Specificeren?

Stel je hebt trek en wilt graag iets gaan eten. Hoe omschrijf je dan wat je wilt gaan klaarmaken. Heb je al een bepaald idee bij het “wat”, of is in principe alles nog mogelijk? Met andere woorden; wordt het bijvoorbeeld boerenkool? Of heb je nog geen idee wat je wilt gaan eten?

In het eerste geval kun je naar de winkel gaan en de benodigde ingrediënten kopen, deze thuis klaarmaken en je kunt je honger stillen.

In het tweede geval is het lastiger om direct inkopen te doen: je weet immers nog niet wat je wilt gaan eten. In meer of mindere mate zul je een aantal afwegingen maken. Bijvoorbeeld: wie eten er mee en wat vinden zij lekker? Hoe snel moet de maaltijd klaar te maken zijn? Hoe duur mag het worden? Ik wil in ieder geval geen … want daar ben ik allergisch voor. Hiermee bepaal je een set aan eisen en randvoorwaarden waar het resultaat (de maaltijd) en het proces (inkopen en het koken) aan moeten voldoen.

Ondertussen ben je zowel in het eerste als tweede voorbeeld al bezig met specificeren. Specificeren is het proces om te komen tot vastgelegde eisen. Hierbij kunnen allerlei hulpmiddelen, denk met name aan analysetechnieken, voor worden gebruikt. Een belangrijke aspect bij het formuleren van eisen is het niveau van de eis. Daarmee bedoel ik: is de eis functioneel? Gericht op een bepaalde prestatie? Of wordt in detail een bepaalde oplossing voorgeschreven?

Het eerste voorbeeld vergelijk ik maar even snel met de RAW-systematiek, puur Hollandse kost en het leidt tot een lekkere en voedzame maaltijd. Je weet wat je wilt en krijgt wat je wilt.

Het tweede voorbeeld is meer analoog aan het specificeren van een UAVgc-contract. Kijkend naar wat belangrijk is en naar wat stakeholders inbrengen kom je tot een set aan eisen. Pas later in het verhaal wordt duidelijk wat je gaat eten. Dit zou natuurlijk net als in het eerste geval boerenkool kunnen zijn maar ook iets compleet anders. Om te komen tot je set aan functionele eisen zul je vaak de “waarom vraag” stellen. Heel fundamenteel in ons voorbeeld: waarom is het nodig om te gaan koken? Je kunt immers ook uit eten gaan. Je hoeft dan niet zelf te koken en dus ook geen inkopen te doen. Met ander woorden je wordt ontzorgt. Het voordeel van het stellen van de “waarom vraag” is dat potentiële andere oplossingen (een andere maaltijd, maar ook het idee van uit eten gaan) in beeld komen.

Zowel in het eerste voorbeeld als het tweede is belangrijk of het eten voldoet aan de verwachtingen die we er vooraf van hadden. Toegepast op de civiele techniek doet het product wat we willen dat het moet doen. Is de weg, de brug of het riool geschikt voor het vooraf beoogde gebruik? Daar gaat het uiteindelijk om. Of zoals de Engelsen het zeggen: “the proof of the pudding is in the eating”.

Wil jij alles weten over specificeren en dan wel in een kort tijdsbestek? Kijk dan eens bij de Leergang Modern Contractmanagement. De eerstvolgende leergang start op 2 juli 2018.

Rob Luiten
Rob.luiten@crow.nl

Rob Luiten legt u in een blogreeks enkele onderwerpen uit die u tegenkomt bij contractmanagement, zoals de klanteis, specificeren, afwegen, contracteren, UAVgc, aanbesteden en contractbeheersing. Kortom, de route die u volgt bij contractmanagement. Hij legt u uit wat er bedoeld wordt met het onderwerp en schetst een situatie. Houd de blogpagina in de gaten om de blogreeks te volgen.