Meerjarig onderhoud van wegen specificeren en contracteren

  • Datum: 24 apr 2014
  • Productgroep: Thema Bijeenkomst
  • Soort: Betaald
  • Vakgebied(en): Contracteren

CROW heeft een nieuwe publicatie uitgebracht over het uitbesteden van meerjarig onderhoud aan wegen in een UAVgc-contract. Op deze middagbijeenkomst nodigen wij u graag uit om met betrokkenen bij deze projecten in discussie te gaan over dit thema.

Prijs per persoon: Gratis
Momenteel zijn er geen beschikbare data

In de afgelopen jaren hebben opdrachtgevers geëxperimenteerd met de uitbesteding van het beheer en onderhoud van wegen in een UAVgc-contract. De uitgevoerde experimenten variëren sterk in aanpak en ervaringen.

Door te werken met een UAVgc-contract heeft de opdrachtgever minder uitvoerende taken, maar krijgt hij er een controlerende taak bij. De opdrachtnemer krijgt er, in de voorbereidings- en uitvoeringsfase, juist extra procestaken bij, heeft meer verantwoordelijkheden en moet meer kennis hebben van het beheren van weginfrastructuur. Daarbij is er een verandering in bijvoorbeeld het specificeren en de kwaliteitsbeheersing van de werkzaamheden. Hiervoor zijn andere competenties nodig om het werk buiten succesvol te kunnen opleveren.

Welke afwegingen maakt u hierbij en hoe bepaalt u uw contracteringsstrategie?

Programma

Tijdens de themabijeenkomst wordt de inhoud van de publicatie toegelicht, vertellen Boskalis, gemeente Wageningen en de provincie Gelderland hun praktijkervaringen en is er volop ruimte voor discussie en het delen van uw eigen ervaringen.

Kosten

95 euro voor de bijeenkomst
135 euro voor de bijeenkomst inclusief publicatie 318 (twv 52 euro) - u ontvangt de publicatie tijdens de bijeenkomst.


12.30 uur Ontvangst
13.00 uur Opening
Het werken met een UAVgc contract vraagt een andere werkwijze.
Welke afwegingen maakt u hierbij en hoe bepaalt u uw contracteringsstrategie?
Door dagvoorzitter Arjan Visser (CROW)
13.15 uur Wat is een hybride contract?
Wel nog de inhoud van het contract bepalen zoals bij een RAW bestek, maar geen UAV meer- en minderwerk discussies? Waarom zou je daarvoor kiezen en hoe zit zo´n contract in elkaar?
Door Rob Luiten (CROW)
13.30 uur Praktijkervaring van opdrachtgevers en opdrachtnemers
  • Wat zijn de mogelijkheden voor de opdrachtgever bij het onder UAVgc specificeren en uitbesteden van onderhoud? Waaruit kun je kiezen en hoe pak je e.e.a. praktisch op?
Remco van Ahee, gemeente Wageningen deelt zijn ervaringen bij het uitbesteden van de beheertaken van het gemeentelijk wegen areaal.
 
  • Wat zijn de consequenties voor de opdrachtnemer? Meer risico´s, meer vrijheid meer activiteiten en mensen. Hoe deze risico´s in te schatten en hoe in te schrijven op een UAVgc onderhoudscontract?  
Berwich Sluer, Manager Quality, Research & Support bij  Boskalis vertelt hoe bij Boskalis invulling wordt gegeven aan de veranderde taken en verantwoordelijkheden.
 
  • “Uitbesteden van beheer en onderhoud? Bezint eer ge begint!” Beheer en onderhoud van wegen is een kwestie van zorgvuldig omgaan met publiek kapitaal. Het uitbesteden moet daarom een weloverwogen beslissing zijn.
Jan Spoelstra, Provincie Gelderland deelt graag de ervaringen die de Provincie Gelderland inmiddels met een aantal UAV-gc contracten heeft opgedaan om tot een (nog) betere besluitvorming te komen.
15.00 uur Pauze
15.15 uur Workshops
In twee rondes worden de volgende workshops gegeven:
  1. Wel of niet uitbesteden? Kan de markt iets wat de overheid niet kan?  Deze workshop wordt geleid door Remco van Ahee, Gemeente Wageningen.
  2. Opdrachtgever waar moet u rekening mee houden bij uitbesteden?
    Scope, organisatie mensen, duur van het contract. Deze workshop wordt geleid door Jan Spoelstra, Provincie Gelderland.
  3. Is de opdrachtnemer er klaar voor? Hoe organiseert de opdrachtnemer het werk. Door Berwich Sluer, Boskalis. 
  4. Overweging welke contractvorm te kiezen, door Rob Luiten, CROW.

U kunt twee workshops bijwonen. U gaat met elkaar in discussie te gaan en komt tot vragen of punten die worden voorgelegd aan het panel tijdens de paneldiscussie.
16.00 uur Paneldiscussie
16.45 uur Borrel
Heeft u een combiticket besteld? Dan ontvangt u publicatie 318 tijdens uw bezoek aan de bijeenkomst.
  Hof van Wageningen
Lawickse Allee 9
Wageningen

Tijdens de middagbijeenkomst op 24 april jongstleden werden aanwezigen bijgepraat over de nieuwe publicatie en over hybride contractvormen. Naast kennisoverdracht kwamen door middel van presentaties en workshops praktijkervaringen uitgebreid aan bod én was er ruimte voor discussie.



Wat CROW betreft was het een geslaagde dag. Mocht u de bijeenkomst hebben gemist dan kunt u op 6 mei de bijeenkomst ‘Samenwerken met beheerorganisaties - een succes?’ bijwonen van het netwerk CROW levende Stad.

Presentaties

  1. Rob Luiten gaf een presentatie over de ontwikkeling van de hybride contracten bij CROW. ‘Heeft CROW dit zelf bedacht of is het gedaan op verzoek van de markt?’ was een vraag uit de zaal. Dat laatste uiteraard, CROW werkt namelijk met en voor de sector.
     
  2. Remco van Ahee van de gemeente Wageningen deelde zijn ervaringen met een driejarig onderhoudscontract voor het uitbesteden van de beheertaak van het wegenareaal. Waarom is gekozen voor drie jaar en niet langer? Wat is de invloed die een wethouder nog kan uitvoeren?
     
  3. Kunnen opdrachtnemers het werken met meerjarige onderhoudscontracten aan? Ja, uiteraard was het antwoord van Berwich Sluer. Een goede samenwerking en kennisoverdracht is essentieel. De contracten zijn zeer divers en communicatie met de opdrachtgever is belangrijk. De ervaring leert ook om zeer goed te analyseren wat de vraag van de aanbesteder eigenlijk inhoudt en niet zomaar op alle vragen in te gaan. Zeker als de informatieachterstand groot is kan dit risicovol zijn.
     
  4. Jan Spoelstra gaf op basis van de ervaring van Provincie Gelderland onder de noemer 'Bezint eer ge begint' tips over welke zaken bij de uitbesteding zeker aandacht verdienen. Het beoogde financiële voordeel kan ongewenste gevolgen opleveren. Gebruik vooral standaard contracten, contractbeheersing en rollen om de transactiekosten te verlagen en risico's te beperken . Gelderland heeft met name ervaring met reconstructieprojecten met lange onderhoudstermijnen. Dit is wezenlijk anders dan bij Wageningen.

Terugblik workshops

Opdrachtgever waar moet u rekening mee houden bij uitbesteden? Scope, organisatie, mensen, duur van het contract.

Jan Spoelstra

Overheden kijken momenteel nadrukkelijk naar de taken en grootte van hun eigen organisatie, omdat het werk en de omgeving verandert. De wegbeheerders dragen zorg voor de (weg)gebruiker. Bij UAVg-contracten worden er, meer dan bijvoorbeeld UAV/RAW-contracten, verantwoordelijkheden overgedragen naar de opdrachtnemer. De aanleiding hiervoor verschilt per opdrachtgever. Doelen kunnen zijn:

  • het vergroten van doelmatigheid en doeltreffendheid
  • benutten van marktkennisr
  • reduceren van de kosten van de eigen organisatie
  • uitbesteden van taken die niet (meer) tot de kerntaken van de organisatie behoren.

Uit de ervaringen van de Provincie Gelderland komen veel aandachtpunten naar voren. Volledig ontzorgen bij uitbesteding is een illusie, de belangen van opdrachtgever en -nemer verschillen. Pak de rol in beheersing en bekwaamheid en benoem samen risico's. Wil je als opdrachtgever innovatie, geef hier dan ook ruimte voor. Weet wat je hebt en wat je vraagt om te krijgen wat je wil.
 

Wel of niet uitbesteden? Kan de markt iets wat de overheid niet kan?

Remco van Ahee

Wanneer je als Opdrachtgever zover bent om het onderhoud meerjarig aan de markt over te laten, kom je voor enkele cruciale keuzes te staan. De reden om voor deze contractvorm te kiezen is misschien wel de meest essentiële.:

  • Is het een politieke opdracht ( aanbestedingsvoordeel is een vaak gehoorde loze kreet)
  • Zit de organisatie in een transitie van zelf doen naar regie?

Voor alles geldt dat het organisatiebreed gedragen moet worden.
De publicatie ‘Meerjarig onderhoud van wegen specificeren en contracteren’ is een handige tool om deze keuze op een juiste manier af te wegen. De keuzes/ afwegingen dienen integraal gemaakt te worden. Z org voor draagvlak en blijf je eigen organisatie en collega’s aan de hand meenemen in de aanloop, maar ook tijdens de samenstelling van bijvoorbeeld alle (aspect) eisen en toetsing tijdens de uitvoering.

Voordelen van het voor langere duur uitbesteden van onderhoudstaken zijn dat:

  • beheer van wegen integraal binnen de organisatie op de agenda komt
  • processen worden verduidelijkt en heldere keuzes worden gemaakt, bijvoorbeeld over toe te passen onderhoudsniveaus
     
Houd rekening met de veranderende rol van bijvoorbeeld opzichter naar contractbeheerder, van toezichthouder naar toetser. Wees niet bang voor verandering! Een spiegeling van je organisatiecultuur is niet overbodig.

Nu de praktijk: leer je team kennen, communiceer duidelijk en maak inzichtelijk waar je belangen en risico’s liggen. Is een risico niet in te schatten leg het dan niet bij de opdrachtnemer neer, dit wordt (vaak) te duur afgeprijsd. Neem verantwoordelijkheid en neem elkaar in vertrouwen.
Vertrouwen is een van de fundamenten om de succesfactor van meerjarig onderhoud op basis van  UAV_GC te vergoten.

Overweging welke contractvorm te kiezen.

Rob Luiten

Er is ruime keuze aan contractvormen. Welke kies je? Op deze vraag is niet zomaar een eenduidig antwoord te geven. Bij de keuze van de contractvorm spelen vele zaken een rol, bijvoorbeeld:

  • de aard van het werk (zowel technisch maar ook bijv. wel of niet inclusief meerjarig onderhoud);
  • het budget van de opdrachtgever;
  • politieke wensen en gevoeligheid;
  • marktomstandigheden;
  • ruimte voor duurzaamheid en innovatie;
  • etc.
 
Als er één duidelijke conclusie is te trekken dan is het wel dat er project, specifiek een keuze moet worden gemaakt.