BIMpact-sessie: van losse snippers naar een gedragen plan van aanpak

Wat was de aanleiding voor jullie om hieraan mee te doen?

Susanne den Breeje-Bartels

Susanne: “We werken al sinds langere tijd met een BIM-team bij de provincie en pakken vanuit dat team diverse projecten op, bijvoorbeeld de implementatie van de Informatieleveringsspecificatie. De vraag was alleen: hoe verhouden al die losse projecten zich tot elkaar? Hoe gaan we tactisch om met BIM-zaken binnen de organisatie? Dat spoorde ons aan om met de BIMpact-sessie van CROW aan de slag te gaan.”

Welke uitdagingen ondervinden jullie in jullie werk?

Erik: “In het BIM-speelveld heb je te maken met heel veel verschillende partijen. Collega’s uit de technische hoek krijg je zonder meer mee, maar collega’s meekrijgen die nog niet veel met BIM te maken hebben maar op wie BIM wel invloed heeft, is een heel ander verhaal. Hoe krijg je hen mee? Wanneer zet je welke stap?”

Wat vond je van de verkenningssessie? Kreeg je verrassende inzichten?

Susanne: “We gingen blanco de sessie in. Ons idee was om vooral veel te luisteren naar andere collega’s. Naar wat zij belangrijk vinden en waar zij mee worstelen. Ook wilden we verkennen waar we als organisatie staan op het gebied van BIM. Wat zijn de eerste stappen die we moeten gaan nemen om BIM verder binnen de organisatie uit te rollen? Uit de sessie bleek dat er grote behoefte is aan een goede taakverdeling en procesinrichting. Wie pakt welke taken op en wie hakt knopen door?”

Erik voegt hieraan toe: “Collega’s weten ons bij lastige vragen wel te vinden. Maar ze vragen zich nog wel af wat de rol van BIM is in het grotere geheel. Dat is wel een vraag waar meer duidelijkheid over moet komen. De sessie bevestigde eigenlijk de inzichten die we al hadden.”

Hoe vond je de daaropvolgende doorbraaksessie?

Susanne: “Deze sessie was vooral gericht op de toekomst. Waar willen we naar toe, wat is de stip op de horizon. We moesten onze droom en doemscenario op het gebied van BIM beschrijven. Hierbij kwamen hele idealistische beelden naar voren. Dus niet allemaal even realistisch, maar het gaf wel een helder idee waar met z’n allen naar toe willen werken.”

“De enquête die we aan het begin van deze sessie moesten invullen was een goed startpunt voor het gesprek. Vragen als ‘wat is BIM nu precies’ en ‘wanneer heeft een onderwerp raakvlakken met BIM’ kwamen hierbij aan bod.”

Erik: “Ook de inzichten uit de verkenningssessie kwamen hierbij van pas. Deze inzichten hebben we met post-its geclusterd, waardoor alles wat overzichtelijker werd. Daarnaast werd tijdens deze sessie duidelijk wie de koplopers zijn.”

Wat vond je van de strategiesessie?

Susanne: “Waar bij de verkenningssessie en de doorbraaksessie nog een grote afvaardiging uit de organisatie vertegenwoordigd was, hielden we de strategiesessie in een kleiner comité. Met deze koplopers wilden we de opgedane inzichten uit voorgaande sessies verder concretiseren.

Erik van Ooyen

Erik: “Per cluster benoemden we concrete actiepunten voor het vervolg. Met het stellen van prioriteiten werd tevens een eerste start gemaakt voor de planningssessie.”

Wat vond je van de planningssessie?

Erik: “De planningssessie was wel de meest taaie sessie. Het was lastig om prestaties/indicatoren te bedenken. Ons beeld over waar we naar toe willen was wel duidelijk, maar de stap om hier te komen bleek nog te groot om in één keer te zetten.”

Susanne: “De onderwerpen die we willen oppakken zijn integraal, team overstijgend. We werden in de sessie aangespoord om tot een concreet eindverhaal te komen, maar we kwamen erachter dat we met de provincie nog niet zo ver zijn. Maar ook dat was een waardevol inzicht.”

Ben je tevreden over het plan van aanpak voor BIM dat uit de sessies is gekomen? Is het ambitieus genoeg en niet té ambitieus?

Susanne: “We zijn zeker tevreden. Het plan wat er ligt, is gezamenlijk opgesteld. Ideeën hebben we geclusterd in een aantal hoofdonderwerpen en sommige onderwerpen hebben we ook al concreet gemaakt. Het zijn goede startpunten voor het vervolg.”

Erik: “Het plan is volledig op maat voor onze provincie. Het maakt inzichtelijk wat ons BIM-team doet en hoe wij andere teams kunnen helpen. Het is een gezamenlijk plan, gedragen door de gehele groep.”

Hoe kijk je terug op de training?

Erik: “Het was een heel intensieve training met een prachtig eindresultaat. Achteraf gezien hadden we de verkenningssessie wel wat beter voor moeten bereiden.”

Susanne vult aan: “Ja, we hadden beter na moeten denken wat we uit de sessies wilden halen. Als dat beeld scherper was geweest, hadden we de sessies wat concreter in kunnen richten. Daarnaast zat er soms slechts een paar werkdagen tussen twee opvolgende sessies, dus dan moest je flink aan de bak om de volgende sessie op tijd voorbereid te hebben. Een advies voor anderen die de cursus gaan volgen is dan ook: maak tijd vrij in je agenda en bereid de sessies goed voor! Denk bijvoorbeeld na over welke collega’s je wilt uitnodigen voor de sessies en neem de tijd om opgedane inzichten te clusteren.”

Erik: “Gelukkig hadden we wel heel veel aan de begeleiding vanuit CROW. Uiteindelijk heeft de training geleid tot groot draagvlak binnen de organisatie en enthousiaste collega’s!”

Wat ga je anders doen binnen je organisatie na het volgende van deze sessies?

Susanne: “De sessies hebben ons BIM-team geholpen bij het maken van concrete vervolgstappen voor een goede BIM-implementatie binnen de organisatie. Ook hebben we een duidelijk kapstok gecreëerd voor de rest van de organisatie; waarvoor kun je bij ons aankloppen, wat zijn onze projecten, hoe verhouden deze projecten zich tot de doelstellingen van onze provincie, wat valt waar onder, etc.

Erik: “Teams weten daarnaast nu ook wat hun rol is in het geheel. Daarbij is duidelijk geworden: als team BIM werken we voor jullie, maar ook mét jullie!”

Zou je een andere provincie of gemeente aanraden om aan deze sessies deel te nemen?

Susanne: “Jazeker! Wel is het goed om voorafgaand aan de sessies te bekijken waar de organisatie nu staat. Wat is het 0-punt? Hiermee kunnen de sessies nog meer op maat aangeboden worden met als uiteindelijk resultaat een nog beter plan van aanpak.”

Erik: “De sessies gaan andere provincies ook zeker verder helpen. Het is mooi als je een grote groep deelnemers kan vinden, maar ook alleen of met een paar mensen kun je aan de hand van deze sessies verder komen.”

Is er een supportersgroep gesmeed die samen aan de slag gaat met BIM?

Susanne: “We hebben naar aanleiding van de sessies een netwerk uitgerold. Deze supportersgroep bestaat uit collega’s die al affiniteit hebben met BIM en/of een technische rol hebben binnen de organisatie. Samen met hen gaan we BIM nu verder implementeren binnen de organisatie!”

Meer informatie? 

Ga naar de pagina crow.nl/bim