Ontwikkelend beheer aan de hand van iAMPro in Utrecht

Eerder dit jaar (18 februari) heeft de gemeenteraad van Utrecht de nieuwe nota BOR goedgekeurd. In reacties op mijn eerdere bijdrage op linkedin hierover werd ook gevraagd of we in de toekomst enkele resultaten hiervan konden delen. Daarom neem ik je in deze bijdrage mee in de verandering in de formatie van onze beheerafdeling en de rol van iAMPro daarin.

Even terug naar de nota BOR: dankzij deze nota beschikken we als beheerafdeling in Utrecht vanaf 2021 over de middelen die nodig zijn om de achterstanden in de openbare ruimte weg te werken en in te spelen op de grote vervangingsopgaven vanuit de naoorlogse wijken. Dat doen we op basis van een nieuwe beheerfilosofie: ontwikkelend beheer. Ontwikkelend beheer betekent dat we niet meer standaard een object (zoals een weg of riolering) functioneel vervangen, maar de kans op vervanging aangrijpen om ook andere grote opgaven van de stad te realiseren (klimaatadaptatie, energietransitie, mobiliteitsbehoefte, verdichting, etc). Bijvoorbeeld door in samenwerking met andere afdelingen (en externe stakeholders) de functie van het object aan te passen en ook de verandering van de omliggende fysieke omgeving mee te nemen in het project. Door de beheeropgave te koppelen aan de andere opgaven van de stad, versnellen we de noodzakelijke vernieuwing. Dit vraagt om een andere wijze van werken en brengt dus de nodige verandering met zich mee voor de beheerafdeling

Om de transitie te maken van functioneel beheer naar ontwikkelend beheer is een strategisch plan opgesteld waarin 24 stappen geagendeerd zijn, die ondertussen een plek hebben gekregen in een implementatieplan. Zonder voldoende bemensing en de juiste competenties kunnen deze meeste van deze stappen niet gezet worden. Daarom hebben we prioriteit gegeven aan het in lijn brengen van onze formatie met onze beheeropgave en de nieuwe wijze van beheren. Hiervoor is een formatieplan opgesteld dat niet alleen zorgt voor voldoende personeel, maar waarin ook nieuwe functies zijn opgenomen die nodig zijn om de visie op ontwikkelend beheer waar te maken.
Voor de onderbouwing van de benodigde functies en de benodigde FTE’s hebben we als basis gebruik gemaakt van het iAMPro model. Dit assetmanagement model geeft inzicht in de (zes) processtappen in de beheercyclus en in de kerntaken per stap. Daarmee is het een handig model om inzichtelijk te krijgen in de vraag in hoeverre de bestaande organisatie reeds in staat is invulling te geven aan al haar taken en wat daar nog aanvullend op nodig is. Het iAMPro model biedt daarbij ook een lijst met functies/rollen inclusief kerntaken, die we als basis hebben gebruikt voor ons nieuwe formatieplan.

Ontwikkelend beheer gaat echter verder dan assetmanagement waardoor er nieuwe functies en rollen noodzakelijk zijn om de regisserende en ontwikkelende rol waar te kunnen maken. Daarom hebben we de iAMPro-lijst voor Utrecht aangevuld met een enkele nieuwe functies. Bijvoorbeeld met de programmamanager openbare ruimte (een integraal opdrachtgever voor projecten die zowel een beheercomponent hebben als opdrachten en daarom ook financiering bevatten vanuit andere organisatieonderdelen), programmamanager integrale contracten (zoals o.a. de DVO met de afdeling die verantwoordelijk is voor het dagelijks onderhoud), ruimtelijke ketenadviseur (medewerkers die de verbinding leggen in de keten van ontwerp tot en met beheer) en de coördinator overdrachten (verantwoordelijk voor een soepele overdracht van ontwikkelingsprojecten naar de beheerfase). Daarnaast zijn sommige rollen uit het iAMPro model aangepast, zoals de rol van vakbeheerder. Deze is gesplitst in rollen die deels in het beheerteam zijn komen te liggen en deels zijn komen te liggen bij de nieuwe functie van assetmanager, die meer strategisch en pro-actief van aard geworden is en op die manier invulling kan geven aan het gewenste ontwikkelend beheer. Als je interesse hebt in de kerntaken van die nieuwe functies en bijbehorende competenties, dan delen we die graag.

Het formatieplan is sinds enkele dagen gereed en de matchingsgesprekken met de medewerkers vinden komende weken plaats. Vervolgens kan de externe werving eind dit jaar in volle omvang gaan starten. In totaal groeien we als beheerafdeling op basis van dit formatieplan de komende twee jaar met ordegrootte 40 medewerkers. Ben je geïnteresseerd; abonneer je dan op de vacaturemelder van Utrecht (Jobalert - Gemeente Utrecht (werkenbijutrecht.nl)

Parallel aan het formatieplan werken we al aan diverse stappen uit het strategisch plan, zoals het professionaliseren van het interne opdrachtgeverschap, het opstellen van de meerjarige integrale investeringsprogrammering en bijbehorende kaart. Ook zijn we bijvoorbeeld als Utrecht samen met de gemeente Almelo gestart met de aanbesteding van een nieuw assetinformatiesysteem, waarin meerdere databronnen en modellen (IMBOR en IMGEO) worden geïntegreerd naar één data model en één databank en waar meerdere applicaties binnen de gemeente vervolgens gebruik van kunnen maken (eenmalige invoer, meervoudig gebruik). Naast een forse kostenbesparing (op niveau van BV Nederland scheelt dit als snel tientallen miljoenen euro’s per jaar)  biedt dit tal van andere voordelen. Meerdere gemeenten, maar ook brancheorganisaties, VNG en het ministerie van Binnenlandse Zaken zijn daarom aangesloten op het collectief dat deze ontwikkeling een stap verder wil brengen. Hierover ga je in de toekomst nog meer horen.