CROW Levende Stad - Evenementen in de openbare ruimte

In iedere gemeente worden jaarlijks veel verschillende evenementen georganiseerd. Van kleine lokale evenementen zoals als een kermis of een braderie, tot grote regionale of nationale evenementen zoals een wielerwedstrijd, een muziekfestival, of zelfs een wandelvierdaagse zoals in Nijmegen. Hoe zorg je er nu als gemeente voor dat zowel bij kleine als bij grote evenementen in de openbare ruimte de juiste maatregelen worden getroffen en dat de openbare ruimte tijdens en na het evenement op orde is?

Organisatie van evenementen in de gemeente Pijnacker-Nootdorp

De gemeente Pijnacker-Nootdorp ervaart dat de organisatie rondom het op orde brengen van de openbare ruimte ten behoeve van evenementen een activiteit is die een beheerder bij een relatief kleine gemeente er ‘even’ bij doet. Daarbij gaat het niet over het organiseren van het evenement zelf, maar om allerlei activiteiten in de openbare ruimte die een evenement met zich meebrengt waar de gemeente voor verantwoordelijk is. Goede voorbeelden zijn het opruimen van de rommel op straat tijdens en na het evenement, het plaatsen van hekken en bebording, en het aanwijzen van bijvoorbeeld tijdelijke parkeerplaatsen.
Deze taken vallen onder de verantwoordelijkheid van de gemeente. Wie doet wat in dit proces? Hoe ga je om met kosten en baten? Hoe zorg je dat het er buiten netjes uit ziet? Hoe ga je om met klachten en meldingen? Gebruik je een draaiboek? Hoe communiceer je naar de burger over geplande evenementen? Gebruik je een evenementenkalender? Allemaal vragen die uiteindelijk tot doel hebben: een succesvol evenement, waarbij de openbare ruimte op orde blijft en de omgeving zo min mogelijk overlast ervaart. 
 

Gemeente Haarlemmermeer

De gemeente Haarlemmermeer heeft veel ervaring met de organisatie van zowel kleine als grote evenementen. Het grootste is het dancefestival Mysteryland met zo’n 60.000 bezoekers. Maar verschilt de organisatie van een klein evenement met die van een groot evenement? In Haarlemmermeer niet. De gemeente ondersteunt en adviseert de organisatoren daar waar nodig. Wilt u weten hoe? Kom dan op 9 februari naar Pijnacker.

Doel

Inventariseren wat je als gemeente allemaal moet doen en hoe je al die activiteiten zodanig organiseert, dat de openbare ruimte voor, tijdens en na een evenement op orde blijft?