Hoe werkt Past Performance?

In het bestek, de offerte-aanvraag of bij een 1 op 1 uitnodiging wordt opgenomen dat Past Performance van toepassing is. De (tussentijdse) beoordeling met bijbehorende open dialoog dient tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer, volgens een vaste procedure, plaats te vinden buiten aanwezigheid van derden.

Een voorbeeld van de tekst in het bestek of uitnodiging kunt u hier inzien:

Tekst in het bestek of uitnodiging

‘De opdrachtgever beoordeelt de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht op 'present performance' om de samenwerking en kwaliteit te verbeteren. Het beoordelen gaat gedurende de uitvoeringsperiode over en weer tussen opdrachtgever en opdrachtnemer om uiteindelijk tot een goede 'past performance' van de opdrachtnemer te komen. Na oplevering van de opdracht beoordeelt de opdrachtgever de werkwijze van en samenwerking met de opdrachtnemer door het invullen van het bijgeleverde beoordelingsformulier. Dit formulier komt in een gesloten database en is alleen ter inzage voor opdrachtgevers (overheidsinstanties), welke gebruik maken van 'past performance‘. Goede scores kunnen gebruikt worden voor selectie van marktpartijen bij onderhandse aanbestedingen dan wel voor het verstrekken van een opdracht uit de hand’.In een RAW-bestek wordt deze tekst in deel 1 opgenomen.'

Melding bij het startoverleg

In het eerste overleg met de opdrachtnemer wordt toegelicht dat Past Performance van toepassing is en worden de verwachtingen over de samenwerking met elkaar besproken. In het startoverleg wordt aangegeven wie de beoordelaar is.

Tussentijds bespreken van de samenwerking

Tussentijds wordt de samenwerking besproken en wordt er getoetst of de wederzijdse verwachtingen worden waargemaakt. Op deze momenten worden de beoordelingsformulieren ingevuld, zodat de samenwerking wordt uitgedrukt in een cijfer en motivering daarvan. Op deze manier ligt vast waar het goed gaat in de samenwerking en waar verbetering mogelijk is. Deze verbetering kan worden omgezet in actiepunten en nadere afspraken. Het belangrijkste van deze tussentijdse beoordeling is dat de eindbeoordeling niet als een verassing komt. Tevens maakt een tussentijdse beoordeling mogelijk dat partijen tijdens het proces werken aan verbetering en bijsturing. Per aspect kan de opdrachtnemer een reactie geven op de beoordeling en feedback geven aan de opdrachtgever. Wederzijds vertrouwen en transparantie zijn hierbij belangrijke elementen. Tussentijdse beoordelingen worden opgenomen in het projectdossier.

Eindbeoordeling

Na afronding van een project wordt het beoordelingsformulier ingevuld door de project- of contractverantwoordelijke. De opdrachtnemer krijgt de gelegenheid om op het formulier kanttekeningen te plaatsen bij de beoordeling.

Vaststelling beoordeling

De eindbeoordeling wordt ter vaststelling voorgelegd aan een gemandateerde ambtenaar. De gemandateerde ambtenaar heeft de mogelijkheid om het eindoordeel van eventuele discrepanties te ontdoen. Na vaststelling wordt de eindbeoordeling schriftelijk medegedeeld aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer wordt in de gelegenheid gesteld om binnen 2 weken een reactie te geven op de vastgestelde eindbeoordeling. Indien de opdrachtnemer van die mogelijkheid gebruik maakt, nodigt de gemeente de opdrachtnemer uit voor een gesprek dat uiterlijk binnen 4 weken daarna zal plaatsvinden. Na die termijn gaat de gemeente over tot definitieve vaststelling van de beoordeling en neemt zij de beoordeling op in de gezamenlijke database op de website. Bij de definitieve vaststelling van de beoordeling, worden betrokken, de door de opdrachtnemer over de beoordeling gemaakte opmerkingen, de inhoud van het gevoerde gesprek, alsmede hetgeen naar aanleiding daarvan nadien eventueel door partijen is gewisseld.

Hier vind u een schematisch overzicht van de procedure:

Schematisch overzicht

  • Tekst opnemen in contract
  • Melden in startoverleg
  • Formulier in concept invullen op website
  • Tussentijdse beoordeling bespreken
  • Reactie opdrachtnemer op tussentijdse beoordeling
  • Vastleggen tussentijdse beoordeling in projectdossier
  • Definitieve scores/toelichting en eindbeoordeling invullen op website Reactie opdrachtnemer op eindbeoordeling
  • Goedkeuring en vrijgave eindbeoordeling op de website

Hoe worden beoordelingen gebruikt in toekomstige aanbestedingen

Alle deelnemende opdrachtgevers gebruiken de eindoordelen als een beloning voor goed presterende opdrachtnemers om in aanmerking te komen voor toekomstige opdrachten. De eindbeoordelingen worden alleen gebruikt voor onderhandse aanbestedingen en opdrachten uit de hand.

Hier vind u een veel gehanteerde methode van aanbesteding:

Veel gehanteerde methode van aanbesteding

Bij een (meervoudig) onderhandse aanbesteding worden 3 tot 5 partijen uitgenodigd om een aanbieding te doen.

De selectie gaat altijd gepaard met goede argumenten (kerncompetenties en een hoge ranking) en een goede spreiding van partijen. De deelnemende gemeenten zijn vrij in de selectiekeuze, de onderstaande methode wordt veel gehanteerd:

  1. Op basis van het soort werk worden 3 bekende (regionale) partijen geselecteerd.
  2. Op basis van de website Past Performance worden 1 of 2 partijen geselecteerd
  3. Facultatief kan een onbekende (mogelijk nieuwe talentvolle partij) worden toegevoegd, een en ander met dien verstande dat maximaal 5 partijen worden uitgenodigd tot inschrijving.

Geïnteresseerd?

Wilt u weten welke voordelen “CROW Past Performance” u nog meer opleveren?
 

Abonnement CROW Past Performance

Voor opdrachtgevers
 

Abonnement CROW Past Performance

Voor opdrachtnemers
 

Training CROW Past Performance

Voor opdrachtgevers en opdrachtnemers
 

Dashboard CROW Past Performance

Voor opdrachtgevers
 

© Copyright 2014 CROW