10 Tips voor het implementeren van nieuwe werkmethoden

22-09-2014
veranderingHoe zorg je ervoor dat veranderingen succesvol worden doorgevoerd in de praktijk van alledag? Dat is een vraag die bij veel organisaties wordt gesteld en de bouwsector is daarop geen uitzondering. Het afgelopen decennium hebben verschillende systeem- en procesinnovaties hun intrede gedaan in de bouwsector. Denk daarbij aan UAVgc, Systems Engineering en BIM. De meeste hadden direct effect op het werkproces van individuele werknemers:
 
  • De UAVgc vraagt om een andere houding en gedrag in de samenwerking met bouwpartners.
  • Systems Engineering vraagt een andere benaderingswijze van de bouwvraag. Het bouwproject moet eigen worden gemaakt en op een gestructureerde werkwijze worden weergegeven.
  • BIM vraagt uiteindelijk om disciplinair gebruik van digitale hulpmiddelen.
 
Alle werkwijzen  en –methoden zijn veelal gericht op een expliciet en transparant bouwproces.
 

Ingrijpen in werkprocessen levert weerstand op

Individuele werkprocessen veranderen is erg moeilijk. Veranderingen grijpen vaak in op de autonomie die veel ingenieurs ervaren bij het uitvoeren van hun werk. Dit levert altijd wel ergens weerstand op. Mensen begrijpen niet waarom de veranderingen (moeten) plaatsvinden en zijn bang om bestaande vrijheden en verworvenheden in te moeten leveren.
 

Faciliteer enthousiaste medewerkers

Gelukkig is juist ook een groot deel van de medewerkers enthousiast. Zij ervaren dat muren waar ze eerder tegen op liepen en drempels die steeds opnieuw genomen moesten worden, nu verdwijnen. Helaas krijgt deze laatste groep tijdens de implementatie van nieuwe werkprocessen vaak weinig aandacht. Ze doen het immers goed en de groep waarvan het negativisme moet worden overwonnen, moet overtuigd worden. Toch is het juist deze enthousiaste groep medewerkers op wiens energie de verandering drijft. Door juist hen te stimuleren en prikkelen, lukt het beter om de veranderingen te verbreden.
 

Hoe pak ik de implementatie van verandering aan? 10 tips.

Mijn collega-kenniscoaches en ik hebben bij  verschillende organisaties meegedacht over de implementatie van UAVgc, SE en VISI. Op basis daarvan komen wij tot 10 tips voor het veranderen van werkprocessen:
 
  1. Zorg eerst voor een goede verkenning. Weet wat het nieuwe werkproces de organisatie kan en moet gaan opleveren!
     
  2. Start een pilot. Houd deze klein en begin niet gelijk met een groot project dat ook nog politiek of publiekelijk in de belangstelling staat, ook al is daar de bestedingsruimte het grootst. Het is het beste om met kleine, repeterende, routinematige projecten te starten. Leerervaringen zijn dan al snel in volgende projecten te effectueren.
     
  3. Op basis van deze ervaringen kan bepaald worden hoe het gewenste effect in de organisatie ook daadwerkelijk bereikt kan worden.
     
  4. Zorg voor een enthousiaste trekker in de eigen organisatie met bevoegdheden en commitment van het management. Dit is geen taak voor een tijdelijke kracht of adviseur. Hierdoor wordt er geen kennis binnen de eigen organisatie ontwikkeld en dat staat continuïteit in de weg.
     
  5. Het management moet betrokken zijn en zich aan het resultaat verbinden. Zij dienen dit duidelijk uit te dragen aan medewerkers in de organisatie.
     
  6. Zorg voor de juiste ondersteunende hulpmiddelen. Verschaf ze niet allemaal direct, maar op aanvraag moeten ze snel beschikbaar kunnen worden gesteld. Bereid je dus goed voor, win op tijd advies in en maak vroegtijdig keuzes. De ondersteunende hulpmiddelen mogen nooit de beperkende factor zijn!
     
  7. Faciliteer een goede kennisontwikkeling. Cursussen helpen daarbij, maar aanvullend daarop kan coaching van teams waardevol zijn om teams te helpen intenties te verzilveren. Het is immers menseigen om als het even tegenzit terug te vallen in oude gewoontes. Het vergt dan lef en inzicht om toch door te gaan op de ingeslagen weg. Een coach ondersteunt daarbij.
     
  8. Discipline is een vereiste. Tolereer geen schaduwprocessen of schaduwarchieven gebaseerd op oude gewoontes. Medewerkers houden dan het gevoel ‘het erbij te doen’. Dwing discipline af om het volgens de nieuwe werkmethoden te doen.
     
  9. Draag successen en goede voorbeelden breed uit, ontmoedig ongewenst gedrag, bestraf de weigering mee te werken.
     
  10. Blijf de groep innovators en early adopters in de organisatie stimuleren, op hun energie komt de verandering tot stand.
     
 
Organisaties die succesvol waren in het veranderen van het werkproces, hanteerden deze principes. Ik hoop dat ze ook u kunnen helpen!
 
Heeft u nog tips die van pas komen bij verandering? Ik hoor ze graag!
 
Jan-Pieter Eelants
Projectmanager Aanbesteden en Contracteren
Jan-Pieter.Eelants@crow.nl

Reacties

Tim Christiaans
Ik deel je mening Martijn. Sense of urgency is noodzakelijk. Daarnaast is het 'voorhouden' van een perceptiemagneet zeer bruikbaar om men in de gewenste richting te krijgen, net als het verwijderen van evt. obstakels die de transitie in de weg staan. Hulpmiddelen aanreiken ondersteunt de verandering. Bedankt Jan-Pieter en Martijn voor het delen. Gr. Tim
15-3-2015 17:26:29

martijn egberts
Beste Jan Pieter, wat mij betreft 10 hele heldere punten die praktisch toepasbaar zijn in de praktijk. Het enige wat ik hierin een beetje in mis; de mensen meenemen in de noodzaak te zien voor de verandering en het totaal plaatje laten zien wat er bereikt moet worden met deze verandering. Indien mensen inzien dat er geen andere weg is dan de uitgezette weg is er ook geen twijfel.

Bedankt voor het delen van deze punten.
Mvg, Martijn Egberts
24-9-2014 21:45:42

Abonneer
 Security code
Scroll naar boven