Contractvervoer is personenvervoer voor speciale groepen reizigers, waaronder grote groepen kwetsbare mensen (ouderen, leerlingen en andere minder validen). Lees meer...

Gevonden in de kennisbank:

• Aanbestedingsrisico's LLV

  Er zijn zaken die als ze geen aandacht of onvoldoende aandacht krijgen ertoe kunnen leiden dat de aanbesteding niet het gewenste effect heeft. Het vervoer wordt dan niet naar tevredenheid uitgevoerd. Het kan zijn dat er geen of onvoldoende inschrijvers zijn, de prijs te hoog of te laag is, of zaken niet of niet helder geregeld worden. Hier een overzicht in vogelvlucht van een aantal items waar gemeentes bij de aanbesteding aandacht voor moeten hebben. Tips voor gemeenten en zaken om rekening mee te houden: Onvoldoende scheiding tussen selectie- en gunningcriteria. Dit is ook in strijd met de aanbestedingsrichtlijnen. Strategische inschrijving van een vervoerder. Dit komt vooral voor als een vervoerder meerdere tarieven moet offreren, die vervolgens door middel van een weegfactor worden meegenomen in de beoordeling. Van belang is dat de weegfactor van de tarieven overeenkomt met de werkelijke verhouding tussen de twee volumes. Voorbeeld: u vraagt twee tarieven uit, één voor deur-deur vervoer (tarief A, 98 procent van het vervoervolume) en één voor kamer-kamer vervoer (tarief B, twee procent van het vervoervolume). Als u besluit om tarief B voor 25 procent mee te laten wegen in de gunning, kan de vervoerder besluiten om een laag tarief B aan te bieden, om zo meer punten in de gunning te scoren. Ontbreken van belangrijke bepalingen, bijvoorbeeld de wijze waarop een hoofdaannemer vervoer kan of mag uitbesteden. De gemeente heeft geen directe relatie met onderaannemers, maar de hoofdaannemer blijft altijd verantwoordelijk en de onderaannemers moeten voldoen aan dezelfde kwaliteitseisen. Neem altijd zelf beslissingen om zo op de hoogte te zijn van de inhoud van het Programma van Eisen, ook als externe adviseurs worden ingeschakeld. Inschakelen van externe adviseurs betekent overigens niet dat de gemeente de regie uit handen geeft. Het Programma van Eisen en bestek moeten uw gedachtegoed zijn en blijven! Het contract is volledig ‘dichtgetimmerd’ met weinig inbreng voor de vervoerder, waardoor er na gunning sprake is van een moeizame (opbouw van een) vertrouwensrelatie. Dit komt omdat de gemeente met het contract geen vertrouwen uitstraalt richting de vervoerder. Het perceel is te groot en/of de duur van het contract te lang. De verleiding is groot om te kiezen voor een lang contract met een grote omvang. Een groot perceel beperkt echter de concurrentie, omdat minder (lokale) vervoerders kunnen inschrijven. Een contract met een te korte looptijd beperkt mogelijk het aantal inschrijvingen omdat een contract voor nieuwkomers minder interessant is of kan kostprijsverhogend werken. Kies daarom voor een middenweg tussen contractduur en omvang. Het voorwerp van de opdracht moet voor alle betrokkenen helder zijn. Het vervoersvolume moet zo accuraat mogelijk in de aanbestedingsdocumenten worden opgenomen. Op basis van het volume kunnen vervoerders een aanbieding doen zonder hierin veel (kostenverhogende) risico’s te moeten incalculeren. Er komen geen inschrijvingen binnen. Deze kans bestaat en kan voorkomen als marktpartijen het pakket van eisen te zwaar vinden en/of de risico’s die voort (kunnen) komen uit contract te groot. De prijs is hoger dan verwacht. De gemeente kan te maken krijgen met een hogere prijs dan waar vooraf rekening mee was gehouden. Neem vooraf een maximum beschikbaar budget op of richt de gunningcriteria zodanig in dat een inschrijver ‘gestuurd’ wordt binnen een bepaalde marge. De prijs van de winnende inschrijver is te laag. Dit kan problemen opleveren tijdens de contractperiode, omdat niet kan worden gegarandeerd dat de inschrijver in de uitvoering de overeengekomen condities waar kan maken. De gemenete kan na een uitvoerige marktanalyse een ondergrens stellen aan de geoffreerde tarieven of de gunningcriteria zo inrichten dat een lager tarief niet leidt tot extra punten in de beoordeling. Daarnaast mag een inschrijving ter zijde worden gelegd als de geoffreerde prijs onrealistisch laag is. Dit kan alleen nadat de gemeente om verduidelijking is gevraagd bij de betreffende inschrijver en de inschrijver het vermoeden van een te lage prijs onvoldoende kan weerleggen[1]. Kwaliteitsverlies door overgang contract. Belangrijk is om inschrijvende partijen zowel bij de aanbesteding als na gunning uitgebreide en accurate informatie te verstrekken. Ruim voldoende implementatietijd in om na gunning te starten met het vervoer. Geen gunning. In het uiterste geval kan de gemeente besluiten om niet over te gaan tot het uitspreken van een voornemen tot gunning, maar dit kan alleen als hiervoor een goede onderbouwing is. Dit voorbehoud moet nadrukkelijk in het bestek staan. Indien een opdracht niet wordt gegund moet deze opnieuw worden aanbesteed. De eisen in deze aanbesteding moeten wezenlijk anders zijn dan die in de aanbesteding die niet werd gegund. Een te uitgebreid Programma van Eisen. Het is verleidelijk om meer eisen te stellen dan die nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Indien een besluit is genomen om minder kwaliteitseisen te stellen aan een inschrijver en/of bepaalde verklaringen van beroepsbekwaamheid niet te eisen, loopt de gemeente het risico op een minder goede uitvoering van het vervoer. Wijzigen en aanpassen van wensen. Vaak, zeker gelet op politieke wensen, worden (ook tijdens de aanbesteding) nieuwe eisen geïntroduceerd. In het bestek moet staan hoe de gemenete met eventuele wijzigingen in de omvang van de opdracht omgaat. Verlengingsoptie van de contractperiode. Aandachtspunten: zonder verlengingsoptie moet opnieuw worden aanbesteed; zorg voor een optie tot verlenging die voldoende interessant is voor contractpartijen; houd voldoende marge aan in de tijd. Mocht één van de betrokken partijen af (willen) zien van de optie tot verlenging dan moet alsnog een aanbestedingsprocedure kunnen worden gestart en voltooid. [1] Op 30 januari 2009 heeft de Rechtbank Utrecht uitspraak gedaan in de zaak IJsselsteden Beheers Groep (IJBC) en ABC Taxi tegen Achmea c.s. (LJN: BH1418)

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Financieel LLV

  De wijze waarop de gemeente de vervoerder vergoedt is een zeer belangrijk aspect in een aanbesteding en in het contract. Het is één van de belangrijkste stimuli voor een vervoerder om een opdracht conform het Programma van Eisen uit te voeren. De wijze van vergoeding, inclusief alle bijbehorende elementen, moeten gedetailleerd in de aanbestedingsdocumenten zijn beschreven. In de documenten moet zijn beschreven hoe de vervoerder wordt vergoed en hoe de vergoeding periodiek wordt geïndexeerd Hierover leest u meer in het factsheet: Welke eisen stelt de opdrachtgever aan het tarief? Indexering is een van de belangrijke onderdelen van financiën. Hieronder meer over dit onderwerp. IndexeringDoor verschillende factoren zoals inflatie, CAO-ontwikkelingen of brandstofprijzen, zijn de kosten van een vervoerder aan constante verandering onderhevig. Als antwoord hierop biedt de opdrachtgever doorgaans een indexering aan die jaarlijks vanaf een vastgestelde datum bij de tarieven mag worden opgeteld. Dit voorkomt dat inschrijvers deze kosten zelf moeten inschatten en daarmee onnodige risico’s moeten nemen of lopen. Er zijn verschillende soorten indexering mogelijk: NEA-indexeringVervoerders hebben zelf een duidelijke voorkeur voor de NEA-indexering. Deze index wordt jaarlijks onafhankelijk door NEA in Rijswijk opgesteld. Binnen deze index wordt gekeken hoe de kostenontwikkelingen zijn geweest van verschillende aspecten in het vervoer, zoals de aanschaf en onderhoud van voertuigen, loonkosten van het personeel en de ontwikkeling van de brandstofprijzen. De NEA-indexering is direct gebaseerd op de kosten voor een vervoerbedrijf en biedt daarom een betrouwbaar beeld van de markt. Andere vorm van indexering zoals CPIElke andere vorm van indexering, bijvoorbeeld CPI, zorgt voor meer onzekerheid voor een vervoerder en leidt tot hogere tarieven. Vervoerders moeten dan in de tarieven een eigen inschatting maken van de werkelijke en marktconforme indexering. Prestatie stimuliOm een opdrachtnemer ertoe te verleiden zich aan de gestelde eisen te (blijven) houden kunnen prestatiestimuli worden uitgewerkt. Deze moeten een bijdrage leveren aan de naleving van de eisen door de opdrachtgever. De opdrachtnemer blijft scherp indien de vergoeding (mede) afhankelijk is van de geleverde prestatie. Op die manier is een prikkel aanwezig om constant te streven naar een goede prestatie. De opdrachtgever kan prestatiestimuli opnemen op verschillende terreinen. In dit factsheet meer over prestatiestimuli.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Wijze van inschrijven LLV

  In het bestek staat op welke wijze een partij mag inschrijven. Inschrijvers kunnen zelfstandig inschrijven. Dit betekent dat de partij de opdracht geheel in eigen beheer wil uitvoeren en dan geheel zelfstandig aan alle gestelde eisen moet voldoen. Zij kunnen eventueel na gunning alsnog gebruik maken van onderaannemers als de gemeente dit toestaat. Een inschrijver kan op een opdracht als hoofdaannemer inschrijven. In dat geval kan een gedeelte van de opdracht in onderaanneming worden gegeven. De in te zetten onderaannemer moet dan wel kunnen voldoen aan de kwaliteitseisen uit het bestek. De hoofdaannemer blijft altijd aansprakelijk voor de totale uitvoering van de opdracht. Bij eventuele problemen is de hoofdaannemer dan ook het aanspreekpunt. Door in te schrijven als combinatie kunnen inschrijvers de krachten bundelen, bijvoorbeeld als zij de opdracht alleen niet kunnen uitvoeren. Zij moeten gezamenlijk aan de gestelde eisen voldoen en daarnaast beschikken over de voor de uitvoering van een opdracht benodigde middelen. Ieder lid van de combinatie heeft een contractuele relatie met de gemeente en is daarom ook hoofdelijk aansprakelijk voor de kwaliteit van het vervoer.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Selectiecriteria LLV

  Inschrijvende partijen moeten geschikt zijn om een opdracht uit te voeren. Selectiecriteria vormen de eerste toets en gunningcriteria de tweede toets. Het is van groot belang deze criteria goed te scheiden. De selectiecriteria zijn gericht op de inschrijvers en stellen vast waar deze aan moeten voldoen. De gemeente stelt bij het formuleren van de selectiecriteria een profiel op van de ideale contractant en stelt daarbij vast aan welke selectie-eisen deze partij zou moeten kunnen voldoen. Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) biedt een aantal mogelijkheden om deze eisen zowel in een niet-openbare als in een openbare aanbesteding toe te passen. Belangrijk uitgangspunt van de selectiecriteria is dat deze wel effect moeten hebben. Alleen die selectiecriteria worden gesteld die ook echt het verschil kunnen maken tussen potentiële inschrijvers en die ook verband houden met de opdracht. Wanneer blijkt dat een inschrijver niet voldoet aan één van de gestelde selectiecriteria kan deze worden uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. De offerte dient in dat geval terzijde te worden gelegd. Enkele aspecten van selectiecriteria voor gemeenten: Neem in het bestek op de uitsluitingsgronden, genoemd in artikel 45 van het Bao op. Zoals het niet in staat van faillissement verkeren. Door zich te conformeren aan de uitsluitingsgronden verklaart een inschrijver dat geen van deze artikelen op hem van toepassing zijn. Daarnaast kan van een inschrijver verlangd worden dat hij beschikt over een recente Verklaring Omtrent het Gedrag voor rechtspersonen (VOGrp). Een potentiële inschrijver (en eventuele onderaannemers) beschikt over een aantal verklaringen op het gebied van technische- en beroepsbekwaamheid, die aangeven dat hij in staat is de opdracht conform het PvE uit te voeren. Het gaat hierbij om de volgende verklaringen. de vergunning omtrent de Wet personenvervoer 2000; referenties, die naar aard en omvang vergelijkbaar zijn; een verklaring dat het bedrijf de CAO naleeft. Deze verklaring wordt afgegeven door Sociaal Fonds Taxi (SFT). Vanaf 2010 geeft het SFT op basis van de bevindingen tijdens het eerste controle bezoek aan een bedrijf een kwalificatie af. Hieruit blijkt hoe het gesteld is met een deel van de bedrijfsvoering: Goed, Voldoende, Onvoldoende of Slecht. Gekeken wordt naar zaken als: functieloon; arbeidstijdbepalingen; diverse toeslagen; inning en afdracht premie Sociaal Fonds en inning en afdracht Pensioenfonds. Ook kan informatie worden opgevraagd bij de belastingdienst of bij pensioenfondsen m.b.t. vorderingen en of betalingsproblemen. Voorkom door het stellen van eisen aan de economische en financiële draagkracht van potentiële inschrijvers dat een contract wordt gesloten met een onderneming die op het financiële vlak niet gezond is. Een gemeente kan eisen stellen aan verschillende financiële indicatoren, zoals solvabiliteit en liquiditeit.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Gunningscriteria LLV

  De gunningscriteria kijken naar de inschrijving en geven aan op welke wijze een opdracht aan een inschrijver wordt gegund. Er zijn hiervoor twee mogelijkheden: gunning op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Ook de gunningcriteria moeten voldoen aan de drie grondbeginselen van aanbestedingen. Laagste prijsBij gunning op basis van de laagste prijs moet de opdracht worden gegund aan de inschrijver die de goedkoopste aanbieding doet. Uiteraard moet deze partij wel voldoen aan de gestelde selectiecriteria. Gunning op de laagste prijs betekent overigens niet dat niet naar de kwaliteit van een aanbesteed product wordt gekeken. Juist als heel goed naar de kwaliteit is gekeken, en deze door middel van een compleet en duidelijk Programma van Eisen (PvE) in het aanbestedingsdocument is vastgelegd, kan alleen op basis van de laagste prijs worden gegund. De eisen voor de gewenste kwaliteit waaraan een inschrijver moet voldoen zijn immers vastgelegd in het PvE. Economisch meest voordelige inschrijvingBij gunning op basis van EMVI wordt uitgegaan van een vooraf vastgestelde weging tussen prijs en kwaliteit. Hierbij wordt een geldelijke waarde gekoppeld aan bepaalde extra kwaliteit. De gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving bestaat uit drie onderdelen: De eisen uit de definitie van de criteria uit het PvE moeten worden vertaald naar gunningcriteria. Tijdens het opstellen van de aanbestedingsdocumenten moeten de aan te houden gunningcriteria worden afgestemd en uitgewerkt. Duidelijk moet zijn waar potentiële inschrijvers aan moeten voldoen, willen zij recht hebben op de ‘extra kwaliteitspunten’. Indien een gemeente aan een bepaald criterium extra punten toekent, moet vooraf bepaald zijn hoe belangrijk de gemeente dat criterium vindt (ofwel, hoeveel extra geld de gemeente hiervoor over heeft). Nadat de definities van de criteria zijn bepaald moet worden vastgelegd hoe de verschillende criteria, prijs en één of meerdere kwaliteitscriteria, tegen elkaar worden gewogen. Dit is het scoringsmechanisme. De weging tussen de criteria moet voor de potentiële inschrijvers bekend zijn en moet daarom in de aanbestedingsdocumenten zijn opgenomen. Ook de wijze van beoordeling staat vast in een beoordelingsprotocol. In de beoordelingsfase moet vervolgens conform het protocol worden vastgesteld hoeveel punten per inschrijver aan de kwaliteitscriteria worden toegekend. Als men op kwaliteit wil gunnen dan moet dat nadrukkelijk terugkomen in het scoringsmechanisme, zodanig dat verschil in kwaliteit bepaald wie de opdracht krijgt. Het laatste onderdeel gaat over het formuleren en uitvoeren van de beoordeling. Een aandachtspunt bij het gunnen op basis van de economisch meest voordelige inschrijving is dat men kwaliteit op papieren moet beoordelen. Een inschrijver kan een bepaalde procedure heel grondig beschrijven en daarmee extra punten verdienen, terwijl na de start van een opdracht blijkt dat van de beschrijving in de praktijk niets terechtkomt. Als op basis van EMVI wordt gegund is het is daarom belangrijk: na te gaan of de inschrijver voldoet aan de informatie die hij opgeeft; na de gunning van het vervoer te blijven monitoren of partijen zich naast aan de gestelde eisen ook aan het geoffreerde houden.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Concept overeenkomst LLV

  Door de concept overeenkomst op te nemen bij de aanbestedingsdocumenten kunnen potentiële inschrijvers kennisnemen van de inhoud van de te sluiten overeenkomst. De concept overeenkomst is gebaseerd op het Programma van Eisen (PvE) en de selectie- en gunningcriteria. Door inschrijvers te vragen om bij een offerte een ondertekende verklaring te voegen, dat zij akkoord gaan met de inhoud van de concept overeenkomst, kunnen discussies over de inhoud van de overeenkomst verminderd worden. Het is namelijk aanbestedingsrechtelijk niet toegestaan om de aard van de opdracht na afloop van de procedure nog substantieel te wijzigen. Dit is in strijd met het gelijkheidsbeginsel.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Beoordelingsprotocol LLV

  De Europese wetgever verplicht gemeentes om voor de beoordeling van de offertes vast te leggen hoe zij deze gaan beoordelen. Dit kan in een beoordelingsprotocol, waarin de volgende zaken zijn opgenomen: personen/instanties die bij de beoordeling betrokken zijn; wijze waarop punten worden toegekend aan de gunningcriteria; verhouding tussen de bij de gunning betrokken personen en partijen; door de beoordelaars in acht te nemen vertrouwelijkheid van omgang met gegevens. De informatie in het beoordelingsprotocol is gedurende de aanbestedingsprocedure in principe vertrouwelijk. Bij eventuele juridische procedures is het echter noodzakelijk om het protocol te kunnen overleggen en daarmee inzichtelijk te maken dat er sprake is geweest van een transparante en objectieve beoordeling. Het protocol moet dan ook worden vastgesteld voordat de offertes van de inschrijvers worden aangeleverd en geopend.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Sluitingstermijn en opening LLV

  Een (openbare) Europese aanbesteding is in beginsel gebonden aan een vaste inschrijvingstermijn van minimaal 52 dagen (na verzending van de aankondiging). Hiervan kan in bepaalde situaties worden afgeweken. Na afloop van de inschrijvingstermijn moeten de offertes op een vooraf vastgestelde locatie en tijd worden ingediend, dat staat in het bestek. De opening van de offertes kan, als de gemeente dit toestaat, worden bijgewoond door de inschrijvers. In dat geval spreken we van een openbare opening. Wanneer inschrijvers niet aanwezig mogen zijn bij de opening betreft het een niet-openbare opening. Het houden van een openbare opening is niet verplicht, maar verdient wel aanbeveling. Het is voor inschrijvers een formeel moment, waarop zij ook meteen kunnen zien wie de concurrenten zijn. Het zorgt voor een zekere openbaarheid in de procedure en geeft inschrijvers ook het idee dat er aandacht wordt besteed aan het formele sluitingsmoment. Tijdens de opening wordt aan de aanwezigen, waaronder ook aan de inschrijvers zelf, officieel bekend gemaakt welke partijen een offerte hebben ingediend voor welk deel van de opdracht. De gemeente doet er goed aan om van de bijeenkomst een verslag op te stellen, het zogenaamde Proces Verbaal van Opening, en dit na afloop van de bijeenkomst aan alle inschrijvers te verstrekken.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Offerte beoordeling LLV

  Na de opening moeten de ingediende offertes worden beoordeeld. Dit gebeurt op basis van de vastgestelde selectie- en gunningcriteria. Als eerste wordt gekeken naar de selectiecriteria. Deze kijken naar de inschrijver. Indien een inschrijver voldoet aan de gestelde selectiecriteria wordt gestart met de beoordeling van de gunningcriteria. Deze kijken naar de (inhoud van de) inschrijving. Voor de beoordeling formeert de gemeente een beoordelingsteam. Dit team verzorgt de zorgvuldige inhoudelijke beoordeling van de stukken op basis van het vooraf opgestelde beoordelingsprotocol en beoordeelt de offertes los van elkaar. Op basis van de gezamenlijke beoordeling wordt vastgesteld aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund. Het uiteindelijke oordeel van het beoordelingsteam wordt verwerkt in het beoordelingsverslag, waarin de bevindingen rondom de beoordeling zijn opgenomen. Bij de beoordeling wordt alleen kwaliteit op papieren getoetst. De gemeente kan als aanvulling: de inschrijver de offerte mondeling laten toelichten tijdens een presentatie door de projectleider van de inschrijver; de inschrijver een borgingsplan laten opstellen en vragen hoe zij na gunning van de opdracht willen borgen dat het vervoer conform het opgestelde Programma van Eisen (PvE) wordt uitgevoerd; de inschrijver een implementatieplan laten opstellen; de inschrijver een aantal theoretische casussen laten uitwerken en deze beoordelen. De wijze waarop de geoffreerde tarieven beoordeeld worden is afhankelijk van de hoeveelheid tarieven die zijn uitgevraagd en de weging van deze tarieven ten opzichte van elkaar. Het is belangrijk om dit goed in het bestek te communiceren. Aandachtspunten hierbij zijn: ongewenst effect als de vervoerder meerdere tarieven moet invullen, omdat de vervoerder dan strategisch kan inschrijven; vraag zo weinig mogelijk verschillende tarieven uit, dat vergemakkelijkt de beoordeling.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Gunning LLV

  Op basis van de beoordeling en het beoordelingsverslag spreekt de gemeente het voornemen tot gunning uit. Hiermee maakt zij bekend voornemens te zijn om de opdracht aan één of meerdere inschrijvers te gunnen. Op basis van het voornemen stelt de gemeente gunning- of afwijzingbrieven op en verstuurt ze naar de inschrijvers. In de brieven moet een motivering zijn opgenomen waarom een inschrijver de opdracht al dan niet aan zich gegund krijgt. Dit kan door geanonimiseerde puntenscores. De scores moeten worden geanonimiseerd om problemen met de concurrentiepositie van inschrijvende partijen te voorkomen. Gerechtelijk is bepaald dat een periode moet worden ingelast tussen de voorgenomen en definitieve gunning. Voor deze periode wordt een termijn van 15 kalenderdagen aangehouden, ofwel de Alcatel-termijn. Binnen de Alcatel-termijn hebben inschrijvers de mogelijkheid bezwaar te maken tegen het gunningbesluit of de aanbestedingsprocedure. Dit kan door de gemeente te dagvaarden. Na de Alcatel-termijn vervalt deze bezwaarmogelijkheid omdat de aanbesteding dan juridisch gezien is afgerond. Wel kan vanaf dan een bodemprocedure worden gestart. Indien gedurende de Alcatel-termijn geen van de inschrijvers een kort geding start tegen de aanbestedingsprocedure wordt het voornemen tot gunning van een opdracht omgezet in de definitieve gunning. Binnen 48 dagen na de definitieve gunning moet met een gunningpublicatie in het Supplement op het Publicatieblad van Europese Gemeenschappen (TED) bekend worden gemaakt aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund. Deze publicatie wordt op dezelfde manier ingediend als de aankondiging van de opdracht.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Contractbespreking en ondertekening LLV

  Na de definitieve gunning start de gemeente met de winnende inschrijver met de contractbespreking. Het voorkomt veel discussie en tijdverlies als het conceptcontract al bij het aanbestedingsdocument is opgenomen. Bij de contractbespreking worden de eisen in het aanbestedingsdocument vertaald in een gedegen overeenkomst. Het is met nadruk géén onderhandelingsronde. Dat betekent dat het voorwerp van de opdracht niet mag wijzigen. Eventuele wijzigingen kunnen daardoor slechts zeer beperkt worden doorgevoerd. Wanneer alle partijen akkoord zijn met de inhoud van het contract kan dit definitief worden ondertekend. Vanaf dat moment is de opdracht officieel verleend en komt de aanbestedingsprocedure ten einde. De (aanvullende) afspraken die tussen de gemeente en de vervoerder zijn gemaakt kort na de aanbesteding worden opgenomen in het contract. Om te zorgen dat afspraken voor alle partijen duidelijk zijn, wordt het aanbevolen om afspraken die gemaakt worden tijdens de implementatie-periode en tijdens de looptijd van het contract op te nemen in een verslag. Dit verslag kan later worden uitgewerkt tot een besluitenlijst.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Implementatie LLV

  De implementatieperiode is de periode tussen de opdrachtverlening en de werkelijke start van het vervoer door de (nieuwe) vervoerder. Enkele tips voor gemeente die kunnen zorgen voor een soepele start van een nieuw contract: Trek voldoende implementatietijd uit (minimaal drie maanden na definitieve gunning en bij een groot contract nog langer), zodat een vervoeder voldoende tijd heeft om personeel te werven en materieel aan te schaffen. Houd hierbij ook rekening met vakantie(spreiding) en eventuele procedures. Zorg ervoor dat er altijd een vast aanspreekpunt aanwezig is en dat die gedurende de gehele implementatieperiode bereikbaar is voor de vervoerder. Zorg ervoor dat alle relevante basisinformatie voor de nieuwe vervoerder tijdig bij de gemeente aanwezig is, zoals het bestand met alle actuele gegevens over leerlingen en scholen. Zorg dat alle specifieke indicaties hierin goed zijn opgenomen! Leg in een overeenkomst ook de overdracht vast van relevante gegevens aan de gemeente aan het einde van de looptijd van de overeenkomst. Goed contractmanagement maakt de volgende aanbesteding eenvoudiger. Neem sancties op in het contract als de implementatietermijn niet wordt gehaald.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Monitoring LLV

  Om te kunnen controleren of een vervoerder zich houdt aan de in de aanbestedingsdocumenten geformuleerde eisen, moet de uitvoering worden gemonitord. Voor monitoring wordt onderscheid gemaakt tussen de financiële en kwalitatieve controle. De financiële controle richt zich vooral op de juistheid van de ingediende facturen. Kwaliteitscontrole richt zich met name op de naleving van de in het Programma van Eisen gestelde eisen aan de uitvoering van de opdracht. Elk van de verschillende vormen van monitoring kent een eigen gewenste frequentie. Zo is het niet altijd noodzakelijk om bijvoorbeeld wekelijks een uitgebreid klanttevredenheidsonderzoek te houden. Daarentegen is het maandelijks controleren van de facturen zeer aan te bevelen. De gemeente bepaalt uiteindelijk de frequentie. Aspect Onderdeel monitoring Gewenste frequentie Financiën Controle op facturen 12 keer per jaar Accountantscontrole 1 keer per jaar Kwaliteit, subjectief Klanttevredenheidsonderzoek 1 keer per jaar Klachtenprocedure Doorlopend Klantenpanel 4 keer per jaar Kwalitatief, objectief Audit 2 tot 4 keer per jaar Toezichthouder Maatwerk Opvragen bewijzen 2 keer per jaar Toetsing ritplanning 2 keer per jaar Overzicht van vormen van monitoringen per kwaliteitsaspect.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Kwaliteit meten (subjectief) LLV

  Subjectieve kwaliteit van de uitvoering richt zich op de ervaring van de reiziger. Die wordt veelal gemeten in een klanttevredenheidsonderzoek. Uitkomsten daarvan worden soms gekoppeld aan prestatiestimuli. Andere bronnen van informatie zijn de klachten, een klantenpanel en advies van een consumentenorganisatie. Klanttevredenheidsonderzoek Om de tevredenheid van leerlingen en ouders over het vervoerssysteem te achterhalen kan een klanttevredenheidsonderzoek worden georganiseerd. Bij dit type onderzoek wordt een enquête gehouden onder leerlingen en/of ouders die door middel van een representatieve steekproef zijn geselecteerd en die recent gebruik hebben gemaakt van het vervoersysteem. Hierdoor is de periode tussen de laatste rit en het moment van onderzoek niet te lang. Binnen het onderzoek wordt de leerlingen en of ouders gevraagd om vanuit de eigen ervaring aan te geven hoe zij de kwaliteit van het vervoer ervaren. Belangrijke aandachtspunten / handreikingen voor het klanttevredenheidsonderzoek zijn: Indien de respondent in cijfers moet beoordelen, ligt het cijfer vaak tussen de 7 en de 8. Kijk daarom ook naar alternatieve waardering, zoals ‘mate van tevredenheid’. Bepaalde (sub)doelgroepen ervaren mogelijk meer problemen. Dit kan inzichtelijk worden gemaakt door uitkomsten te differentiëren naar de beperking. Let daarbij wel op de representativiteit binnen deze (sub)groep. Zorg dat het onderzoek niet te lang is. Kies een opzet die jaarlijks (zoveel mogelijk) gelijk blijft, zodat de resultaten uit verschillende onderzoeken onderling vergelijkbaar zijn. KlachtenprocedureKlachten zijn een belangrijke indicator voor de kwaliteit van het leerlingenvervoer en moeten daarom altijd serieus worden genomen. De gemeente moet klachten zien als een methode om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen en te verbeteren. Vanwege het belang dat aan klachten is verbonden is goed definiëren van dit aspect van groot belang. Ook moet de drempel voor leerlingen en of ouders om een klacht in te dienen zo laag mogelijk zijn. Wanneer zij ontevreden zijn over de uitvoering van het vervoer moeten zij dit middels een klacht kenbaar maken. Klantenpanels Klantenpanels zijn een nuttig instrument om met leerlingen en of ouders over de dagelijkse praktijk van het vervoer te praten. Tevredenheid en ontevredenheid van hen kan van de meest onvoorspelbare zaken afhangen en een direct gesprek biedt dan goede inzichten. Een klantenpanel kan door een gemeente worden opgezet. In de praktijk blijkt dat vervoerders weinig ervaring hebben met dergelijk georganiseerd klantcontact. Wanneer de vervoerder geen klantenpanel wil organiseren of daartoe niet in staat blijkt te zijn, kan de gemeente hierin een rol spelen. Advies consumentenorganisatie Organisaties hebben een ander perspectief dan individuele reizigers: zij luisteren naar de grote algemene deler, zij hebben meer inzicht in de context (begrip van de situatie waar de vervoerder gebonden is aan het contract) en in de argumenten. Daarom kunnen consumentenorganisaties periodiek worden betrokken en advies uitbrengen over de wijze waarop een vervoerssysteem of een bepaald deel hiervan wordt georganiseerd. Het klanttevredenheidsonderzoek, de klachtenprocedure en het klantenpanel kunnen als input dienen. Het advies van de consumentenorganisatie is meer gericht op de grote lijnen en het beleid en minder op de dagelijkse uitvoering.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011

• Kwaliteit meten (objectief) LLV

  Naast het meten van de subjectieve kwaliteit zijn er ook andere mogelijkheden om beeld te krijgen van de kwaliteit van het vervoer. Namelijk: managementrapportage, audit, toezichthouder. Managementrapportage Om uitspraken te kunnen doen over de uitvoeringskwaliteit is het van belang dat de vele beschikbare vervoergegevens van de vervoerder maandelijks op een overzichtelijke wijze zijn gerapporteerd, zodat hieruit eenvoudig conclusies zijn te trekken. Aspecten die hierin aan de orde kunnen komen zijn: aantal ritten, gerealiseerde stiptheid, aantal klachten etc. AuditAudit bij de vervoerder: een bezoek aan de vervoerder door een auditor/controleur. Deze voert een inspectie uit binnen de bedrijfsorganisatie. Er wordt gecontroleerd hoe de vervoerder de kwaliteit in de eigen organisatie heeft geborgd. Denk aan zaken als interne monitoring en aan voldoen van chauffeurs en voertuigen aan de gestelde eisen in de aanbestedingsdocumenten. Toezichthouder Een toezichthouder voor het contractvervoer controleert steekproefsgewijs ritten van de vervoerder. Bijvoorbeeld door één van de voertuigen te volgen of een belangrijke bestemming binnen het vervoer te controleren. Uitgangspunt bij de controle van de uitvoering is het Programma van Eisen en de offerte van de vervoerder. De planning van controles wordt gemaakt op basis van de routeplanning, de eventuele klachten of incidenten. Daarmee kan een betrouwbaar beeld over de uitvoering van het vervoer worden gegenereerd. Controle kan onder andere plaatsvinden op het naleven van gestelde combinatiebeperkingen, marges in de tijd, reistijden en voertuigeisen.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 9-08-2011