Hoe start je met assetmanagement in de praktijk?

Assetmanagement draait kort gezegd om waarde toevoegen aan de openbare ruimte met de assets van je organisatie. Daarbij maak je een weloverwogen afweging tussen prestaties, risico’s en kosten. Verder zijn transparantie en samenwerken met andere disciplines belangrijk om toekomstbestendige en duurzame keuzes te maken. Assetmanagement – en specifiek het iAMPro-model voor assetmanagement – is een gestructureerde aanpak die organisaties hierbij helpt. Meer toelichting over het iAMPro-model lees je in het eerste artikel uit deze reeks.

Werken afdelingen in jouw organisatie te veel in ‘silo’s’? Dit betekent werken vanuit de eigen vakdiscipline, risicogestuurd op basis van techniek en vaak reactief in plaats van proactief. Je merkt dat de verschillende professionals nog niet dezelfde taal spreken. Daarnaast ontbreekt een breed in de organisatie gedragen gedachtegoed: welke waarde willen we toevoegen aan de openbare ruimte?

Wil je als organisatie bijdragen en sturen op waarde, dan moet je met een integrale blik naar de opgaven in de openbare ruimte kijken. Zo kun je anticiperen op wat er gaat komen of nodig is in de toekomst. Dit is belangrijk gelet op de personeelsschaarste en schaarste in de openbare ruimte, en maakt het beheer uitdagend om voor elke beschikbare vierkante meter bij te dragen aan meerdere functies. Zo bekijk je bijvoorbeeld een weg niet alleen technisch als object, maar ook hoe deze bijdraagt aan de bereikbaarheid of dat deze een waterbergende functie in het gebied kan vervullen.

Assetmanagement is een toekomstgerichte manier van werken en helpt om alles samen te brengen. Dat geeft overzicht. ‘Zijn we met de juiste dingen bezig voor nu én voor later. Zo neem je samen met je collega’s van andere afdelingen de juiste beslissingen om waarde toe te voegen aan de openbare ruimte’, zegt Simon Buwalda, Kenniswerker Assetmanagement bij CROW.

Voordat we ingaan op hoe je concreet start met assetmanagement, is het belangrijk om eerst stil te staan bij de waarom-vraag. Waarom wil je als organisatie verbeteren of heb je bepaalde ambities? Assetmanagement is geen doel op zich. Je gebruikt het om je doelen te realiseren, bijvoorbeeld op het gebied van bereikbaarheid, veiligheid, biodiversiteit of duurzaamheid.

Daarom heb je binnen de organisatie eerst een gedragen gevoel van noodzaak nodig, commitment (met leerbudget en -tijd) van het management of bestuur en een duidelijk beeld van waar het nu knelt. Lukt het om goede vertalingen te maken van de organisatiedoelen, of moeten taken, rollen en verantwoordelijkheden duidelijker worden beschreven?

Voor succes is het belangrijk dat deze noodzaak breed wordt gedragen in de organisatie. Een groep enthousiaste professionals kan verandering wel aanjagen, maar zij moeten ook collega’s van andere afdelingen meekrijgen. Is dit lastig binnen jouw organisatie? Kijk dan eens naar onze (incompany) Basiscursus Assetmanagement.

“Je werkt met assetmanagement, niet aan assetmanagement.” – Peter van de Ven, Kenniswerker Assetmanagement bij CROW

Werken met assetmanagement is niet zomaar voor elke organisatie weggelegd. Het is een manier van werken die individuele professionals – en de organisatie als geheel – zich eigen moeten maken. Dit betekent ook bereid zijn om met kleine stapjes vooruit te komen. Omdat het een doorlopende én gedeelde verbetercyclus is, is het zijn van een lerende organisatie ontzettend belangrijk. Net als het voldoende op orde hebben van de randvoorwaarden ‘Mens en Organisatie’ en ‘Data en Informatie’ uit het iAMPro-model.

Gelukkig hoeven organisaties niet alles zelf uit te zoeken. CROW ondersteunt daarbij met kennis, richtlijnen en praktische tools, die beschikbaar zijn via de Kennismodule Assetmanagement in de CROW Kennisbank.

Bekijk dan de verschillende tools die CROW heeft om een start te maken. Het iAMPro-model geeft een overzicht van de verschillende onderdelen om te werken met assetmanagement. Wat nodig is voor de ontwikkelingsbehoefte van jouw organisatie, is vaak maatwerk en op elk moment helpt een andere tool. In de praktijk ziet CROW wel dat veel organisaties beginnen met de iAMPro Volwassenheidsscan.

Met de volwassenheidsscan breng je in kaart waar jouw organisatie staat op het gebied van professioneel beheer. Hoever ben je met het invoeren van assetmanagement binnen je organisatie? Wat gaat goed en waar valt er nog veel te leren? Dit zorgt voor een gedeeld inzicht om assetmanagement verder te professionaliseren binnen jouw organisatie en daarover het gesprek te voeren.

Daarnaast geeft de volwassenheidsscan concrete tips en aanbevelingen welke vervolgstappen je kunt zetten. Ook helpt het om op een later moment te zien waar je vandaan komt. Dit laat groei zien van de assetmanagementorganisatie.

Organisaties die al een stap verder willen gaan, kunnen ook de uitgebreide variant van het iAMPro-model voor assetmanagement invullen. Deze pdf is te downloaden via de Kennismodule Assetmanagement. Dit geeft inzicht in diverse activiteiten en instrumenten die horen bij de verschillende processtappen.

Door te kijken welke van deze activiteiten al zijn ingevuld (en waar dus nog leemtes zijn), zie je als het ware een foto van waar je organisatie nu staat. Bepaal zo je prioriteiten en kijk later welke concrete stappen je samen in de organisatie hebt gezet.

Ga je liever eerst aan de slag met taken, rollen en verantwoordelijkheden? Kies dan voor het iAMProFiel-kaartspel. Welke taak hoort bij welke rol, hoe gaat dat nu in de praktijk en wat is de gewenste verdeling? Door dit spel samen met de afdeling te spelen krijg je objectieve inzichten tot op persoonsniveau.

Zo ontdekte een gemeente die dit spel deed dat medewerkers met een tactische rol in de praktijk te veel operationele taken uitvoerden. Met zo’n inzicht kun je intern het gesprek voeren en kiezen voor een herverdeling van taken. Daarnaast verbetert het de samenwerking.

Wil je organisatiewaarden vanuit de omgevingsvisie of beleid vertalen naar de uitvoering, dan helpt de tooliAMPro Organisatiewaarden strategische beleidsdoelen concreet en meetbaar te maken. Of stel met de Template Strategisch Assetmanagement Plan (SAMP) en de Template Assetmanagementplan (AMP) stap voor stap plannen op voor het werken met assetmanagement binnen de eigen organisatie en voor specifieke assets.

Assetmanagement is mensenwerk en sterk afhankelijk van de context en de opgaven waar je als organisatie voor staat. Juist omdat er geen blauwdruk bestaat die je één-op-één kunt invoeren, is het fijn om te sparren met organisaties in dezelfde fase. Kennis en ervaringen uitwisselen helpt je bij het zetten van concrete vervolgstappen binnen jouw organisatie.

Maak daarom gebruik van CROW Essit: het netwerk waar je professionals van andere organisaties ontmoet. Deel tijdens de bijeenkomsten en praktijkmiddagen inzichten en tips met elkaar. Zo werken we samen aan de grote maatschappelijke opgaven voor de openbare ruimte en infrastructuur.

• Kennismodule Assetmanagement
• De meerwaarde van assetmanagement voor vakbeheerders
• Infographic Kennismodule Assetmanagement in één oogopslag
• Schrijf je in voor de nieuwsbrief Assetmanagement