Heldere vragen zijn goed voor de samenwerking 6 feb 2017

    Past Performance wordt in een flink aantal gemeenten en provincies al enkele jaren toegepast. De methodiek, specifiek gericht op de samenwerking tussen overheden en marktpartijen, blijft zich vernieuwen. Sinds dit jaar wordt er gewerkt met vragen die zijn doorontwikkeld na ervaringen in de praktijk. “Over iedere letter is nagedacht.”
     
    De Past Performance-methodiek blijkt een succes: al zo’n tachtig gemeenten, provincies en waterschapen maken er gebruik van. Maar de ontwikkeling van de methode gaat gewoon door, legt CROW-programmamanager Roy Voorend uit. “We hebben een aantal dingen verbeterd en toegevoegd. Zo was het oorspronkelijke beoordelen van de aannemer door de opdrachtgever wat te eenzijdig. Als het doel is om de samenwerking te verbeteren door structureel in gesprek te gaan, dan hoort daar ook bij dat beide partijen elkaar beoordelen. Dus dat wederzijds beoordelen gebeurt vanaf dit jaar.”


    Nieuwe vragen: concreet, duidelijk en uniform

    Maar dat betekent ook een nieuwe, kritische blik op de vragen die de beide partijen moeten invullen over hun samenwerking. Een werkgroep van ervaringsdeskundigen ging daar vorig jaar mee aan de slag. Niet alleen vertegenwoordigers van overheden, zoals Aart de Ruiter (Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier), Cor Luijten (Rotterdam) en Alex van ‘t Veld (Den Haag), maar ook uit de markt, zoals Dick van Werven (Bouwend Nederland) en Niels van Amstel (NLIngenieurs). Door hun ervaringen met projecten vanaf beide kanten van de tafel en met de toepassing van Past Performance, moesten de vragen concreter, duidelijker en meer uniform worden gemaakt.


    Dat was best wat kommawerk, erkennen de werkgroepleden. Van Amstel: “Het is een complex proces. Het is niet voor niks dat we er een jaar mee bezig zijn geweest. Soms waren we net een stel taalkundigen die ieder woord op een weegschaal legden.” Van ‘t Veld: “Er zijn best wat inhoudelijke discussies gevoerd.”

    Maar toch was dat belangrijk, zegt De Ruiter. “Taal is multi-interpretabel. Maar je wilt juist dat iedereen meteen begrijpt wat er precies met een vraag wordt bedoeld.” Luijten: “Je wilt niet dat mensen een vraag zelf interpreteren, je wilt dat ze laten zien wat er in hun hoofd zit. We hebben daarom geprobeerd om de vraag strak en kort te houden, en eventuele voorbeelden te geven in de toelichting. Je moet je dan ook goed bedenken hoe zo’n Past Performance gesprek verloopt. We hebben er bijvoorbeeld ook over nagedacht om de discussiepunten in een samenwerking juist niet letterlijk te benoemen.” Luijten geeft een voorbeeld: “Zo was er een vraag over de toelevering van revisietekeningen. Die hebben we eruit gehaald en vervangen door de vraag of de partners alle documenten hebben aangeleverd.”

    Maar de vragen moesten wel concreet zijn. Onduidelijke of modieuze managementtaal moest zoveel mogelijk vermeden worden. En dat is best lastig, weet Van Werven: “Vage termen als ‘ontzorgen’ worden enorm veel gebruikt, maar eigenlijk is het volstrekt onduidelijk wat daar precies onder wordt verstaan. Voor een beoordeling is het juist belangrijk dat alle termen ondubbelzinnig zijn. Hoe groter het effect van de beoordeling is, hoe zorgvuldiger het in elkaar moet zitten.”


    Resultaten: niet alleen soft, ook meetbaar

    Het uitgebreid bespreken van de samenwerking door bouwers en opdrachtgevers klink misschien een beetje soft, maar alle partijen benadrukken dat het juist moet leiden tot harde resultaten, zoals lagere faalkosten en minder vertraging. Van Werven: “Dit zijn geen soft skills, dit zijn juist hard skills. Ook bij aannemers speelt het besef inmiddels heel sterk dat alles begint bij een goede samenwerking.” De Ruiter: “Ik zie heel duidelijk een verschil met enige tijd geleden, toen de nadruk vooral lag op scoren. De huidige en de komende generatie legt steeds meer belang bij een goede samenwerking. Dat hoort ook bij de nieuwe contractvormen, waarbij samenwerking steeds belangrijker is.”

    Luijten: “Past Performance meet de kwaliteit van de samenwerking, dus in de vragen leg je zoveel mogelijk de nadruk op houding en aantoonbaar gedrag. De kwaliteit van het product leg je vast in de overeenkomst en meet je via de contractbewaking, dus die staat los van Past Performance. Past Performance is contract-soort onafhankelijk want het gaat om het proces van de samenwerking. Via de dialoog dienen partners ook geïnteresseerd te zijn in de ander en vragen: “Waarom doe je dit op deze manier?””


    Hulpmiddel om met elkaar het gesprek aan te gaan

    En juist die interesse in elkaar is een reden dat een samenwerking goed gaat, weten alle werkgroepsleden uit eigen ervaring. Ze merken in de praktijk dat Past Performance werkt, omdat zaken besproken kunnen worden zonder dat ze de bouwvergaderingen in de weg zitten. Want alle partners vinden het belangrijk om goed samen te werken. Maar vaak is het moeilijk om juist die zachtere kant van het bouwproces aan de orde te stellen. Van ‘t Veld: “Je hoort vaak van mensen die met Past Performance werken dat ze nu een hulpmiddel hebben om het gesprek aan te gaan.”

    Voor de werkgroepleden is het afwachten hoe de nieuwe vragenlijsten en de wederzijdse beoordeling in de praktijk gaan werken. Van Amstel: “Het is nu al een ander Past Performance-gesprek dan pakweg twee jaar geleden. De nieuwe vragenlijsten zijn nu klaar, maar we willen ook weten wat de ervaringen zijn over een jaar.”

    Volgens Luijten is Past Performance met de nieuwe vragenlijsten een verdere stap naar een betere samenwerking tussen opdrachtgever en marktpartijen, maar hij benadrukt dat samenwerking om veel meer gaat dan alleen een vragenlijst invullen. “Aan het eind van de rit komt er weliswaar een score uit. Maar het is eigenlijk nog belangrijker dat er door middel van de dialoog over de samenwerking gesproken is. Geef daarbij comlpimenten over wat goed gaat en maak afspraken over hetgeen minder soepel is verlopen. Zo kunnen we van elkaar leren en samen beter worden.”

    Meer informatie over de nieuwe vragenlijsten, het wederzijds beoordelen en ervaringen met Past Performance leest u op www.past-performance.nl.

Reacties

Jacomijn de Meij
Goede ontwikkeling deze tweezijdige benadering. ben benieuwd naar de resultaten.
13-2-2017 14:33:47

Abonneer
 Security code
>