Inschrijvende partijen bij toepassing EMVI overgeleverd aan willekeur aanbesteders?

21-10-2014

Bij veel inschrijvers leeft het gevoel dat ze met hun EMVI-plannen overgeleverd zijn aan de willekeur van de opdrachtgever. Op zich begrijpelijk, want na het inleveren van de aanbestedingsstukken en de EMVI-plannen - waar vaak veel tijd en dus geld in gestoken wordt door de inschrijver - verdwijnen ze uit het zicht en heeft de inschrijver geen enkel idee wat ermee wordt gedaan. Wat kan een aanbesteder doen om dat gevoel weg te nemen? 

Wantrouwen door gebrek aan informatie

De aanbesteder formeert een team van deskundigen , die alle plannen doornemen en tegen het licht houden. Maar tegen welk licht doen ze dat? Ofwel, hoe worden ze beoordeeld? En niet onbelangrijk: wie zijn die ‘deskundigen’ en zijn ze dat überhaupt? Kortom: er heerst veel wantrouwen    en onzekerheid bij de inschrijver. Hij heeft immers geen grip op het proces.

De oplossing: transparantie!

Dit wantrouwen kan worden voorkomen. Het toverwoord in dezen is ‘transparantie’. De volgende vier stappen kunnen hierbij al helpen:
 
  1. De eerste stap is dat de aanbesteder  voldoende tijd neemt om goed over de EMVI-criteria na te denken. Waartoe wil hij de inschrijvers uitdagen, of anders gezegd: wat heeft voor hem echt meerwaarde?
     
  2. Daarna dient de aanbesteder per criterium goed voor ogen te hebben wat voor hem de ondergrens is en wat zijn wensen zijn. Hierdoor wordt het voor een inschrijver sneller duidelijk waar de meerwaarde op behaald kan worden.
     
  3. Vervolgens moet de aanbesteder duidelijk maken hoe hij de criteria gaat meten of beoordelen. Het is noodzakelijk dit op voorhand al te weten. Zo wordt al direct duidelijk of een EMVI-criterium ook echt geschikt is. Als voor de aanbesteder duidelijk is hoe hij het criterium gaat beoordelen, is het verstandig dit ook aan de inschrijvers duidelijk te maken. Wordt een meetlat gebruikt of wordt een waarde toegekend op basis van consensus? De inschrijvers kunnen hun aanbieding hier zo op aan laten sluiten.
     
  4. Tot slot moet bekend zijn wie de inschrijving gaat beoordelen. Stel vooraf al selectieteams samen. Deze teams kunnen per criterium verschillend zijn. Zo zullen er voor het beoordelen van een communicatieplan andere mensen nodig zijn dan voor het beoordelen van een specifieke technische oplossing. Voor de inschrijver is het voldoende om te weten uit wat voor soort mensen het selectieteam bestaat. Zit er bijvoorbeeld een communicatieadviseur in het team, of een groep buurtkinderen om een speeltoestel te beoordelen? In beide gevallen kan een inschrijver zijn plan hierop aanpassen.
     

Communiceer!

Door bovenstaande vier stappen met de inschrijvers te communiceren en daarnaast inzicht te geven in het proces dat gevolgd gaat worden kan een aanbesteder veel onzekerheid wegnemen. Het voordeel van de toepassing van bovenstaande stappen is bovendien dat de aanbesteder al in een vroeg stadium gedwongen wordt na te denken over de manier waarop hij de criteria beoordeelt. Het uiteindelijke selectieproces wordt daarmee duidelijker, zowel voor de aanbesteder zelf als voor de inschrijver.  Het gevoel van willekeur en de onzekerheid over de uitkomst wordt daarmee in belangrijke mate weggenomen. 

Neem voldoende tijd

Bovenstaande werkt alleen maar als er voldoende tijd wordt uitgetrokken om EMVI goed uit te werken. Gelukkig zijn er aanbesteders die veel aandacht en voldoende tijd besteden aan het opstellen van de beoordelingscriteria en de aanbestedingsprocedure als geheel maar ik kom ook procedures tegen waar dit niet het geval is en het als een sluitpost wordt behandeld. Dat is best jammer want uiteindelijk leveren dit soort procedures over het algemeen meer problemen op bij de beoordeling van de inschrijvingen dan die waar het proces wel zorgvuldig worden aangepakt. Heeft de aanbesteder niet de plicht om hier zorgvuldig mee om te gaan? Van de inschrijver wordt dit immers ook verwacht, toch? Zorgvuldigheid kost tijd, maar uiteindelijk plukt iedereen daar de vruchten van!
 
Tim Aarsen
Consulent Aanbesteden en Contracteren
 

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit bericht
Abonneer
 Security code
Scroll naar boven