Gunnen op basis van “levenscycluskosten” een uitdaging voor aanbesteder en ondernemer!

28-03-2019

Goede middag, CROW Helpdesk!

Goede middag. Ik heb een vraag voor de helpdesk.

Dan bent u aan het juiste adres, zegt u het maar…

In opdracht van een gemeente zijn we bezig met de bestekvoorbereiding voor de herinrichting van enkele straten in een oude stadskern. Uitgangspunt is dat er gebakken materialen worden gebruikt. Dat geldt dus voor het straatprofiel, de trottoirs en de banden.
Bij onze opdrachtgever -de gemeente- bestaat de vrees dat gezien de kostenstijgingen in de markt het totale project (dat betreft ook een aantal andere straten in de stadskern) niet binnen budget gerealiseerd kan worden. Kunnen we nu een alternatief van bijvoorbeeld beton- en een alternatief van gebakkenmaterialen opnemen in het bestek, zodat de gemeente op basis van inschrijfprijzen een keuze kan maken. Deze keuze kunnen we dan ook weer verwerken in de bestekken voor de volgende fases.

U wilt dus de materialen natuursteen of beton tegen elkaar kunnen afwegen en op basis van de prijs een keuze maken.

Ja, inderdaad en de vraag is nu: op welke wijze voor beide alternatieven een marktconforme prijs wordt aangeboden. Mijn vraag is of er een methodiek is om voor beide materialen een marktconforme prijs te krijgen en eenduidig de gunning (EMVI/BPKV) te kunnen doen?

Er zijn verschillende mogelijkheden:
De eerste is een “optie” opnemen in het bestek. De inschrijver kan dan bijv. inschrijven op het bestek en aanvullend op een optie m.b.t. het toepassen van natuursteen. De vraag is hoe je dan i.r.t. de gunning wilt omgaan met de prijs voor de optie.

Deze mogelijkheid hebben we al bekeken en levert niet per definitie gunning op aan de best passende inschrijving omdat we niet zeker weten of we gebruik zullen maken van de optie.

Dan bekijken we een tweede mogelijkheid. Dat is gebruik maken van zogenaamde “varianten van de aanbesteder”. (Zie hiervoor bijvoorbeeld ARW 2016 art. 2.29). U omschrijft dan de twee varianten (natuursteen en betonsteen) en de inschrijvers kunnen aanbieden op die variant waarop ze het beste scoren op basis van het gunningscriterium. Nadeel is dat wanneer bijvoorbeeld de betonsteenvariant net iets beter scoort u niet zomaar naar de bij nader inzien gewenste gebakken variant kunt switchen.

Dat is wel een mogelijkheid. Ik ga deze eens bespreken met onze opdrachtgever. Is er nog een mogelijkheid?

Er is ook nog een derde mogelijke oplossingsrichting. Deze kan gevonden worden in het gunnen op basis van: levenscycluskosten.
Gunnen op levenscycluskosten betekent rekening houden met de kosten die je verwacht gedurende de totale levenscyclus van het werk. De Aanbestedingswet 2012 geeft in art. 2.115 onder andere aan dat dit kosten zijn zoals: verwervingskosten, gebruikskosten, onderhoudskosten en kosten volgend uit het einde van de levenscyclus, denk aan sloopkosten.
Je krijgt dus als aanbesteder een beeld van alle kosten gedurende de levenscyclus van het werk of een onderdeel daarvan.
De aanbestedingswet geeft wel een aantal voorwaarden om te kunnen gunnen op basis van levenscyclus kosten.
De Aanbestedingswet 2012 geeft in art 2.114 aan dat de aanbesteder gunt op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijver. Dit kan dan op basis van of Laagste prijs, Beste Prijs Kwaliteitsverhouding (wat we voor de wijziging van de aanbestedingswet in 2016 kenden als EMVI) of op basis van laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit, zoals de levenscycluskosten.

Dit laatste criterium is dan weer verder uitgewerkt in art. 2.115. Van belang is dat een keuze voor laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit, zoals de levenscycluskosten, moet worden gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.
Verder moet je als aanbesteder het volgende in de aanbestedingsstukken vermelden:
a. de door de inschrijvers te verstrekken gegevens, en
b. de methoden die de aanbestedende dienst zal gebruiken om de levenscycluskosten op basis van deze gegevens te bepalen.

Het is dus van belang voorafgaand aan de aanbesteding een valide rekenmodel op te stellen, zodat het de inschrijvers duidelijk is welke kosten op welke wijze meetellen in het berekenen van de levenscycluskosten.
 
Zelf kunt u dit rekenmodel, of in een eerdere fase een ruwere versie, gebruiken om af te wegen of het gunnen op basis van levenscycluskosten potentieel meerwaarde en onderscheidend vermogen oplevert.
Voordeel kan zijn dat vooraf inzichtelijk wordt wat de beheer/onderhoudskosten zijn.
Het is goed mogelijk dat door het gunnen op basis van de kosten over de gehele levenscyclus een project qua aanleg duurder en qua onderhoud goedkoper wordt. Dit kan er toe leiden dat onderaan de streep een project goedkoper wordt. Maar dit betekend dan wel dat er voor de realisatiefase een groter budget benodigd is.

Een hierbij door veel organisaties te nemen hobbel is dat de budgetten voor aanleg en onderhoud zijn gescheiden. Deze budgetten zullen voor het gunnen op basis van levenscycluskosten bij elkaar moeten worden gebracht.
 
Kortom: de zoektocht naar een betere oplossing met mogelijk hogere investeringen die zich in de toekomst terugverdienen, dat is de uitdaging die je met dit gunningscriterium in de markt neerlegt!

Dank voor de informatie, wij gaan de verschillende mogelijkheden eens goed afwegen en een overleg inplannen met onze opdrachtgever.
 
Graag gedaan en mochten er nog vragen zijn dan weet u CROW te vinden...

 

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit bericht
Abonneer
 Security code
Mét CROW onzichtbaar goed geregeld
Scroll naar boven