3. Kwaliteitswijzer beleid

De uitvoeringsfase is een beleidsfase die sterkt afwijkt van eerdere fasen. De beleidsmakers zijn klaar met hun planvorming en de uitvoerende diensten kunnen aan de slag.

De schop gaat echter niet vanzelf de grond in. De uitvoering moet wel degelijk worden georganiseerd door beleidsmakers. De uitvoerende diensten moeten weten wat van hen verwacht wordt en binnen welke termijn. De beleidsmaker moet de uitvoeringstermijnen monitoren en waar nodig bijsturing eisen op de uitvoering. Uitvoerende diensten stellen bewust of onbewust vaak eigen prioriteiten, die niet altijd stroken met de geformuleerde beleidsambities. Korte lijnen tussen beleidsmaker en uitvoerder zijn daarom belangrijk. Investeer in een goede onderlinge communicatie!

In de SUMP-handleiding worden elementen die belangrijk zijn bij de uitvoering beschreven in stap 10 en 11:
  • Managen van de implementatie;
  • Betrekken en informeren van de burgers;
  • Controleren of de voortgang bijdraagt aan de gestelde doelen;
  • Regelmatig het plan bijstellen;
  • Evalueren van effecten van de maatregel op het hele verkeer en vervoersysteem en de effectiviteit van het proces en gebruik maken van beiden voor het ontwikkelen van een nieuw mobiliteitsplan. 
Wees alert op de risico's van vertraging.
Regelmatig treedt bij de uitvoering van projecten vertraging op. Ook u heeft hier waarschijnlijk al eens mee te maken gehad. Het niet halen van de planning is op zich al vervelend, maar er zijn ook risico’s aan verbonden. Hoe langer een project loopt, hoe groter de kans op:
  1. Afstel van het project door veranderende prioriteiten;
  2. Wegvloeien van financiering (bijvoorbeeld door tegenvallers op andere projecten);
  3. Niet/slecht geïnformeerde ambtenaren en bestuurders (door personeelswisselingen).
Zorg ervoor dat u als projectleider continu voor het project bij de betrokkenen op het netvlies staat. Praat nieuwe mensen goed bij over eerdere afspraken en verwachtingen.
 
Procesmanagement
Zorg voor points of no return in de uitvoering:
  1. Zorg dat concept-uitvoeringscontracten al klaar liggen als het besluit wordt genomen;
  2. Beleg delen van de uitvoering direct na besluitvorming, zodat een deel van de kosten meteen verzonken is;
  3. Zorg voor interne en externe communicatie over het project, waardoor verwachtingen ontstaan en geen ruimte is voor budgetverschuivingen door bijvoorbeeld veranderende politieke prioriteiten.
Voer een risicoanalyse uit, reeds voor aanvang van de uitvoering, waarin aandacht is voor:
  • Organisatorische risico’s;
  • Financiële risico’s, politiek-bestuurlijke risico’s;
  • Technische risico’s;
  • Juridische risico’s;
Laat de afronding van een project niet ongemerkt voorbij gaan: vier uw successen.
De afronding van een project heeft een hoge publiciteitswaarde. Zeker wanneer het gaat om voor elke burger visueel waarneembare resultaten. Politici hebben resultaten nodig om herkozen te worden. Maar ook voor het ambtelijke en bestuurlijke draagvlak zijn successen belangrijk: zij vormen de motor voor nieuwe beleidsinspanningen. Het is leuk om een bijdrage te leveren aan projecten en beleidsprocessen die zichtbaar resultaat boeken. Organiseer daarom een ‘feestje’ bij de afronding van een project. Belangrijk onderdeel daarvan is de communicatie naar burgers: informeer over de geleverde prestaties en wat die prestaties betekenen voor de oplossing van geconstateerde problemen.

Procesmanagement
Naast het vieren van successen is ook aandacht voor verliezers nodig. Denk al in een eerder stadium na over de wijze waarop je ‘potentiële verliezers’ kunt compenseren.
 
VOORBEELD
Het vieren van uitvoeringssuccessen is een goede manier om blijvende betrokkenheid bij een onderwerp te waarborgen. Een beleidsonderwerp wordt weer op de kaart gezet, wat beslissers motiveert om nog meer problemen op dat terrein aan te pakken. Het fileplanontbijt van Nexus Rotterdam is een mooi voorbeeld hoe je als wegbeheerders kunt vieren dat je gezamenlijk werkt aan een verbetering van de bereikbaarheid in de regio. Het fileplanontbijt is daardoor een belangrijke factor in die samenwerking én voor nieuwe uitvoeringssuccessen.

Duurzame mobiliteit
Submenu openen

Aanbesteden van autodelen

Scroll naar boven