CROW | Terugblik: Het geheim van een succesvolle samenwerking – Samenwerking tussen overheids-NV's en gemee

Wat: Bijeenkomst "Het geheim van een succesvolle samenwerking – Samenwerking tussen overheidsNV en gemeente
Wanneer: 18 april 2019
Waar: Nijmegen

Over hoe een succesvolle samenwerking tot stand komt gingen medewerkers van gemeenten, overheid-NV’s en adviesbureaus met elkaar in gesprek tijdens de CROW Levende Stad bijeenkomst ‘het geheim van een succesvolle samenwerking’.

Samenwerking Nijmegen en Dar

De middag begon met een presentatie van Nijmegen en Dar. Zij gaven een presentatie over hoe de samenwerking tussen Nijmegen en Dar flink is verbeterd de afgelopen jaren. Deze verbetering heeft plaatsgevonden tussen alle lagen van beide organisaties. Niet alleen tussen de managementteams maar vooral ook bij de uitvoering. Beide organisaties hebben veel energie en tijd gestoken in de verbetering van de samenwerking. Zo zijn er verscheidene ‘hei’ sessies gehouden waarbij zowel Dar als Nijmegen aanwezig waren. Deze investering heeft veel opgeleverd. Dar en Nijmegen hebben nu meer vertrouwen in elkaar. De gemeente durft meer los te laten en Dar begrijpt beter wat de verwachtingen vanuit de gemeente zijn.
In de praktijk is de verbeterde samenwerking duidelijk zichtbaar. Waar vroeger alleen brandjes werden geblust wordt nu meer naar het proces gekeken. Een ander voorbeeld is te zien bij evenementen waar initiatief is getoond om elkaar meer op te zoeken en samenwerking rondom het verminderen van afval bij evenementen te verbeteren.

De geheimen van Nijmegen en Dar:

Gedeelde ambities zijn belangrijk
Belangen van verschillende posities binnen beide organisaties erkennen en herkennen
Elkaar Vertrouwen
Participatie: alleen ga je sneller maar zonder intensieve sessies was er nooit een cultuurverandering geweest
Proces: niet alleen focussen op de inhoud maar ook op emoties en hoe iedereen erin zit
Geduld

Vragen aan Dar en Nijmegen:

Wat is het doel van samenwerking tussen Nijmegen en de Dar? Regionale schaal en regionale samenwerking moet leiden tot schaalvoordelen.
Worden de schaalvoordelen bereikt? Budgetten zijn lager geworden.
Waarom steekt de gemeente zoveel energie in een samenwerking met Dar, maar waarschijnlijk minder energie in de samenwerking met een aannemer? Er wordt ook veel energie gestopt in de samenwerking met aannemers. Het gevoel van een opdrachtgever/opdrachtnemer relatie probeert Nijmegen steeds meer los te laten, ook met aannemers. Nijmegen heeft als visie om te investeren in de samenwerking met grote partijen om samen iets moois te bouwen.
Hoe is de prijsstelling t.o.v. andere partijen? Moeilijk vergelijkbaar. Bij Dar zijn er ook nog overheadkosten mee gemoeid. Tocht werkt Dar redelijk marktconform. Er worden marktconformiteitstoetsen gedaan. Of landelijk vergelijken met andere gemeenten. We doen als Dar ook niet alles zelf. Meerwaarde is om beleidsvragen zo efficiënt en effectief mogelijk te vertalen naar uitvoering. Daarvoor hoeft niet alles zelf gedaan te worden. Er kan ook weer uitbesteed worden.

Download hier de PowerPoint presentatie van Nijmegen en Dar

Samenwerking Zwolle en Rova

Rova en Zwolle vertelden in de tweede presentatie van deze middag over hun samenwerking. Belangrijk voor hun samenwerking is dat deze gericht is op de lange termijn. Meer dan 150 man werken voor 10, of mogelijk nog meer jaren, intensief met elkaar samen. Dit betekent dat je als gemeente en als overheids-NV ook op deze manier naar de samenwerking moet kijken. Voor Rova is het in de samenwerking belangrijk om meer dan een uitvoeringsorganisatie te zijn en voor de gemeente omgekeerd, dat Rova meer doet dan alleen het uitvoeren van onderhoud.
Nu de samenwerking met een blik op de lange termijn is vormgegeven biedt dit veel kansen. Samen met Rova kijkt de gemeente naar een nieuwe manier van beheer. Door o.a. participatie en beleving een grotere rol te geven wordt er hard gewerkt om maatschappelijke uitdagingen samen op te pakken. Hierbij merken beide partijen dat het ‘contract’ regelmatig in de weg zit om een vernieuwende manier van samenwerking vorm te geven. Ook blijft het lastig om met verschillende lagen samen te werken en om als organisaties met één gezicht naar elkaar te communiceren. Ondanks dat het niet altijd alles ‘koek en ei’ is wordt er goed samengewerkt en hebben beide partijen veel vertrouwen in de toekomst.

De geheime succesfactoren van Zwolle en Rova:

Ga voor transparantie aan de voorkant.
Communicatie
Reflecteer
Opdrachtgever/opdrachtnemerschap goed borgen incl. overlegstructuur.
Partner i.p.v. ‘uitvoerder’
Vertrouwen
Verbondenheid, persoonlijk contact
Elkaar durven aanspreken
Flexibiliteit (ROVA)
Loslaten (gemeente)
Samenwerken in planvorming en ontwikkeling (i.p.v. eenzijdige opdrachtsturing)

Vragen aan Zwolle en Rova:

ROVA heeft het groenbeheer over genomen. Vallen bijzondere zaken zoals bloemrijke bermen hier ook binnen? Alles wat Zwolle deed is overgenomen door ROVA. Ook een aantal ‘exotische zaken’ zoals bijvoorbeeld het voorlopen bij een begrafenis.
Jullie zitten heel erg op monitoring en structuur maar zien jullie wel tevreden inwoners terug? Het uitgangspunt is: welke kwaliteit kunnen we krijgen tegen welke kosten. Als we dit scherp hebben en hierover duidelijk communiceren verwachten wij ook dat de inwoners tevredener zijn.

Download hier de PowerPoint presentatie van Zwolle en Rova

Discussie

In het tweede deel van de middag gingen de deelnemers in vier groepen uit elkaar om in discussie te gaan en ervaringen uit te wisselen: contracten, hoe begin je een samenwerking, hoe houdt je de continuïteit in de samenwerking en een groep waarin ruimte was voor de ‘overige’ onderwerpen.

Hoe begin je samenwerking?
Om een samenwerking te beginnen kwam hierbij naar voren dat het ten eerste belangrijk is om een stap terug te doen. Als organisatie moet je goed naar jezelf kijken en vragen wie zijn wij, wie zijn zij en wat willen we met elkaar bewerkstelligen? Een motivatie die alleen gebaseerd is op het besparen van kosten zal niet gaan werken. Ten tweede moet er een stevige basis zijn aan de hand waarvan de samenwerking vorm kan krijgen. Daarnaast is het goed om kleinschalig te beginnen. Bouw de samenwerking op en neem hierbij tijd voor cultuurverandering en om elkaar te leren kennen. Verwacht niet in één dag de perfecte samenwerking op te zetten.

Contracten
Bij het contract is het belangrijk om deze op te stellen met samenwerking als doel. Dit contract is de basis voor je samenwerking maar niet het complete kader waarbinnen er samengewerkt gaat worden. Onder andere vertrouwen en gedeelde visie komen hier naast het contract nog bij. Het is belangrijk hiermee al bij het opstellen van het contract rekening houden.
Andere belangrijke punten in het contract zijn:

Arealen helder = basis op orde
KPI’s beïnvloedbaar
Prestatie gericht omschrijven
Sturing goed vastleggen
Output zowel zacht als hard
DVO geeft ruimte om flexibel te zijn. Die moet je ook pakken

Continuïteit in samenwerking
Als de basis er ligt kun je met elkaar gaan nadenken over de toekomst van het samenwerken en de toekomst van beheer binnen de gemeente. Het is belangrijk samen te blijven reflecteren. Levert de samenwerking nog wel op wat we willen en doen we maatschappelijk nog met elkaar wat van ons wordt verwacht? Kijk elkaar regelmatig in de ogen, samenwerken is vooral mensenwerk en een echt vak. Er is nooit een moment dat samenwerking af is. Bij nieuwe ontwikkelingen is het belangrijk elkaar mee te nemen en in gesprek te blijven. Bijvoorbeeld als er bezuinigingen plaatvinden is het vaak lastig de helderheid erin te houden maar juist op deze momenten is dit extra belangrijk.

Vervolg kennisuitwisseling
In de afsluiting gaf de groep aan het een interessante en nuttige bijeenkomst gevonden te hebben. Een vervolg behoort tot de mogelijkheden. Graag zouden de deelnemers dan dieper ingaan op een specifiek onderdeel dat deze middag aanbod is gekomen. Eén van de genoemde opties is om dieper in te gaan op de zachte kant bij samenwerking. Welke factoren zorgen nu echt voor toenadering tot elkaar als samenwerkingspartners en welke instrumenten zijn hiervoor beschikbaar? Een ander voorstel is om dieper in te gaan op KPI’s en monitoring hiervan. Hoe doe je dit als samenwerkingspartners en waar stuur je op?

Een concreet vervolg is nog niet afgesproken. Mocht je hierover ideeën of vragen hebben neem contact op met team CROW Levende Stad (levendestad@crow.nl).

Bekijk hier ook de toekomstige bijeenkomsten van Levende Stad.