vervangen door nieuwe. Totdat men de oude werkwijze gewoon niet meer accepteert, omdat de nieuwe manier van werken zijn waarde heeft bewezen.


Interesse in BIM en hoe je dit kunt implementeren? Eind augustus 2022 start de nieuwe Basisopleiding BIM Professional.