Over groene stippen en Harrie

08-10-2015
Groene stipAbe en Jaap wisten het mooi te brengen: ‘Ga eens op een groene stip staan.’ Ze waren te gast bij CROW om te spreken over het spanningsveld tussen aanbesteden en inschrijven en stelden dat het zowel aanbestedende diensten als inschrijvers ontbreekt aan een moment van bezinning. Overheden beginnen te laat met het aanbestedingsproces, als het project al volop in de voorbereiding zit en jagen dan door richting momenten van aankondiging en gunning. Bij voorkeur wordt het werk gegund in één-op één opdrachten aan de bekende voorkeursleverancier, hier ‘Harrie’ genoemd.

Het proces wordt natuurlijk wel volgens richtlijnen stapsgewijs gevolgd, maar met welke strategie eigenlijk? En waarom zouden bedrijven inschrijven op ál het werk dat voorbij komt? In de drukte lijkt er soms weinig tijd om na te denken over precies die vraag: Waarom? Een groene stip is simpelweg een moment van bezinning waar, voordat een proces start, de koppen bij elkaar worden gestoken (bezint eer ge begint).
 
 
 

…ondertussen bij de aanbestedende dienst

Lekker bezig met project….oh, ja, we moeten nog aanbesteden…ren, ren ren….aanbesteden!....rem, rem, rem….nadenken! Even samen op de groene stip om integraal een strategie op te stellen.

Themabijeenkomst

Bij CROW organiseren we af en toe interne bijeenkomsten met externe sprekers. Dat doen we om kennis te delen en inspiratie op te doen. In september heb ik Abe Goldman en Jaap Peelen gevraagd om bij ons te komen spreken over het spanningsveld tussen aanbesteders en inschrijvers. Abe is onder andere trainer bij NEVI en een van de initiatiefnemers van het inkoopstripboek. NEVI is in vele sectoren (behalve de gww?) een bekend inkoopplatform.
 
Toevallig of niet, maar CROW heeft net een training ontwikkeld met NEVI om inkopers en gww-ers dichter bij elkaar te brengen. Er lijkt nogal een cultuurverschil te zijn tussen deze werelden. Generaliserend zou je kunnen zeggen dat gww-ers gericht zijn op het project ’voor mekaar krijgen’ en inkopers zich richten op ‘afspraak is afspraak’, schijnbaar ongeacht het projectbelang. Ik heb Abe leren kennen toe wij samen een training gaven in Purmerend waar ik eerder een blog over schreef. Abe had het daar niet alleen over de groene stip, maar ook over ‘Harrie’.
 
Onze ander gast, Jaap Peelen, helpt bedrijven om succesvol in te schrijven op aanbestedingen, tenderen. Vandaar de naam ‘tendersupport’, een dienst van Balance. Jaap was een van de cursisten van de eerste groep van Balance die de leergang Modern Contractmanagement volgende. Zo heb ik Jaap leren kennen.
 

…onderstussen op het bedrijfsbureau van een aannemer

You’ve got mail…ha, weer een aanbesteding…en nog een…en nog 1…inschrijven, inschrijven, inschrijven…..rem, rem rem….waarom eigenlijk? Even op de groene stip om een strategie te bepalen.
 
 


Theorie versus praktijk: onrust

Ik had het gevoel dat Abe en Jaap samen bij ons intern de boel op stelten konden zetten en dat lukte prima! Zo voerden we bijvoorbeeld een levendige discussie of je nu wél of níet vragen over contractuele onduidelijkheden of ‘gaten’ zou moeten stellen bij inlichtingen. De ‘oude houding’ om geen vragen te stellen -zodat de concurrentie niet wijzer wordt- is bij CROW niet geliefd, maar is wel de praktijk zo stelde Jaap. Nou, dat werd een robbertje vechten tussen de praktijk en de theorie. Het werd nog leuker toen ook nog Harrie de zaal binnenkwam. 
 

Harrie: uw voorkeursleverancier

Abe vertelde ook over Harrie. Kent u hem al? Harrie is de voorkeursleverancier van een opdrachtgever. De leverancier die hij volgens de aanbestedingswet (of zijn het interne richtlijnen?) niet een-op-een mag vragen in te schrijven op werken. Harrie levert altijd zo’n goed werk. “Waarom mag ik die niet vragen” (en is dat wel zo)? Om misstanden te voorkomen stelt de wet dat de keuze van partij(en) een objectief, niet discriminatoir en transparant proces moet zijn, dat ook nog eens moet kunnen worden gemotiveerd. Maar toch lijkt Harrie in opkomst.

Onlangs berichtte Cobouw nog dat openbaar aanbesteden snel terrein verliest.  Eerder dit jaar bekritiseerde Jan Telgen via hetzelfde platform(terecht naar mijn mening) een circulaire die aangeeft dat je ‘zonder te denken’ onder de drempelbedragen een-op-een (enkel- danwel meervoudig), mag gunnen. Recent is overigens de circulaire gewijzigd en wordt wél om een motivering gevraagd in enkele categorieën onder de drempelbedragen. Loting is ook in opkomst, maar wie mag er meedoen met de loterij? Harrie, Harrie en Harrie? Conclusie: gewoon verwijzen naar de circulaire is, zonder een zelf-kritische organisatie, een te makkelijk instrument, loting of niet.
 

Tenderkosten als argument om te kiezen voor Harrie?

Natuurlijk, er zijn allerlei legitieme argumenten om onderhands een-op-een aan te besteden, denk bijvoorbeeld aan de enorm toegenomen tenderkosten. Maar vergeet de legitieme motivatie van de aanbestedingswet niet: misstanden voorkomen en concurrentie bevorderen. Is de oprukkende methode Best Value Procurement (BVP) misschien de oplossing hiervoor? “Nou, BVP heeft allerlei positieve gevolgen, maar denk niet dat de tenderkosten laag zijn”, stelde Jaap. “In tegendeel”. Een onderzoekje waard, lijkt me.

Er zijn ook andere manieren om tenderkosten laag te houden. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor ‘inschrijfprijs met bandbreedte’ (een methode waaraan CROW in het verleden heeft gewerkt en wellicht weer nieuw leven in gaat blazen - voor de LinkedIn-leden: zie discussie). Die methode zorgt ervoor dat inschrijvers op een UAVgc-contract niet een vaste prijs hoeven aan te bieden en dus niet afdwingen dat er overhaast al complete en dure ontwerpen moeten worden gemaakt tijdens het tenderen.

De vraag blijft staan, hoe ga je om met voorkeuren voor een leverancier? En weet u ook hoe Pieter, Inge en Gunther hun best doen om eigenlijk de Harrie te zijn die een opdrachtgever wil hebben? Hoe schrijf je in op een werk in een vechtmarkt? Nou, boksend natuurlijk.
 

Selectiecriteria, niet de hele wereld uitnodigen

Abe stelde tijdens de bijeenkomst dat er meer aandacht moet komen voor selectiecriteria. Stel jezelf de vraag waaróm je eigenlijk een voorkeur hebt voor een leverancier. Kun je hier selectiecriteria voor opstellen die objectief en niet-discriminatoir zijn? “Ja, dat kan,” stelt Abe. Niet altijd natuurlijk; Harrie als persoon mag je niet vragen. Maar misschien wel de belangrijke positieve kenmerken van Harrie.

Deze waarom-vraag stellen leidt tot een gezonde discussie die in publieke organisaties nodig is. Het leidt ook tot vragen over positieve kenmerken van bedrijven, een beter marktbesef en een vooruitblik (vanaf de groene stip) op het verdere proces. Het verdere proces, waar de meeste overheden krampachtig en negatief proberen met EMVI-criteria of lotingen de juiste marktpartij te vinden uit de hele grote boze buitenwereld. Boodschap van Abe: zorg gewoon dat de wereld die je vraagt in te schrijven van tevoren goed geselecteerd is. Natuurlijk wel volgende de regels.

Al met al een geslaagde maandagochtend die ik graag met u wilde delen. En nu op naar de Gamma, Praxis, Karwei of de ‘MKB Harrie-bouwmarkt’ in uw buurt om een pot groene verf te kopen. Stuur vooral een foto van uw groene stip-moment,  en andere reacties zijn natuurlijk ook welkom!

Arjan Visser
Projectmanager Aanbesteden en Contracteren
arjan.visser@crow.nl
 

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit bericht
Abonneer
 Security code
Mét CROW  onzichtbaar goed geregeld
Scroll naar boven