Nieuw model Vraagspecificatie ‘Best for project’ gereed

Een model Vraagspecificatie met een gemotiveerde structuur voor alle contractkaders kan de sector helpen de kwaliteit, leesbaarheid, volledigheid en degelijkheid te verbeteren.  Dat zou de vraagduiding verbeteren met grote effecten voor het aanbestedingsproces. Het maakt het tenderen een stuk eenvoudiger en hoogwaardiger van kwaliteit. Ook zal het contractmanagement verbeteren, de basis (het contract) is herkenbaar en eenduidig(er).

Medio 2015 is een CROW-werkgroep gestart met de uitdagende ontwikkeling van een nieuw model vraagspecificatie voor zowel UAVgc-contracten als UAV-bestekken (RAW, STABU). Bouwbreed toepasbaar. Eerder blogde ik daar al over. De aanleiding was dat er tot heden, met uitzondering van de Model Basisovereenkomst, geen gepubliceerde uniforme modellen beschikbaar waren voor UAVgc-contracten. Dat zorgt voor veel diversiteit en problemen in de praktijk: leesbaarheid, concreetheid, variëteit in structuur en dergelijke Ook is er in de praktijk verschil tussen de structuur van de vraagstelling aan de markt, gegeven het sóórt contractkader: UAVgc of UAV (met RAW). Dit vergroot de pluriformiteit.

Het 3-P model: Project, Product, Proces

Een driedelig model, zoals al in 2011 in hoofdlijnen is beschreven in het CROW Handboek Specificeren, was vanaf de start het uitgangspunt. Afwijken hierop was  een projectwijziging die wij alleen zouden doen als er moverende bezwaren waren. Nou, dat leverde best discussie op binnen de werkgroep. Het projectdeel  was vooral voer voor discussie. Want de juristen vroegen zich af of dit wel nodig is en tot problemen leidt,en de projectmanagers en specificeerders vonden het logisch dat je de opdrachtnemer meeneemt in het project, de aanleiding, de doelen, de kritische succesfactoren, de historie, wat al is gedaan enz. Anders kan je als opdrachtnemer je werk toch niet doen?



Sheet uit cursus UAVgc Opstellen en Beheersen en Functioneel Specificeren

Maar ja, informeren is één ding (daar was iedereen het mee eens), maar contractueel vastleggen? Expliciet doelen overeenkomen? Uit analyse van enerzijds een hele trits modellen en praktijkvoorbeelden en anderzijds de juridische bezwaren is besloten inderdaad het projectdeel in te richten. Dit is wellicht het belangrijkste deel. Onderscheid met de andere delen is dat het geen eisen bevat. Het productdeel  was een eitje, maar verder was er vooral discussie over het procesdeel . Dat ging om de eisen die je kunt opnemen over processen die een opdrachtnemer, al dan niet in samenwerking met opdrachtgever, moet doen. Dat is in elk project anders en hangt ook af van de organisaties. En voor je het weet wordt het model veel te dik, zoals we nu ook zien in de praktijk. Het was juist de ambitie om de dikte van procesdelen in de praktijk te verminderen, de kwaliteit te verhogen en sectoraal te kunnen gebruiken. Zou het gelukt zijn? Spannend was ook de discussie over het raakvlak met de annexen ‘Acceptatie en Toetsing ontwerpwerkzaamheden’ én is er een pleidooi voor het toepassen van een annex ‘informatie in relatie tot de vraagspecificatie’. We zijn er uitgekomen!

Werkgroepleden

Het  model is opgesteld door Marnix Roosjen, (Antea Group) als rapporteur van de werkgroep ‘Model vraagspecificatie’. Bij afronding van dit product bestond de werkgroep uit de volgende leden:

• Wouter van Apeldoorn, provincie Overijssel
• Tjeerd Biessels, Prorail
• Oomke Frans, Waterschap Noorderzijlvest
• Frits Houtman, Rijkswaterstaat
• Jeroen Koolen, JK Project Management Advies
• Lukas Pepping, Antea Group
• Dennis de Raat, Balance
• Walter Suy, CROW
• Arjan Visser, CROW (tevens projectbegeleider)

1 model voor hele sector?

Al vanaf de start van het project was duidelijk dat niet direct de gehele sector dit model zou gebruiken. Sommige organisaties hebben eigen UAVgc-modellen die ook gekoppeld zijn aan hun werkprocessen. Zo hebben Rijkswaterstaat en Prorail eigen modellen (heel verschillend, maar wel met ieder twee delen) en is sinds kort ook het Provinciale Contractenbuffet beschikbaar waarin tevens een model vraagspecificatie zit. Dit laatste model bestaat uit drie delen. Ook diverse adviesbureaus hebben eigen modellen. Nee, het zou raar zijn als die eigen standaarden ineens op de schop moeten. We verwachten wel dat organisaties die géén eigen model kennen dit model gaan gebruiken en dat wellicht op termijn de bestaande modellen naar elkaar toegroeien, althans voor UAVgc-contracten.
 
UAV wordt nog niet gepubliceerd, dit is met name voor interne CROW doorontwikkeling ‘RAW nieuwe stijl’ en voor geïnteresseerden (opvraagbaar bij ondergetekende). Óf voor een toekomst waar er nog maar 1 contractkader is (UAVgc en UAV geïntegreerd) , wie weet of dat er ooit van komt. Het zou voor de directievoerders en toezichthouders wel zo gemakkelijk zijn. Het is geen doen ’s ochtends op een UAVgc-manier toezicht te houden en vervolgens ’s middags op een ander project directie UAV te voeren.
 
Kortom, of de brede toepassing snel gaat gebeuren hangt af van de kwaliteit. De werkgroepleden zijn in ieder geval enthousiast en ambassadeur van de invoering. Voor de duidelijkheid: het model is geen norm of richtlijn. Het zal op zijn kwaliteit worden getoetst in de praktijk en vaker worden toegepast als het voldoet aan de behoefte. Laat dus vooral weten wat u ervan vindt en of u verbetersuggesties heeft.

CROW Procontract en Online Kennismodule

Het model is beschikbaar in CROW Procontract als download onder de stap Opstellen (selecteer als bron CROW en selecteer op Vraagspecificatie). Later dit jaar zal het model ook beschikbaar komen in de documentgenerator. Daarnaast is het model opgenomen in de Online Kennismodule UAVgc. En natuurlijk nemen we het model ook op in onze relevante cursussen.

Wilt u meer weten? Op 29 juni staan we uitgebreid stil bij het nieuwe model tijdens de bijeenkomst Nieuw Model Vraagspecificatie 'Best For Project'.

Veel succes met het gebruik, ik heb hoge verwachtingen.

Arjan Visser
Projectmanager Aanbesteden en Contracteren
arjan.visser@crow.nl


Het opstellen van een Vraagspecificatie UAVgc komt, door middel van theorie en een case, ook aan bod in de Summer School - Leergang Modern Contractmanagement. Lees meer over deze 10-daagse cursus.