Gunnen op Better Performance: eenvoudig aanbesteden met meetbare kwaliteit

Steeds meer publieke opdrachtgevers ervaren de grenzen van traditionele BPKV-aanbestedingen met plannen van aanpak. Het opstellen en beoordelen kost veel tijd en geld, de papieren onderbouwing zegt vaak weinig over de praktijk en het nakomen van aanbestedingsbeloften is lastig te borgen.

De beoordelingsmethodiek Better Performance is al geruime tijd bekend in de markt. Hiermee kunnen opdrachtgevers en opdrachtnemers tijdens de uitvoering de samenwerking en elkaars prestatie evalueren aan de hand van vragenlijsten. Gunnen op Better Performance wordt hier nu als nieuwe mogelijkheid aan toegevoegd.

Bij Gunnen op Better Performance bieden inschrijvers per thema een concreet prestatieniveau aan in de vorm van een rapportcijfer. Dit geldt voor thema's als planning, deskundigheid, kwaliteit en samenwerking. Het prestatieniveau wordt kort onderbouwd in een compact prestatieplan van maximaal een halve pagina per thema.

De aangeboden prestatie is niet alleen de belofte op papier, maar ook de lat in de praktijk. Met een heldere bonus-malusregeling wordt de opdrachtnemer beloond bij beter presteren en gecorrigeerd bij onderpresteren.

Het proces verloopt in vier stappen: 

• Aanbod vooraf: bij het aanbod vult de inschrijver per thema het prestatieniveau in met onderbouwing.
• Gunningsfase: in de gunningsfase wordt dit prestatieniveau vermenigvuldigd met een factor die afhangt van de kwaliteit van de onderbouwing. Een hoog aangeboden prestatieniveau met matige onderbouwing scoort lager dan een realistisch niveau met sterke onderbouwing.
• Uitvoering: tijdens de uitvoering worden prestaties periodiek gemeten en besproken.
• Bonus & malus: de bonus-malusregeling is gekoppeld aan betalingstermijnen, zodat gedurende de hele opdracht een prikkel bestaat om goed te blijven presteren.

Het concept levert vier belangrijke voordelen op:

• Het beoordelingsproces wordt sneller en transparanter door compacte, vergelijkbare inschrijvingen.
• De directe koppeling tussen aanbod en uitvoering zorgt dat beloftes worden waargemaakt.
• Continue kwaliteit wordt gestimuleerd door periodieke meting en bonusregeling.
• Het speelveld wordt eerlijker: de focus ligt op inhoudelijke prestaties in plaats van overtuigende schrijfstijl in de papieren plannen.

Qfact, de beheerder van de software achter Better Performance, ondersteunt opdrachtgevers bij de invoering van Gunnen op Better Performance. Dit omvat het opstellen van aanbestedings- en contractteksten, levering en ondersteuning van software, en optioneel begeleiding bij kick-off en uitvoering. De doorlooptijd bedraagt één tot twee maanden.

Qfact is eigenaar van de softwaretool en daarmee het eerste aanspreekpunt voor de gebruikers. Dat geldt ook voor implementatie en ondersteuning van alle projectspecifieke activiteiten, waaronder ook Gunnen op Better Performance.

CROW is eigenaar van de systematiek: de vragenlijsten en spelregels voor gebruik. Vanuit die rol hebben we ook meegedacht over hoe Gunnen op Better Performance moet werken.

Voor vragen kun je terecht bij Leen Valk van Qfact of Roy Voorend van CROW.