Thema Aanbesteden
Samenwerkingen tussen opdrachtgevers en aannemers kun je organiseren, meten en verbeteren. Dat is de overtuiging van Egbert Lieber, contractmanager bij de gemeente Nijmegen. “Mijn drijfveer is simpel”, zegt hij. “Het geld van burgers zo effectief mogelijk besteden.” Met Better Performance zet Nijmegen daar gericht op in: de samenwerking versterken, faalkosten verlagen en structureel leren - met aantoonbaar resultaat.
Better Performance is een methodiek waarmee opdrachtgevers en aannemers elkaars prestaties beoordelen. Dat gebeurt aan de hand van vragenlijsten en een cyclus van gesprekken, waarmee beide partijen elkaar tijdens een project beoordelen op verschillende thema’s. Op basis van de vragenlijsten krijgt zowel opdrachtgever als aannemer een cijfer tussen 1 en 10, per thema en over het geheel. CROW is beheerder van de methodiek, softwarebedrijf Qfact levert de techniek en ondersteunt gebruikers bij de implementatie.
Wederkerigheid als vertrekpunt
Aanvankelijk was de methodiek alleen gericht op het beoordelen van aannemers, door opdrachtgevers. Toen Nijmegen in 2016 met deze manier van prestatiemeten begon, gaf de gemeente direct aan alleen mee te doen bij een wederzijdse aanpak.
Lieber: “Wij hebben gezegd: of we doen het over en weer, of we doen het niet. It takes two to tango. Het kan namelijk best zo zijn dat een aannemer slecht presteert, omdat een opdrachtgever niet goed presteert. Dat zit aan elkaar gekoppeld.”
Voor Nijmegen was een gelijke behandeling van marktpartijen een belangrijke reden om met Better Performance te starten. “Niemand wordt voorgetrokken, alle marktpartijen krijgen de aandacht die ze verdienen. Het is een mooie kans voor bijvoorbeeld mkb-bedrijven om zich op basis van hun prestaties in de kijker te spelen en te profileren ten opzichte van de grote aannemers.”
Positieve trend in het scoreverloop
In Nijmegen is prestatiemeting geen vrijblijvende optie. In het moederbestek van de gemeente staat dat je Better Performance toepast bij contracten die een half jaar of langer lopen.
Elk halfjaar loopt Lieber alle beoordelingen langs. “Ik kijk naar het scoreverloop: zie ik verbetering, of juist een dalende trend?” De ontwikkeling over de afgelopen 2,5 jaar stemt positief. “Als gemeente groeiden we van een 7,7 naar een 8,2 gemiddeld. Aannemers gingen van 7,5 naar 7,9. Dus je ziet gewoon dat we beter samenwerken.”
Waar gesprekken vastlopen of uitgesteld worden, komt begeleiding in beeld. “We bieden actief een gespreksleider aan. Ik ben er zelf één van”, vertelt Lieber. “We nemen het gesprek een stukje over, brengen structuur aan. Het doel is nooit iemand af te rekenen, maar om de relatie vlot te trekken. En dat werkt: de cyclus gaat weer draaien en de cijfers schieten omhoog.”
Egbert Lieber.
Hij deelt een voorbeeld van een project met een bouwteam in het Nijmeegse stationsgebied dat stroef verliep. “In de ontwerpfase liep het voor geen meter. Dat bleek ook wel uit de cijfers over en weer.” Omdat niemand daarmee geholpen zou zijn, is in goed overleg met Qfact afgesproken de scores nog niet te publiceren en samen aan de verbeterpunten te werken. “In de realisatiefase zijn we weer consequent gaan meten. De samenwerking ging met sprongen vooruit en de scores ook. Daar doe je het voor.”
Van projectresultaat naar organisatieontwikkeling
De evaluaties leveren zowel directe als structurele verbeteringen op. “Soms komen punten naar voren die je morgen kunt oplossen”, zegt Lieber. “Bijvoorbeeld: ‘de projectleider is slecht bereikbaar’. Zet dat recht en het project profiteert meteen.” Maar er komen ook patronen boven tafel. “Het was bij ons wel bekend dat we te weinig toezichthouders en directievoerders buiten hebben rondlopen op de projecten. Maar door Better Performance krijgen we daar ook concrete signalen over uit projecten, van aannemers die dat missen.”
Met die inzichten stapt Lieber periodiek naar het management. “Ik bespreek de trends met de concernmanager en heb het verhaal recent bij de gemeentesecretaris en directie neergelegd. Daar werd heel positief op gereageerd. Het gebrek aan mensen was al een issue, maar wordt sindsdien nog serieuzer genomen. En nu komen er daadwerkelijk extra fte’s bij voor directievoering en toezicht. Better Performance werkt als smeermiddel.”
Waarde voor de stad en blik vooruit
Wat de hogere scores voor aannemers en de gemeente zelf precies betekenen voor inwoners, laat zich lastig meten. Toch is de impact helder, vindt Lieber. “Als opdrachtgever en opdrachtnemer soepel door één deur kunnen, werkt dat door naar de omgeving en stakeholders. Daar ben ik van overtuigd.”
Tegelijk blijft draagvlak voor het prestatiemeten persoonsafhankelijk. “Er zijn enthousiastelingen die het voordeel zien, en er zijn ‘duikers’ die het vooral als extra belasting ervaren”, zegt hij. “Mijn boodschap is telkens: juist als je het consequent en fair toepast, haal je er meer waarde uit – morgen in je project én structureel als organisatie.”
De volgende stap voor Nijmegen is het nog steviger verankeren van evaluatie in de organisatie. “Evalueren is te vaak het ondergeschoven kindje”, ziet Lieber. “We bouwen nu een nieuw team dat niet alleen projectstart-ups organiseert, maar ook evaluaties begeleidt en trends bewaakt. Better Performance is daar eigenlijk een soort voorloper van: meten, bespreken, verbeteren en volhouden. Zo word je stap voor stap een steeds betere opdrachtgever.”
Meer informatie
Delen via