Functioneel specificeren “geen exacte wetenschap, gewoon doen”

Als we het hebben over “functioneel specificeren” bestaan er nogal wat opvattingen rondom het gebruik ervan in relatie tot contracteren en allerlei standaardisaties die we rijk zijn. We koppelen het specificeren en de term “functioneel” regelmatig aan de UAV-GC, omdat het de bedoeling is dat deze contractvorm de vraag op een hoger abstractie- en specificatieniveau stelt dan het RAW-bestek. In de volksmond ook wel een functionele uitvraag genoemd. Het zal dan ook niet raar klinken dat we via een RAW-bestek een technische uitvraag doen en dat dit dan vaak de suggestie wekt dat functioneel specificeren niet nodig is. Met andere woorden. Hoezo dan nog functioneel specificeren?

Waarom is functioneel specificeren belangrijk? 
Eerst moeten we vast stellen waarom functioneel specificeren zo belangrijk en zo nodig is. Hierbij zouden we onszelf de vragen kunnen stellen “Weten we wel zeker wat we willen? En weten we wel zeker of datgene wat we willen optimaal bijdraagt aan ons beeld en de mogelijk geboden oplossingen van de markt?” Vragen waar we in de dagelijkse praktijk als opdrachtgever nog wel eens overheen stappen omdat de waan van de dag ook hier regeert. Hiermee bedoel ik dat we vaak onder tijdsdruk of misschien ook wel door gemakzucht gebruik blijven maken van datgene wat we toch al in huis hebben. Hoe makkelijk kan het zijn. Moederbestekje uit de kast, handboekje van het schap en aan de gang dan maar. Soms een prima oplossing en werkwijze maar wees je wel bewust van de gevaren als we te lang in onze standaardoplossingen blijven hangen.

Op den duur weten we dan ook niet meer of deze standaardoplossingen nog bijdragen aan het oplossen van het eigenlijke probleem (aanleiding voor het project). We willen toch zo optimaal mogelijk invulling kunnen geven aan de klantvraag tegen een marktconforme prijs en een optimale risico- en verantwoordelijkheidsverdeling?

Aansporen innovatie
Vandaag de dag snelt de markt ons ver vooruit met allerlei innovaties en innovatieve oplossingen en loopt de markt in veel situaties met allerlei ontwikkelingen sterk voor op de gevraagde (technische) oplossingen van opdrachtgevers. Zeker als we het hebben over productontwikkeling, circulariteit, COշ-reductie en ook wat betreft de stikstofproblematiek. In deze tijd van duurzaamheid- en maatschappelijke vraagstukken wordt innovatie nog te weinig gestimuleerd of aangejaagd terwijl dat zo ontzettend nodig is. Immers, de functionele behoefte aanjagen stimuleert tot investeren door partijen die echt het verschil kunnen en willen maken.

Functioneel specificeren: proces van initiatief tot klanteis
Functioneel specificeren doorloopt een proces van initiatief tot klanteis, van het verduidelijken van de klanteis tot klanteisspecificatie en het tot op het gewenste niveau doorspecificeren van het systeem naar objecten en de technische oplossing. Het specificeren is een proces van analyse, ontwerp, afwegen, structureren en allocatie. Het uiteindelijke doel is om tot een systeemspecificatie te komen die op een voor het project optimaal specificatieniveau eindigt. Zodanig dat er vertrouwen en consensus ontstaat over de bandbreedte van de mogelijke oplossingen en de bandbreedte waarin oplossingen door de markt worden geboden. Daarnaast is het de bedoeling dat, door de inzichten die tijdens het specificatieproces zijn opgedaan, een juiste en evenwichtige risico- en verantwoordelijkheidsverdeling ontstaat tussen de opdrachtgever en de uiteindelijke aannemer dan wel opdrachtnemer. Zeker in deze tijden geen overbodige luxe om hier blijvend bij stil te staan en bewuste keuzes te maken. 

Wanneer pas je functioneel specificeren toe? 
Ligt nu nog de vraag open. Wanneer passen we functioneel specificeren eigenlijk toe? Gezien vanuit het gedachtengoed zeg ik “altijd”, bij welke contractvorm dan ook. Vaak is de praktijk wat weerbarstiger is mijn ervaring. Bepaal in elk geval ná de klantvraag altijd de wens, de mate en de wijze waarop het specificatieproces doorlopen moet worden. Sommige projecten kunnen hierin tot een bepaalde hoogte generiek worden benaderd. Andere projecten zijn zo specifiek dat hier wat langer en nauwlettender bij moet worden stilgestaan. Deze ruimte kan ook worden genomen omdat het specificeren niet volledig in beton gegoten is. We hoeven niet altijd ingewikkelde stappen of trajecten te doorlopen maar nodig is het functioneel specificeren wel. Ook al denken we op voorhand de oplossing te weten of ligt een bepaalde oplossing logisch voor de hand. Het specificatieproces is ook nog eens erg leuk om te doen. Je leert de (interne) opdrachtgever, de klant, de betrokkenen, de omgeving en de opdracht kennen. Je werkt beschouwend en kunt elkaar uitdagen om meer en meer de vraag achter de vraag te achterhalen zodat je met vertrouwen het contract kunt opstellen, aanbesteden en deze in de uitvoering (risico-gestuurd) kunt beheersen. Daarnaast beschikt het specificatieproces over nuttige en creatieve tools om (project) teambuilding te stimuleren en uit te dragen. Temeer omdat je als specialist, en als specialistisch team je vak in dit proces optimaal kunt uitdragen en vertegenwoordigen. Maar dat is de kers op de taart zullen we maar zeggen.

Het Handboek specificeren geeft handvatten en houvast om het specificatieproces op een goede en bewuste wijze te doorlopen. Daarnaast is de training “Functioneel specificeren” vernieuwd en op een aantal zaken aangescherpt. Zo is het Handboek specificeren een duidelijker onderdeel geworden van de training en is de UAV-GC als contractvorm losgelaten. Immers, functioneel specificeren staat in de basis los van welke contractvorm dan ook.

Wil je meer weten over functioneel specificeren?
Wil je leren op welke manier een specificatie tot stand komt en de basisbeginselen van het functioneel specificeren toepassen in GWW- en bouwprojecten? De cursus bevat een uitgebreide praktijkoefening, waarbij je met diverse opdrachten stapsgewijs oefent met het toepassen van verschillende (analyse)technieken. Na afloop ben je in staat om te specificeren, los van de later te kiezen verschijningsvorm van het contract en kun je de behandelde werkwijze toepassen in uw eigen projecten.

Tijdens deze cursus verdiep en verbreed je jouw kennis van het opstellen van een functionele specificatie.

Na het volgen van deze cursus:

• kent de cursist de basisbegrippen en uitgangspunten van systems engineering;
• kent de cursist de praktische toepassing van systems engineering bij het functioneel specificeren;
• kent de cursist de route om tot een (functionele) specificatie en/of technische oplossing te komen;
• kan de cursist de basisbeginselen van het functioneel specificeren toepassen in GWW- en bouwprojecten om te komen tot een systeemeis-specificatie;
• kan de cursist het onderscheid maken tussen technisch denken en functioneel denken.

  Schrijf je nu in voor de cursus

Schrijver blog: Bas Doms, adviseur contracteren en bouwproces | Plein B “samen werken in de bouw en infra”