Contractbeheer

Steeds meer organisaties zowel publiek als privaat, zien in dat contractmanagement of contractbeheer essentieel is voor het realiseren van de beoogde bedrijfsresultaten, het beheersen van risico’s en kans tot waardecreatie. Contractbeheer is hiermee een sleutelfactor om de beoogde resultaten ook daadwerkelijke te kunnen realiseren. 

Concessiemanagement

Na de verlening van een ov-concessie moeten de ov-autoriteiten de concessie beheren. Omdat beheer een statisch begrip is en zaken gaandeweg veranderen, wordt er ook wel gesproken van concessiemanagement.
Concessiemanagement bestaat uit:

  • accountmanagement t.o.v. de vervoerder, de gemeenten en de consumentenorganisaties;
  • klachtafhandeling (ligt ook vaak bij de vervoerder);
  • verantwoording naar Gedeputeerde Staten of het Dagelijks Bestuur van de stadsregio;
  • inspelen op nieuwe ontwikkelingen;
  • productontwikkeling en marketing (m.n. als de ov-autoriteit opbrengstverantwoordelijk is);
  • informatie en analyse: het monitoren van de vervoerprestatie en verbeteringen voorstellen.

Contractbeheer: meer of anders?

Bij de overheden zijn er verschillen waarneembaar in de wijze waarop het contractbeheer/concessiemanagement is ingericht. Dit gaat zowel om verschillen in het aantal medewerkers dat zich bezighoudt met contractbeheer, als ook in de taakverdeling. Bij verschillende gemeenten wordt als vuistregel gehanteerd dat een contractmanager ongeveer tien miljoen euro aan inkoopuitga­ven per jaar onder zijn hoede kan hebben, veelal facilitair van aard. Dit staat in veel gevallen toch wel in schril contrast met de praktijk (zowel financieel als maatschappelijk) waarbij regelmatig minder dan een fte is vrijgemaakt voor contractbeheer.
 
Moet dit nu allemaal meer of anders? In veel gevallen is het antwoord ‘anders’ en is sommige gevallen is het antwoord ‘meer’. ‘Anders’ in die zin dat contractbeheer volgens ons meer gericht zou moeten zijn op die dingen die er echt toe doen en die daadwerkelijk waarde toevoegen aan de kwaliteit van het vervoer in het contract. ‘Meer’ in de zin dat, gezien de financiële en maatschappelijke omvang en de ontwik­kelingen (of misschien zelfs hervormingen) in de sector volgens ons niet meer kan worden volstaan met ‘sturen op afstand’ en is meer bemoeienis en aansturing - of liever: meesturing - absoluut noodzakelijk.

Aansturing en monitoring

Het type (inkoop)relatie dat een gemeente heeft met de vervoerder, is er een die in de literatuur ook wel wordt getypeerd als de ‘dienstentriade’. Kenmerkend aan de dienstentriade is dat de vervoerder namens de overheid als opdrachtgever, een product (het doelgroepenvervoer) rechtstreeks aan de klant (de reiziger) levert zonder tussenkomst van die opdrachtgever.
 
Belangrijk om vast te stellen is dat de spelers in een dienstentriade verschillende en vaak tegengestelde belangen hebben. Om te borgen dat de belangen van de gemeente ook zoveel mogelijk worden nagestreefd door de vervoerder, worden afspraken gemaakt in het contract waarmee de vervoerder zich committeert aan de eisen die de gemeente heeft gesteld om goed ver­voer te realiseren. Om het juiste gedrag van de vervoerder te stimuleren en te zorgen dat de belangen van de vervoerder meer in lijn komen met de belangen van de gemeente en de reiziger, worden hierin bijvoorbeeld boeteclausules en bonus-malusre­gelingen opgenomen. Door middel van monitoring wordt vervolgens gecontroleerd of daadwerkelijk aan de gestelde eisen wordt voldaan.

Monitoring

Monitoring is dus belangrijk. Uit onderzoek blijkt echter dat bij het ontbreken van een gedeelde basis van omgangsnormen, monitoring kan worden ervaren als een agressieve vorm van controle en zelfs vergeldende acties bij de opdrachtnemer kan stimuleren. Monitoring is belangrijk, maar kan dus averechtse effecten hebben.

Meetbaar of niet?

Een ander nadeel van het afhankelijk zijn van monitoring is dat je het risico loopt dat partijen enkel sturen op dat wat je kan meten. Dit terwijl minder goed meetbare zaken, zoals bijvoorbeeld de kwaliteit van samenwerking, minstens zo belangrijk zijn voor het realiseren van goed openbaar vervoer. Daarom is het erg relevant dat ook over deze minder meetbare zaken een gedeelde visie bestaat tussen opdrachtgever (de OV-autoriteit) en opdrachtnemer (de vervoerder). Hiervoor kan een zogenaamd ‘sociaalcontract’ behulpzaam zijn.

Sociaalcontract

Een sociaalcontract helpt partijen om het eens te worden over de normen, de minder meetbare zaken, op basis waarvan ze met elkaar samenwerken. Als hierover over­eenstemming kan worden bereikt, dan geeft dit een belangrijke gedeelde basis voor een goede samenwerking. Uit onderzoek blijkt namelijk dat door toepassing van een sociaalcontract monitoring als minder vervelend wordt ervaren, partijen zich over het algemeen aan het sociale contract houden en dat de samenwerking beter is dan zonder sociaalcontract. Een sociaalcontract is dus een waardevolle aanvulling op de juridische overeenkomst en helpt bij een goede uitvoering daarvan.

Praktische kennis direct toepasbaar
Scroll naar boven