Aanbestedingsrisico’s AWBZ

Er zijn zaken die als ze geen aandacht of onvoldoende aandacht krijgen ertoe kunnen leiden dat de aanbesteding niet het gewenste effect heeft. Het vervoer wordt dan niet naar tevredenheid uitgevoerd. Het kan zijn dat er geen of onvoldoende inschrijvers zijn, de prijs te hoog of te laag is, of zaken niet of niet helder geregeld worden.
Hier een overzicht in vogelvlucht van een aantal items waar AWBZ-instellingen bij de aanbesteding aandacht voor moeten hebben.

Tips voor AWBZ-instellingen en zaken om rekening mee te houden:

• Onvoldoende scheiding tussen selectie- en gunningcriteria.

Dit is ook in strijd met de aanbestedingsrichtlijnen.

• Strategische inschrijving van een vervoerder.

Dit komt vooral voor als een vervoerder meerdere tarieven moet offreren, die vervolgens door middel van een weegfactor worden meegenomen in de beoordeling. Van belang is dat de weegfactor van de tarieven overeenkomt met de werkelijke verhouding tussen de twee volumes.

• • Voorbeeld: u vraagt twee tarieven uit, één voor deur-deur vervoer (tarief A, 98 procent van het vervoervolume) en één voor kamer-kamer vervoer (tarief B, twee procent van het vervoervolume). Als u besluit om tarief B voor 25 procent mee te laten wegen in de gunning, kan de vervoerder besluiten om een laag tarief B aan te bieden, om zo meer punten in de gunning te scoren.
    
    
• Ontbreken van belangrijke bepalingen, bijvoorbeeld de wijze waarop een hoofdaannemer vervoer kan of mag uitbesteden.

De AWBZ-instellingen heeft geen directe relatie met onderaannemers, maar de hoofdaannemer blijft altijd verantwoordelijk en de onderaannemers moeten voldoen aan dezelfde kwaliteitseisen.

• Neem altijd zelf beslissingen om zo op de hoogte te zijn van de inhoud van het PvE, ook als externe adviseurs worden ingeschakeld.

Inschakelen van externe adviseurs betekent overigens niet dat de AWBZ-instelling de regie uit handen geeft. Het Programma van Eisen en bestek moeten uw gedachtegoed zijn en blijven!

• Het contract is volledig ‘dichtgetimmerd’ met weinig inbreng voor de vervoerder, waardoor er na gunning sprake is van een moeizame (opbouw van een) vertrouwensrelatie.

Dit komt omdat de AWBZ-instellingen met het contract geen vertrouwen uitstraalt richting de vervoerder.

• Het perceel is te groot en/of de duur van het contract te lang.
  
  De verleiding is groot om te kiezen voor een lang contract van grote omvang. Een groot perceel beperkt echter de concurrentie, omdat minder (lokale) vervoerders kunnen inschrijven.

• Een contract met een te korte looptijd beperkt mogelijk het aantal inschrijvingen omdat een contract voor nieuwkomers minder interessant is of kan kostprijsverhogend werken.

Kies daarom voor een middenweg tussen contractduur en omvang.

• Het voorwerp van de opdracht moet voor alle betrokkenen helder zijn.

Het vervoersvolume moet zo accuraat mogelijk in de aanbestedingsdocumenten worden opgenomen. Op basis van het volume kunnen vervoerders een aanbieding doen zonder hierin veel (kostenverhogende) risico’s te moeten incalculeren.

• Er komen geen inschrijvingen binnen.

Deze kans bestaat en kan voorkomen als marktpartijen het pakket van eisen te zwaar vinden en/of de risico’s die voort (kunnen) komen uit contract te groot.

• De prijs is hoger dan verwacht.

De AWBZ-instelling kan te maken krijgen met een hogere prijs dan waar vooraf rekening mee was gehouden. Neem vooraf een maximum beschikbaar budget op of richt de gunningcriteria zodanig in dat een inschrijver ‘gestuurd’ wordt binnen een bepaalde marge.

• De prijs van de winnende inschrijver is te laag.

Dit kan problemen opleveren tijdens de contractperiode, omdat niet kan worden gegarandeerd dat de inschrijver in de uitvoering de overeengekomen condities waar kan maken. De AWBZ-instelling kan na een uitvoerige marktanalyse een ondergrens stellen aan de geoffreerde tarieven of de gunningcriteria zo inrichten dat een lager tarief niet leidt tot extra punten in de beoordeling. Daarnaast mag de AWBZ-instelling een inschrijving ter zijde leggen als de geoffreerde prijs onrealistisch laag is. Dit kan alleen nadat de AWBZ-instelling om verduidelijking is gevraagd bij de betreffende inschrijver en de inschrijver het vermoeden van een te lage prijs onvoldoende kan weerleggen[1].

• Kwaliteitsverlies door overgang contract.

Belangrijk is om inschrijvende partijen zowel bij de aanbesteding als na gunning uitgebreide en accurate informatie te verstrekken. Ruim voldoende implementatietijd in om na gunning te starten met het vervoer.

• Geen gunning.

In het uiterste geval kan de AWBZ-instellingen besluiten om niet over te gaan tot het uitspreken van een voornemen tot gunning, maar dit kan alleen als hiervoor een goede onderbouwing is. Dit voorbehoud moet nadrukkelijk in het bestek staan. Indien een opdracht niet wordt gegund moet deze opnieuw worden aanbesteed. De eisen in deze aanbesteding moeten wezenlijk anders zijn dan die in de aanbesteding die niet werd gegund.

• Een te uitgebreid Programma van Eisen.

Het is verleidelijk om meer eisen te stellen dan die nodig zijn om de opdracht uit te voeren.

• Indien de AWBZ-instelling besluit om minder kwaliteitseisen te stellen aan een inschrijver en/of bepaalde verklaringen van beroepsbekwaamheid niet te eisen, loopt de AWBZ-instelling het risico van een minder goede uitvoering van het vervoer.
  

• Wijzigen en aanpassen van wensen.

Vaak, zeker gelet op politieke wensen, worden (ook tijdens de aanbesteding) nieuwe eisen geïntroduceerd. De AWBZ-instelling moet beschrijven hoe met eventuele wijzigingen in de omvang van de opdracht om te gaat.

• Verlengingsoptie van de contractperiode.

Aandachtspunten:

• • zonder verlengingsoptie moet opnieuw worden aanbesteed;
  • zorg voor een optie tot verlenging die voldoende interessant is voor contractpartijen;
  • houd voldoende marge aan in de tijd. Mocht één van de betrokken partijen af (willen) zien van de optie tot verlenging dan moet alsnog een aanbestedingsprocedure kunnen worden gestart en voltooid.

---

[1] Op 30 januari 2009 heeft de Rechtbank Utrecht uitspraak gedaan in de zaak IJsselsteden Beheers Groep (IJBC) en ABC Taxi tegen Achmea c.s. (LJN: BH1418)