Aanbesteden en innovatie: een (on)mogelijke combinatie?

Veel mensen spreken over innovaties in de infra. En bijna altijd beginnen ze met de constatering ‘dat de infra nou eenmaal een traditionele sector is’. Een twijfelachtige constatering die nergens toe leidt, als je het mij vraagt. Ik zie opdrachtgevers met grote ambities en ondernemers die ongelooflijke complexe werken steeds weer tot een goed einde weten te brengen. Daar zijn elke dag slimme, praktische oplossingen voor nodig waarvoor innovatieve geesten benodigd zijn. En dat is ook het mooie van de infrasector: die zit vol innovatieve geesten, die het liefst met verrassende oplossingen komen voor ingewikkelde civieltechnische problemen. Zowel bij opdrachtgevers, adviseurs als bij de aannemers en hun ketenpartners.

Toch blijkt het in de infra lastig om grotere innovaties te realiseren. We zien nog niet veel radicaal vernieuwende oplossingen. Terwijl we die wel nodig hebben voor de grote uitdagingen en transities waar we als sector voor staan. Daar zijn een hoop redenen voor. ‘Dat de infrasector nou eenmaal traditioneel is’ hoort daar niet bij. Dat de infrasector grotendeels van aanbestedingen afhankelijk is, dat maakt innovaties wél moeilijker. Maar niet onmogelijk. 

Gelijk aan de streep

Bij aanbestedingen geldt dat er een ‘level playing field’ moet zijn. Dat betekent onder meer dat aanbiedingen goed met elkaar te vergelijken moeten zijn. Alleen dan kun je voldoende objectief een winnaar aanwijzen. En dat leidt er weer toe dat een opdrachtgever tot in detail beschrijft wat hij wil hebben. Zo kan hij appels met appels vergelijken. Maar een innovatief alternatief voor een appel krijgt hier geen kans. Die voldoet immers niet aan de eisen in de uitvraag. 

Ruimte

Een oplossing voor meer innovatie bij aanbestedingen is ‘functioneel specificeren’. Zoals bij Geïntegreerde Contracten gebeurt. Of bij het toestaan van varianten. In plaats van het voorschrijven van een appel zou je de oplossing kunnen specificeren als een ‘sappig stuk handfruit met veel vitaminen’. Naast de appel is er dan ruimte voor andere, innovatieve oplossingen. Het risico daarbij is echter, dat er dan ook bijvoorbeeld een citroen aangeboden kan worden. En die hapt toch een stuk minder makkelijk weg… Om die reden zien we dat veel functionele specificaties tegenwoordig voorzien zijn van zoveel eisen en specificaties, dat daarbinnen nog maar nauwelijks innovatie mogelijk is. Toch weer die appel, dus. En varianten worden überhaupt bijna nooit toegepast.

Risico’s

Maar zelfs als er wél ruimte geboden wordt, is het voor ondernemers heel lastig om die innovatieve oplossing te bieden. Hoe innovatiever de oplossing, hoe moeilijker je kunt voorspellen of dat wel is waar de opdrachtgever op zit te wachten. En bij een aanbesteding heb je maar één kans. Dus als je oplossing niet in de smaak valt, vis je achter het net. Liever maar wat meer op safe spelen dan – en dus wat minder innovatief. Zo blijf je in elk geval in de race.
Een ander probleem is de mogelijkheid om je innovatie terug te verdienen. Een grote innovatie verdien je niet binnen één project terug. Maar voor volgende projecten zijn er weer volgende aanbestedingen. Dan staat iedereen weer gelijk aan de streep en is het maar de vraag of je je innovatie opnieuw kunt gebruiken. Mooie ideeën sneuvelen op deze wijze – omdat er geen gezonde business case bij te maken is. 

Oplossingen? 

Gelukkig kun je ook aanbestedingen ‘innovatief’ benaderen. Zo leidt de Twee Fasen Aanpak ertoe dat er na de aanbesteding ruimte ontstaat voor de opdrachtgever en de winnende aannemer om innovatieve oplossingen met elkaar door te akkeren. Zodat de aannemer niet meer hoeft te gokken en de opdrachtgever niet voor verrassingen komt te staan. Met deze aanpak hebben we al heuse kraamkamers voor innovatie zien ontstaan!

Een andere, eenvoudige oplossing is het gebruiken van een langjarige raamovereenkomst. En dan eentje die niet op detail is dichtgetimmerd. Zo kan een ondernemer investeren in een innovatie, deze uitproberen en bijschaven en hem vervolgens nog een aantal keer – onder de raamovereenkomst -  toepassen. Dat maakt het veel gemakkelijker om de business case rond te krijgen. 

Computer says no

Techneuten op de werkvloer, zowel van opdrachtgever als van ondernemers, worden hier doorgaans wel warm van. Samenwerken en nieuwe oplossingen bedenken past bij deze innovatieve geesten. Op andere plekken in de organisatie schuurt het vaak meer. Is het juridisch waterdicht? Bereiken we hiermee de grootste waarde voor het uit te geven overheidsgeld? Krijgen we een oplossing die past in onze beheerroutine? Terechte vragen, gesteld vanuit de beste bedoelingen. Maar te vaak zien we dat twijfel bij één van deze vragen leidt tot een onherroepelijk ‘nee’. En dan gaan we weer door met hoe we het altijd deden. 

Op naar de Hoe-vraag!

Wat kan helpen is om de checkvragen om te bouwen naar ‘hoe’-vragen: Hoe krijgen we het juridisch waterdicht? Hoe bereiken we de grootste meerwaarde? Hoe zorgen we dat de oplossing te combineren is met onze beheerroutine? Die ‘hoe’-vraag lokt zelf weer innovatief denken uit – ook op het vlak van het contract- en aanbestedingsrecht, de publieke inkoop en het assetmanagement. En dit innovatief denken is precies wat we nodig hebben om technische innovaties bij aanbesteden aan te jagen!

Joost Fijneman

CROW - Programmamanager Aanbesteden en Programmamanager Duurzaamheid

CROW publiceerde in november 2021 de handreiking ‘Innovatie en aanbesteden’ waarin de oplossingsrichtingen van de Twee Fasen Aanpak en de (RAW-)Raamovereenkomst voor het stimuleren van innovatie bij aanbestedingen verder worden verkend.