“Sommige vragen zijn zo goed dat het jammer zou zijn ze met een antwoord te verknoeien.”

De titel van deze blog is een uitspraak van een bekende Nederlandse schrijver. En wellicht raad u het al, deze blog gaat over het spel van vragen en antwoorden, kortom de nota van inlichtingen.

Terug naar de aanbestedingsprocedure. Een aanbestedingsprocedure is een middel om de vraag/behoefte van de aanbesteder en het aanbod vanuit de markt op elkaar af te stemmen. Een onderdeel in de aanbestedingsprocedure waar dit duidelijk tot uitdrukking komt is de nota van inlichtingen. Door middel van het stellen van vragen kunnen ondernemers, die interesse hebben in de opdracht, verduidelijking of aanvullende informatie krijgen over het bestek of de vraagspecificatie.

Om de ondernemers voldoende tijd te geven om te anticiperen op de antwoorden van de aanbesteder, heeft de wetgever een minimale termijn voorgeschreven. Dit is de minimale termijn tussen het verstrekken van de inlichtingen en het uiterste tijdstip van het doen van de inschrijving. Een blik in het ARW 2016 leert dat dit bij de (Nationale) Openbare procedure en de Onderhandse procedure een termijn van 6 dagen betreft en bij de Europese Openbare procedure 10 dagen. Even voor de duidelijkheid we hebben het hier over kalenderdagen.
M.b.t. het hanteren van termijnen zegt de Gids Proportionaliteit: “de aanbestedende dienst overweegt een langere termijn te hanteren dan de minimumtermijnen”. Hiermee wordt duidelijk gemaakt dat de genoemde termijnen minimale termijnen zijn. De aanbesteder dient te overwegen, of in het geval van de betreffende aanbesteding, de termijn lang genoeg is en in verhouding staat tot de inspanningen die nodig zijn om de consequenties van de antwoorden te verwerken in de inschrijving.

Niet alleen is het redelijk richting de inschrijvers om hiervoor voldoende tijd te geven, het is ook in het belang van de aanbesteder zelf om de markt de tijd te geven om een degelijke en passende aanbiedingen op te stellen. Dit voorkomt fouten en misverstanden tijdens de uitvoering van het werk.

Vanuit eigen ervaring en vragen aan onze helpdesk zien we dat op dit punt de theorie en de praktijk soms ver uit elkaar liggen.
Bijvoorbeeld aanbestedende diensten die te weinig tijd reserveren om een gedegen nota op te stellen en daarna de ondernemers erg weinig tijd geven de vele wijzigingen vanuit de nota goed te verwerken in de inschrijving. De kans op fouten en gebreken in de inschrijving neemt hiermee enorm toe.
Een ander voorbeeld. Enige tijd geleden belde een aannemer die aangaf pas het bestek te gaan lezen nadat de nota van inlichtingen was verstrekt. Hij gaf hierbij als argument: “er veranderd toch altijd heel veel”.

Dan heb ik het nog niet over de ondernemers die vanwege een economisch belang niet de vraag stellen die ze zouden willen stellen en dan van de aanbesteder het antwoord krijgen: “zie bestek”.
Belangrijk om te weten in dit verband is het fenomeen van de nader inlichtingen in geval van een gerechtvaardigd economisch belang. Dit biedt ondernemers de mogelijkheid om op basis van het economische belang van het eigen bedrijf vragen te stellen en antwoorden te krijgen die niet in de algemene nota worden opgenomen. Dit kunnen bijvoorbeeld vragen zijn die samen hangen met een specifieke oplossing. Wanneer deze oplossing bekend wordt bij de andere ondernemers zou de ondernemer in kwestie zijn voordeel t.o.v. de concurrentie weggeven.
Overigens is het aan de aanbesteder om te beoordelen of deze van mening is dat een dergelijk economisch belang aanwezig is. Ziet de aanbesteder het economische belang niet, dan zal de aanbesteder de betreffende vraag terugleggen bij de ondernemer. De ondernemer kan er dan voor kiezen om de vraag (eventueel in aangepaste vorm) te stellen in het kader van de algemene nota van inlichtingen.

Een andere wellicht te weinig benutte mogelijkheid is het gebruik maken van meerdere rondes van inlichtingen. Denk er als aanbesteder goed over na of één of meerdere inlichtingenrondes nodig zijn. Bedenk hierbij dat antwoorden op vragen ook weer nieuwe vragen kunnen oproepen.

Samengevat is de conclusie dat het van belang is om als aanbesteder goed na te denken over de tijd die de inschrijvers nodig zullen hebben om de in de nota gegeven antwoorden te verwerken in de aanbieding. Ook het inbouwen van de mogelijkheid tot meerdere inlichtingen rondes is het overwegen waard. Voor de ondernemers is het van belang vooraf het bestek of de vraagspecificatie te lezen en heldere vragen te stellen, zo nodig 1-op-1. Een goede afstemming in de aanbestedingsprocedure voorkomt problemen in de uitvoering.