ACA GWW helpdesk

‘Verbinding zoeken niet alleen met opdrachtgevers, maar ook met opdrachtnemers’ dat was de doelstelling van CROW en ACA GWW toen zij in januari 2015 een pilot van 2 jaar te startten om de helpdesk vragen van ACA GWW te laten beantwoorden door CROW – met als achtervang de juristen van Severijn-Hulshof.

Inmiddels zijn we 2 jaar verder en hebben beide partijen zich weer voor een periode van 2 jaar aan elkaar verbonden. Hiermee wil CROW ook laten zien dat CROW niet alleen de partij is van de opdrachtgevers, maar ook zeker het kennisplatform voor de opdrachtnemers.

Uw vraag aan ACA GWW, wat gebeurt daarmee?

Voor de behandeling van aanbestedingsvragen in de precontractuele fase werkt ACA GWW samen met twee kennispartners: CROW en Severijn Hulshof Advocaten. Vlot en deskundig zijn de kenmerken van de dienstverlening. Bovendien blijft de vraagsteller anoniem voor de aanbestedende dienst. Hoe gaat die dienstverlening precies in zijn werk? Ad van Leest, hoofd Aanbesteden en Contracteren bij CROW en Joost Haest, advocaat/partner bouw- en aanbestedingsrecht bij Severijn Hulshof Advocaten geven uitleg.

Wie een vraag heeft over de precontractuele fase van de aanbesteding, kan deze voorleggen aan ACA GWW. Het liefst via een mailbericht aan info@acagww.nl, met bijvoeging van de relevante documenten. De vraag komt dan terecht bij de adviseurs van CROW. Allereerst wordt gekeken of de vraagsteller lid is van Branchevereniging VHG of MKB Infra. Ook wordt beoordeeld of de vraag inderdaad betrekking heeft op de precontractuele fase. Dat is namelijk waar het adviescentrum ACA GWW zich op richt. Vervolgens wordt bekeken of er voldoende onderliggende stukken zijn bijgevoegd voor het geven van een reactie.

Eerstelijnsvragen

De adviseurs van CROW zijn gespecialiseerd in aanbestedingen en contracten op het gebied van infra, groen en de openbare ruimte. “Vragen die bij de helpdesk ACA GWW binnenkomen, rubriceren we naar onderwerp”, vertelt Ad van Leest. ”Zo mogelijk geven we direct antwoord of we sturen de vraag intern door naar de kenniswerkers/specialisten. Veelal kunnen we de meer algemene vragen over de aanbestedingswet en -procedures in de eerste lijn beantwoorden. Ook alle vragen over bestekken en contracten pakken we op. Binnen maximaal twee werkdagen heeft de vraagsteller een antwoord.” De helpdesk werkt bij voorkeur via e-mail. Ad legt uit waarom: “Dat dwingt de vragensteller specifiek te zijn en geeft ons gelegenheid om het juiste antwoord op te zoeken. Zo nodig nemen we ook telefonisch contact op voor nadere toelichting.”

Juridische kwesties

Is een vraag meer complex van aard, bijvoorbeeld omdat er meer juridische aspecten aan kleven, dan wordt deze doorgestuurd naar Severijn Hulshof Advocaten. Joost Haest geeft aan: “Wij beginnen direct met het doornemen van de informatie die is aangedragen en nemen veelal telefonisch contact op met de vraagsteller. Dat is wel zo persoonlijk en soms is het ook nodig wat verder door te vragen om tot de kern van de zaak te komen. De ondernemer heeft altijd de zekerheid dat we de vraag vlot oppakken. Doorgaans kan hij binnen 24 uur een reactie verwachten, dat is belangrijk, want aanbestedingsprocedures kennen nu eenmaal tijdsdruk.”

Resultaat

Zo nodig wordt op basis van het advies van de jurist een kwestie in zijn algemeenheid bij de aanbestedende dienst aangekaart. “Dat gebeurt op briefpapier van ACA GWW zodat de klager anoniem blijft en in beginsel op een vriendelijke toon”, aldus Haest. “Zeer regelmatig leidt dat ertoe dat voorschriften of eisen worden aangepast. Of er ontstaat een dialoog over een formulering, wat ook positief kan uitpakken.”Helaas zijn er ook situaties waarin de inspanningen van ACA GWW op niets uitlopen. Dan geeft de aanbestedende dienst geen krimp. Dat is jammer, zeker wanneer achteraf blijkt dat de klacht toch terecht was. Gelukkig is het over het algemeen wel zo dat de meeste aanbestedende diensten serieus kijken naar een door ACA GWW ingediende klacht. Het feit dat ACA GWW klachten neerlegt namens de brede achterban van de brancheverenigingen MKB Infra en VHG draagt daar zeker aan bij.”

Klacht

Wordt een officiële klacht ten onrechte afgewezen door een aanbestedende dienst, dan is er nog de mogelijkheid de kwestie voor te leggen aan de Commissie van Aanbestedingsexperts. Ook daarbij adviseren en ondersteunen de advocaten van Severijn Hulshof ACA GWW.

Over geheel 2015 zijn er 95 vragen gesteld aan ACA GWW, hoofdzakelijk door aannemers. Vaker terugkerende onderwerpen zijn: bewijsvoering, RAW-bestek en onduidelijkheid daarin, aanbestedingsregels en -procedure, disproportionele eisen, de inschrijving en de gunningsprocedure. 

ACA GWW helpdesk
Aanbestedingsvragen in de precontractuele fase
Praktische kennis direct toepasbaar
Scroll naar boven