Aanbestedings-documenten

De aanbestedingsdocumenten moeten in ieder geval bestaan uit de volgende onderdelen:

• een duidelijke en realistische omschrijving van de opdracht;
• het Programma van Eisen (PvE);
• de selectiecriteria;
• de gunningcriteria;
• conceptovereenkomst;
• beoordelingsprotocol.

Planning in tijd
De gemeente moet voldoende tijd voor het opstellen van de aanbestedingsdocumenten begroten. Alleen dan kunnen alle partijen betrokken worden bij het proces en ontstaat een breed gedragen document. Het voorkomt onnodige omissies als gevolg van tijdgebrek. Ook de tijd die gemoeid is met de interne goedkeuring van de aanbestedingsdocumenten door de gemeente is van belang.

Voor leerlingenvervoer betekent dit over het algemeen dat de documenten moet worden ingebracht in het College van Burgemeester en Wethouders. Dit beslisorgaan kent een uiterste aanlevertermijn. Die tijd moet ook in het oog worden gehouden. Binnen sommige gemeenten dient zelfs de gemeenteraad met een gunningbesluit in te stemmen. Indien sprake is van een Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) moet men met meerdere data rekening houden. Dit kan de besluitvorming vertragen, waarvoor vooraf voldoende tijd ingepland moet worden.

Kwaliteit versus prijs
Het kwaliteitsniveau van leerlingenvervoer wordt voor een groot deel bepaald door de eisen die de gemeente stelt aan de uitvoering door de vervoerder. Eisen dienen daarom zo uitgebreid en duidelijk mogelijk te worden beschreven. Alleen dan kunnen inschrijvers hun offertes en later het vervoer hierop afstemmen. Bij het beschrijven van de gewenste kwaliteit moet men tenminste ingaan op alle kwaliteitsaspecten.

Hou er rekening mee dat ‘elke eis zijn prijs heeft’. Een marktconsultatie geeft inzicht in het (prijs)effect en realiseerbaarheid van bepaalde eisen.

• Financieel LLV
• Wijze van inschrijven LLV
• selectiecriteria LLV
• Gunningscriteria LLV
• Concept overeenkomst LLV
• Beoordelingsprotocol LLV