Vijf vragen en antwoorden over Beter Aanbesteden

Wat is de rol van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat rondom aanbesteden?

Het ministerie is beheerder van de Aanbestedingswet en alle regelgeving die daarbij hoort. Het onderwerp aanbesteden zit in de portefeuille van staatssecretaris Mona Keijzer. Daarnaast is het ministerie verantwoordelijk voor organisaties zoals PIANOo, het expertisecentrum voor aanbesteden, en TenderNed, waar alle aanbestedingen van Nederlandse (semi-)overheden op gepubliceerd worden. Ook bij Europese onderhandelingen over onderwerpen die met aanbesteding te maken hebben is het ministerie betrokken.
 
In 2015 is de Aanbestedingswet geëvalueerd. Daaruit is naar voren gekomen dat aanbesteden in de praktijk nog niet altijd vlekkeloos verloopt. Onduidelijkheden en irritaties leiden tot gemiste kansen voor opdrachtgevers en –nemers, en lopen in het ergste geval soms uit op rechtszaken. Daarom heeft het ministerie Beter Aanbesteden in het leven geroepen. Ondernemers en aanbestedende diensten spraken in regionale teams over de problemen waar ze in de praktijk tegenaan liepen. Vervolgens zijn die teams ook op zoek gegaan naar oplossingen. Zo is de Actieagenda Beter Aanbesteden ontstaan. Deze agenda is op 16 februari aangeboden aan de Staatssecretaris.

Wat staat er in de Actieagenda Beter Aanbesteden?

In de Actieagenda staan 23 acties om de aanbestedingspraktijk soepeler te laten verlopen voor ondernemers en aanbestedende diensten. De rode draad van de Actieagenda is bewustwording – zowel politiek als ambtelijk – over het belang van inkoop en aanbesteding. Inkopen is een mooi vak. Ik denk dat veel inkopers het bijvoorbeeld prachtig vinden om concreet resultaat te zien in hun stad: een nieuwe school of brug, speeltoestellen in de wijk, of de catering van de eigen organisatie. Wat vooral van belang is: inkopen is een VAK. Daarom richt Beter Aanbesteden zich bijvoorbeeld op  de positionering van inkoop binnen een organisatie. Want alleen met een goede strategische positie kun je de kracht van de inkopers optimaal benutten, met als resultaat waar voor je geld én ondersteunend aan beleidsdoelen zoals maatschappelijk verantwoord inkopen, innovatie en social return.
 
Het begint bij een kundige voorbereiding. Weet wat er in de markt speelt, maak gebruik van marktdossiers op PIANOo, bezoek een marktdag waarbij ondernemers en aanbestedende diensten elkaar ontmoeten en elkaar kunnen leren kennen buiten concrete opdrachten om. Sta eens stil bij hoe je communiceert met ondernemers tijdens een aanbesteding. Er is veel angst over wat niet mag op dat gebied, terwijl communicatie broodnodig is. Het mag, als u maar transparant bent en iedereen dezelfde informatie geeft. Over de mythes rondom communicatie is een factsheet gemaakt. Die is vooral bedoeld om te prikkelen en het gesprek aan te gaan binnen uw organisatie. U kunt die hier vinden.

Wat is er al bereikt?

Van de 23 acties zijn er inmiddels zeven uitgevoerd. Hieronder zet ik ze kort op een rijtje:

• Er is een publicatie beschikbaar over de strategische en organisatorische aspecten van inkoop (PIANOo).
• Om inkopers te helpen bij de inkoop van bijvoorbeeld ICT is het marktdossier ICT op PIANOo up-to-date. Branches kunnen overigens zelf het initiatief nemen om nieuwe informatie voor ‘hun’ marktdossier aan te leveren.
• De VNG heeft de toelichting op haar Model uniforme inkoopvoorwaarden aangepast.
• MKB Nederland organiseert marktdagen, waarop ondernemers en aanbestedende diensten elkaar kunnen ontmoeten zodat in open sfeer marktontwikkelingen gedeeld kunnen worden.
• PIANOo heeft een nieuwe kaart van alle inkoopsamenwerkingsverbanden.
• Een aantal Friese gemeenten draait nu een pilot met het bij Beter Aanbesteden ontwikkelde evaluatieformulier, waarmee aanbestedingen samen met de markt worden geëvalueerd.
• Tot slot is recent een advies aan de staatssecretaris aangeboden rondom clusteren door een werkgroep bestaande uit zowel aanbestedende diensten als ondernemers onder leiding van een onafhankelijke voorzitter.

De reden voor dit advies is de aanhoudende discussie over het onnodig samenvoegen van opdrachten in relatie tot toegang voor het MKB. De Staatssecretaris wil zich inzetten voor een betere toegang tot aanbestedingen voor het MKB.
 
Aan de overige zestien acties wordt overigens ook gewerkt. Wie daarvan op de hoogte wil blijven, kan Beter Aanbesteden op PIANOo in de gaten houden of zich aanmelden via beteraanbesteden@minez.nl voor de nieuwsbrieven Beter Aanbesteden.

Welke onderwerpen zijn op dit moment actueel?

Er zijn twee onderwerpen die veel in de belangstelling staan: clusteren en de tenderkostenvergoeding. Clusteren is het bundelen van feitelijk verschillende aanbestedingen tot één grote aanbesteding. Dat kan weliswaar efficiënt zijn voor een aanbestedende dienst, maar kan ook leiden tot afhankelijkheid van één marktpartij. En het kan ervoor zorgen dat kleine ondernemers geen kans maken om de aanbesteding te winnen. Met tenderkostenvergoeding bedoel ik dat het interessant kan zijn om de tijd en moeite die ondernemers in het schrijven van een offerte steken te vergoeden, zodat er meer en betere offertes geschreven kunnen worden.

Op 5 juli 2018 is de Kamerbrief over de voortgang van de Actieagenda Beter Aanbesteden verstuurd. Clusteren blijft een zeer actueel onderwerp, waarover  de werkgroep een viertal aanbevelingen heeft gedaan:
•    Betere informatievoorziening over het afwegingskader
•    Gelijke informatievoorziening voor aanbestedende diensten en marktpartijen
•    Het bevorderen van marktkennis bij aanbestedende diensten
•    Het bevorderen van de naleving van het clusterverbod

In het landelijk overleg Beter Aanbesteden (bestaande uit koepels van ondernemers en aanbestedende diensten, brancheverenigingen, het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, wetenschap en advocatuur) zal besproken worden hoe en door wie de acties verder kunnen worden ingevuld.
Ook over het onderwerp  tenderkostenvergoeding is een werkgroep samengesteld. Er is inmiddels een concept opgeleverd over de wettelijke grondslagen, kostenbeperkende maatregelen, uitgangspunten bij de praktische overwegingen en bepaling van de hoogte van de vergoeding. Potentiële gebruikers zijn positief, maar willen graag een aangescherpt stuk. Een definitieve handreiking over dit onderwerp volgt nog.
 

Waar kunnen mensen terecht met goede ideeën?

Goede voorbeelden van aanbestedende diensten en ondernemers die geïnspireerd zijn geraakt door de Actieagenda Beter Aanbesteden zijn altijd welkom. Hiermee kunt u anderen weer inspireren.

Via beteraanbesteden@minez.nl kunnen goede voorbeelden gedeeld worden en kunt u zich aanmelden voor nieuwsbrieven. Wij kunnen u ook een hardcopy van de Actieagenda toesturen om binnen uw organisatie te gebruiken. Neemt u ook daarvoor contact op via bovenstaand emailadres.