Contractvervoer is personenvervoer voor speciale groepen reizigers, waaronder grote groepen kwetsbare mensen (ouderen, leerlingen en andere minder validen). Lees meer...

Gevonden in de kennisbank:

• Inspraak organiseren AWBZ

  De cliënten en hun vertegenwoordigers (belangenorganisaties) hebben directe ervaringen met de kwaliteit van het vervoer. Zij kunnen AWBZ-instelling en vervoerder adviseren over problemen en oplossingen. Des te beter de inspraak is georganiseerd, des te meer het bijdraagt aan de kwaliteit van het vervoer. Regelmatig overleggen Regelmatig met cliënten en/of belangenbehartigers overleggen is belangrijk. Door in gesprek te blijven wordt onderling vertrouwen opgebouwd. Een goede aanleiding voor gesprekken zijn kwartaalrapportages over klachten, tijdigheid, etc. Cliënten en belangenbehartigers zijn doorgaans beter in staat om te reageren op concrete voorstellen dan zelf praktische oplossingen aan te dragen. Om de kennis goed te benutten is een duidelijke omschrijving van het probleem en voorgestelde oplossing ideaal.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Betrokkenheid in alle stappen AWBZ

  Om te zorgen dat cliënten en belangenbehartigers zoveel mogelijk ter zake kunnen adviseren moeten zij doorlopend betrokken zijn. Dat betreft de volgende stappen in het aanbestedingsproces. Binnen de beleidsformulering gaat het voor cliënten voornamelijk om de spelregels en de gebruiksmogelijkheden van het vervoer. Vóór de aanbesteding is het raadzaam het contract te evalueren met de inspraakorganen, zoals uitvoeringaspecten, spelregels en andere mogelijke verbeteringen. Dit helpt ook om de prioriteiten van de cliënten in kaart brengen. Ook tijdens het aanbestedingsproces kan een vertegenwoordiging van de doelgroep worden betrokken. Bijvoorbeeld door het concept Programma van Eisen aan hen voor te leggen en door te spreken. Een vertegenwoordiging van de WMO-raad of het ROCOV kan een rol spelen bij de beoordeling van de offertes. Maak hen echter niet medeverantwoordelijk voor de keuze! Dat beperkt hun ruimte om later vrijuit kritisch te zijn op de uitvoering. Tijdens de looptijd van het contract plant de AWBZ-instelling structureel overleg met een gebruikersgroep. Door dit contact kan de vervoerder inspelen op praktische uitvoeringsproblemen en krijgen cliënten uitleg over die problemen.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Aanname door de vervoerder AWBZ

  Bij deze optie dient de cliënt de klacht in bij de vervoerder. Deze zorgt voor de aanname en registratie van de klacht en bepaalt vervolgens of deze gegrond is. Daarna wordt de indiener op de hoogte gebracht van de afhandeling. Als die het niet eens is met het oordeel van de vervoerder of over de wijze van afhandeling, kan deze zich wenden tot de AWBZ-instelling. In de praktijk wordt in de meeste gevallen voor klachtenaanname door de vervoerder gekozen. Deze methode kent een aantal belangrijke kanttekeningen zoals de betrouwbaarheid van de procedure en de bereidwilligheid van cliënten om klachten in te dienen.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Aanname door de AWBZ-instelling

  Bij deze optie wordt de klacht ingediend bij de AWBZ-instelling. Deze neemt de klacht aan, zorgt voor de registratie en stuurt de klacht vervolgens ter afhandeling door aan de vervoerder. De vervoerder bepaalt daarna of de klacht gegrond is en stelt de indiener hiervan op de hoogte. Als die het niet eens is met het oordeel van de vervoerder of over de wijze van afhandeling kan deze zich wenden tot de AWBZ-instelling. Door als AWBZ-instelling de klachten zelf aan te nemen en te registreren wordt de betrouwbaarheid van de procedure gegarandeerd en wordt de drempel verlaagd om een klacht in te dienen. Wel moet de AWBZ-instelling beschikken over voldoende opgeleid personeel voor de aanname en registratie.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Aanname door derde AWBZ

  Bij deze optie wordt de klacht ingediend bij een onafhankelijke derde partij. Deze neemt de klacht aan, zorgt voor de registratie en stuurt de klacht vervolgens ter afhandeling door aan de vervoerder. De vervoerder bepaalt daarna of de klacht gegrond is en stelt de indiener hiervan op de hoogte. Als die het niet eens is met het oordeel van de vervoerder of over de wijze van afhandeling kan deze zich wenden tot de AWBZ-instelling. Door de aanname en registratie van klachten onder te brengen bij een onafhankelijke externe partij wordt de betrouwbaarheid van de procedure gegarandeerd en wordt de drempel verlaagd om een klacht in te dienen. Veel reizigersvertegenwoordigingen geven aan dat zij een voorkeur hebben om klachten in te dienen bij een onafhankelijke externe partij die kennis en kunde heeft van het vervoersysteem. Deze partij kan de klachtenregistratie verzorgen en toezien op een goede naleving van de klachtenprocedure door de betrokken partijen. De AWBZ-instelling moet in dit geval rekening houden met de kosten van deze werkzaamheden. Deze zijn bij het zelf (laten) aannemen voor rekening van de AWBZ-instelling. Voorheen werden deze echter door de vervoerder verdisconteerd in het tarief, waardoor er indirect ook voor betaald werd.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Toetsen van de klacht AWBZ

  Wanneer een klacht is ingediend en geregistreerd moet worden bepaald of deze gegrond is. Ofwel, of een klacht ‘terecht’ is. De definitie van een klacht is daarom van groot belang. Klachten die gegrond worden verklaard moeten daarna worden afgehandeld. De afhandeling ligt vrijwel altijd bij de vervoerder omdat deze inzicht heeft in de eigen processen en direct probleemoplossend kan handelen. De indiener van de klacht wordt over de afhandeling bericht. Als de indiener hierover niet tevreden is, bijvoorbeeld omdat de klacht ongegrond wordt verklaard of de reactie onvoldoende is, moet deze de mogelijkheid hebben hierover bezwaar aan te tekenen. De AWBZ-instelling kan een onafhankelijke klanten- of geschillencommissie inrichten die deze bezwaren bestudeert en een voor alle partijen bindend oordeel velt. De kans op genoegdoening naar aanleiding van een ingediende klacht is in de praktijk vaak beperkt. De belangrijkste schades die door cliënten worden geleden, zoals het missen van een afspraak, worden door de wet expliciet uitgesloten van vergoeding. Cliënten zijn in het algemeen niet erg gesteld op procedures. Slechts een beperkt deel geeft aan dat ze een ontvangstbevestiging willen krijgen die hen uitlegt wanneer zij een antwoord mogen verwachten. De klant wil geen gedoe, maar een oplossing. De klant die in het gelijk is gesteld wil meestal geen bloemetje; men wil gewoon dat er voortaan betere service wordt geleverd.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Organisatie klachtenprocedure AWBZ

  Voor een aanbestedingsprocedure moet de AWBZ-instelling hebben besloten hoe de klachtenprocedure wordt georganiseerd. Het verdient daarna aanbeveling om de klachtenprocedure zelf vast te stellen en dit niet aan de vervoerder te laten. Wanneer de klachten door de AWBZ-instelling of een onafhankelijke derde worden aangenomen is het belangrijk om binnen de procedure een onderscheid te maken tussen klachten en meldingen. Klachten en meldingenEen klacht is een bericht over (langere) onvrede met het vervoer, terwijl een melding direct actie vraagt. Denk aan een instelling die meldt dat een cliënt die ochtend nog niet is opgehaald. Alleen de vervoerder kan daar direct iets mee die heeft inzicht in de vervoersgegevens. Meldingen moeten daarom altijd binnenkomen bij de vervoerder. Klachten afhandelenNaast de wijze van het aannemen en registreren van klachten moet worden opgenomen hoe de vervoerder de klachten moet afhandelen. Een goede klachtenregeling is een belangrijk aspect waarover de AWBZ-instelling duidelijk eisen dient te stellen aan de vervoerder, zoals: De wijze waarop de vervoerder de klacht registreert en rapporteert. De maximale termijn waarbinnen een reactie moet zijn verstuurd naar de indiener. De minimale inhoud van de reactie.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Klachten in Programma van Eisen AWBZ

  Een klacht is iedere uiting (zowel schriftelijk als mondeling) van ongenoegen over de uitvoering van het vervoer in de breedste zin des woord, van de cliënt of van ieder ander die direct of indirect met het vervoer te maken heeft. aanbod komt: Aanname en registratie Afhandeling Meldingen Evaluatie Toelichting: De volgende beschrijving gaat uit van klachtenaanname en -registratie door de AWBZ-instelling. Aanname en registratie De AWBZ-instelling zorgt voor de ontvangst en registratie van alle klachten die schriftelijk, telefonisch, per e-mail en via de chauffeur zijn ingediend. De AWBZ-instelling kent aan iedere klacht een uniek nummer toe en draagt zorg dat de klacht binnen maximaal twee werkdagen ter kennis wordt gebracht van de vervoerder voor afhandeling. Voor de melding van klachten over de vervoerder wordt gewerkt met een centraal telefoonnummer dat eigendom is en blijft van de AWBZ-instelling. Dit telefoonnummer wordt in elk voertuig leesbaar weergegeven op een duidelijk zichtbare plaats. De vervoerder behoort de telefonische klachten door te schakelen naar het klachtennummer. De contactgegevens van het meldpunt voor klachten zijnde het telefoonnummer, adres en e-mailadres worden door de vervoerder en opdrachtgever minimaal gecommuniceerd via de internetsite en de informatiebrochure voor (potentiële) cliënten. De AWBZ-instelling registreert van elke klacht de volgende gegevens: naam indiener klacht; aard en inhoud van klacht; datum en aanvangstijdstip rit; nummer route; naam en geboortedatum cliënt; naam instelling. Afhandeling De vervoerder is verantwoordelijk voor de afhandeling van gemelde klachten. Uiterlijk tien werkdagen na ontvangst van de klacht bij de vervoerder, ontvangt de indiener van de klacht een schriftelijk antwoord van de vervoerder met een inhoudelijke reactie. De klachten en afhandeling worden tijdens een periodiek overleg besproken. Wanneer er gedurende drie achtereenvolgende maanden sprake is van structurele klachten moet de vervoerder binnen dertig dagen een plan van aanpak opstellen. Dit plan bevat maatregelen die moeten zorgen voor een afname van de structurele klachten. De hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van de vervoerder. Indien een klacht naar het oordeel van de cliënt niet goed wordt afgehandeld, kan deze zich wenden tot een geschillencommissie. De betrokken partijen dienen zich te schikken in de uitspraken van deze commissie. Meldingen Een melding is iedere uiting die directe actie behoeft. Te denken valt aan een ouder/verzorger die meldt dat zijn of haar kind die ochtend niet is opgehaald.Meldingen over de uitvoering van het vervoer dienen door de vervoerder in ontvangst te worden genomen en dienen door de vervoerder zo snel mogelijk te worden opgelost.De vervoerder registreert van elke melding de volgende gegevens: naam indiener melding aard en inhoud van melding datum en aanvangstijdstip rit nummer route naam en geboortedatum cliënt naam instelling. Evaluatie De AWBZ-instelling ontvangt maandelijks een overzicht van de geregistreerde klachten. De vervoerder rapporteert de AWBZ-instelling op basis van de unieke nummering van de klachten maandelijks over de stand van zaken met betrekking tot de afhandeling. Gedurende de eerste zes maanden vindt minimaal één maal per twee maanden overleg plaats tussen (vertegenwoordigers van) de AWBZ-instelling en de vervoerder. Tijdens dit overleg komt de gang van zaken aan bod en worden eventuele klachten en/of onvolkomenheden van het systeem afgehandeld. Na een half jaar wordt de overlegfrequentie nader bezien. De AWBZ-instelling heeft de intentie om dit overleg in het vervolg twee keer per kalenderjaar te houden. Dit vervolgoverleg kan ook telefonisch plaatsvinden. Naast de overlegmomenten tussen AWBZ-instelling en vervoerder kan, op aangeven van de AWBZ-instelling, maximaal vier keer per jaar overleg plaatsvinden tussen de AWBZ-instelling, vervoerder, (vertegenwoordigers van) de cliënten. Voor de duidelijkheid verdient het aanbeveling de beschrijving van de complete klachtenprocedure als bijlage bij het Programma van Eisen toe te voegen. Zie voor meer informatie over de klachtenafhandeling: factsheet klachten

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Bundeling doelgroepenvervoer AWBZ

  De verantwoordelijkheden van de verschillende vervoerregelingen zijn verspreid over een groot aantal actoren. De cliënten kunnen daarom te maken krijgen met verschillende opdrachtgevers. En dat kan weer leiden tot een onduidelijke en verwarrende situatie. Het is mogelijk om bepaalde vormen van contractvervoer te bundelen (zowel in de uitvoering, ritaanname, inkoop en/of beheer). Dit kan voordelen opleveren, maar vergt ook voldoende voorbereidingstijd. Bundeling blijkt in de praktijk een complex begrip en proces.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Meerdere vervoerders AWBZ

  Binnen reguliere vervoercontracten genieten cliënten over het algemeen niet de vrijheid om zelf een vervoerder te kiezen. Ze zijn gebonden aan de partij die voor het vervoer is gecontracteerd. Bij het AWBZ-vervoer bieden veel instellingen de cliënt wel een mate van keuzevrijheid. Door meerdere vervoerders te contracteren voor de uitvoering van hetzelfde vervoersysteem creëren zij een zekere mate van keuzevrijheid voor de cliënt. Bijvoorbeeld door het verstrekken van een persoonlijk budget. De cliënt kiest dan op basis van bestemming of ervaringen uit het verleden een vervoerder voor een bepaalde rit. Deze aanpak heeft gevolgen voor de aanbestedingsprocedure. Belangrijke aandachtpunten bij de inzet van meerdere vervoerders. Indien (groepen) cliënten zelf een vervoerder mogen kiezen, gaat dit ten koste van een efficiënte uitvoering. Het AWBZ-vervoer is vaak gebaseerd op het zo efficiënt mogelijk en collectief vervoeren van cliënten. Mogelijk zijn niet alle cliënten, gezien aard en beperking, even goed in staat zelfstandig een keuze te kunnen maken voor een bepaalde partij, of weet de cliënt niet meer welke taxi eerder is gebruikt. Een vervoerder heeft vooraf minder tot geen zekerheid over de omvang van het vervoer. Dit zorgt, in combinatie met een lagere combinatiegraad binnen het vervoer, voor hogere tarieven. Realisering van keuzevrijheid voor de cliënt is aan veel voorwaarden verbonden, bijvoorbeeld om te voorkomen dat contractpartijen onderling prijsafspraken maken of het vervoergebied onderling verdelen. Een ongewenst effect kan zijn dat een vervoerder dure en onaantrekkelijk ritten weigert of in die gevallen bewust een slechte kwaliteit levert. Beheersmatig wordt het voor de instelling moeilijker, aangezien er meerdere opdrachtnemers zijn (toename monitoring) en de instelling vaker als intermediair moet optreden.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Onderaanneming AWBZ

  Er zijn twee vormen van onderaanneming. Op contractniveau (de hoofdaannemer kan niet zelfstandig aan de selectiecriteria voldoen en heeft een derde nodig om te kunnen inschrijven) en op uitvoeringsniveau. Wij gaan in op de laatste vorm. Onderaanneming op uitvoeringsniveauVan onderaanneming is sprake als een vervoerder een deel van de uitvoerende taken (regie of vervoer) door anderen laat uitvoeren die géén overeenkomst hebben met de opdrachtgever. De overeenkomst bestaat tussen de daadwerkelijke vervoerder en de desbetreffende onderaannemer. Een opdrachtgever moet vooraf aangeven of hij onderaanneming wel of niet accepteert. Staat de opdrachtgever toe dat gebruik gemaakt wordt van onderaanneming, dan moet duidelijk zijn welke eisen er gesteld worden aan deze onderaannemer en welk deel van het vervoer maximaal dan wel minimaal uitgevoerd mag worden door een onderaannemer.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Duurzaamheid AWBZ

  DuurzaamheidHet is zeker belangrijk dat de opdrachtgever denkt aan de effecten die het vervoer heeft op het milieu. Hoever wenst de opdrachtgever hierin te gaan en wat zijn de gevolgen van bepaalde keuzes? Wordt de norm namelijk hoger gelegd dan de standaard, dan heeft dit direct gevolg voor het aantal inschrijvers én de kostprijs. Meer informatie is te vinden op de website van SenterNovem.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Perceelgrootte AWBZ

  Bij een aanbesteding kan de overeenkomst in zijn geheel worden aanbesteed of worden onderverdeeld in delen. Deze delen worden percelen genoemd. Percelen kunnen ontstaan door: Geografische verdeling; Verdeling door opdrachtvolume; Verdeling tussen verschillende opdrachtgevers.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Aanbestedingsstrategie AWBZ

  Met de keuzes die in dit proces worden gemaakt beschikt de AWBZ-instelling over instrumenten die effect kunnen hebben op de aantrekkelijkheid van de opdracht voor een vervoerder. PercelenIn veel gevallen wordt het totale vervoer in één vervoerpakket (perceel) aangeboden. In sommige gevallen is het aantrekkelijk om dit vervoer op te delen in meerdere percelen. Voorwaarden aan de bedrijfssituatieDoor het stellen van selectie-eisen stelt de AWBZ-instelling voorwaarden aan de bedrijfssituatie van potentiële inschrijvers. Deze eisen moeten in verhouding staan tot de opdracht. Lengte van het contractEr geldt geen bepaald minimum of maximum voor de lengte van een contractperiode. De AWBZ-instelling heeft hierin contractvrijheid, maar: bij een raamovereenkomst geldt een maximumperiode van vier jaar; er kunnen interne richtlijnen gelden voor de lengte van de periode; de contractperiode moet aansluiten bij wat in de markt gebruikelijk is; de contractperiode moet in verhouding staan tot de omvang van de opdracht, zodat een vervoerder de voor de opdracht gedane investeringen gedurende de contractperiode kan terugverdienen. Regie en uitvoeringDoorgaans worden de uitvoeringsaspecten in het geheel aanbesteed waarbij zowel regie als uitvoering in handen komen van één contractpartij. Scheiding van regie en uitvoering leidt tot voordelen in de controleerbaarheid, maar vergt in beheer meer tijd in voorbereiding en uitvoering. De AWBZ-instelling kan een deel van de regietaken (bijvoorbeeld de verdeling van het vervoer) ook in eigen hand nemen. Gezamenlijke procedureDoor gezamenlijk met andere AWBZ-instellingen een aanbestedingsprocedure te doorlopen kunnen voordelen ontstaan vooral op het gebied van inkoop en/of beheer. Het aanbestedingsproces wordt wel gecompliceerder. Marktanalyse en -consultatieOok in een later stadium kan de AWBZ-instelling de markt consulteren in een marktanalyse om te toetsen of de gestelde eisen uitvoerbaar zijn en wat het effect is op prijs en kwaliteit. Een marktconsultatie voorafgaand aan een aanbesteding wordt altijd aanbevolen, onder andere om risico’s te verminderen. Bij te veel strenge eisen kan de concurrentie in het geding komen. Doordat maar heel beperkt aantal vervoerders aan de eisen kan voldoen. Meer informatie over de verschillende aanbestedingsprocedures: Het Europese aanbestedingsrecht biedt aanbestedende diensten de keuze uit verschillende aanbestedingsprocedures. De meest gebruikte procedures zijn de openbare en de niet-openbare procedure. In het kort houden de hierboven genoemde procedures het volgende in: Openbare procedure: De aanbestedende dienst plaatst een aankondiging. Geïnteresseerden vragen het bestek op en dienen een offerte in. De aanbestedende dienst beoordeelt deze offertes aan de hand van bekend gemaakte selectie -en gunningscriteria en geeft de uitverkorene de opdracht. Voor openbare procedures bedraagt de termijn voor de ontvangst van de inschrijvingen minimaal 52 dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van de opdracht. De termijn voor de ontvangst van de inschrijvingen, bedoeld in het derde lid, kan in afwijking van in onderling overleg tussen de aanbestedende dienst en de uitgekozen gegadigden worden vastgesteld, mits alle gegadigden evenveel tijd krijgen om hun inschrijvingen voor te bereiden en in te dienen. Niet-openbare procedure: Na de plaatsing van de voorgenomen opdracht, kunnen gegadigden de gevraagde gegevens insturen om aan te tonen dat zij aan de gestelde selectiecriteria voldoen. De aanbestedende dienst selecteert een aantal inschrijvers en nodigt deze uit om een offerte in te dienen. Aan de hand van de bekend gemaakte gunningscriteria bepaalt de aanbestedende dienst aan wie de opdracht wordt verstrekt. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking: Als aan de gestelde voorwaarden voor het kunnen volgen van de onderhandelingsprocedure is voldaan, wordt door de aanbestedende dienst een aankondiging geplaatst. Vervolgens wordt uit de inschrijvers aan de hand van selectiecriteria een keuze gemaakt uit de aanmeldingen. Daarna wordt met de geselecteerde bedrijven onderhandeld en wordt een van hen gecontracteerd. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking: Bij deze procedure wordt geen aankondiging geplaatst, maar gaat in plaats daarvan de aanbestedende dienst rechtstreeks onderhandelen met een of meer ondernemingen naar keuze. De onderhandelingen kunnen uiteindelijk leiden tot het sluiten van een overeenkomst. Meer informatie over Europeese standaardprocedures, met en zonder voorafgaande aankondiging en meer vindt u op de site van PIANOO.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Aanbestedingsrisico’s AWBZ

  Er zijn zaken die als ze geen aandacht of onvoldoende aandacht krijgen ertoe kunnen leiden dat de aanbesteding niet het gewenste effect heeft. Het vervoer wordt dan niet naar tevredenheid uitgevoerd. Het kan zijn dat er geen of onvoldoende inschrijvers zijn, de prijs te hoog of te laag is, of zaken niet of niet helder geregeld worden.Hier een overzicht in vogelvlucht van een aantal items waar AWBZ-instellingen bij de aanbesteding aandacht voor moeten hebben. Tips voor AWBZ-instellingen en zaken om rekening mee te houden: Onvoldoende scheiding tussen selectie- en gunningcriteria. Dit is ook in strijd met de aanbestedingsrichtlijnen. Strategische inschrijving van een vervoerder. Dit komt vooral voor als een vervoerder meerdere tarieven moet offreren, die vervolgens door middel van een weegfactor worden meegenomen in de beoordeling. Van belang is dat de weegfactor van de tarieven overeenkomt met de werkelijke verhouding tussen de twee volumes. Voorbeeld: u vraagt twee tarieven uit, één voor deur-deur vervoer (tarief A, 98 procent van het vervoervolume) en één voor kamer-kamer vervoer (tarief B, twee procent van het vervoervolume). Als u besluit om tarief B voor 25 procent mee te laten wegen in de gunning, kan de vervoerder besluiten om een laag tarief B aan te bieden, om zo meer punten in de gunning te scoren. Ontbreken van belangrijke bepalingen, bijvoorbeeld de wijze waarop een hoofdaannemer vervoer kan of mag uitbesteden. De AWBZ-instellingen heeft geen directe relatie met onderaannemers, maar de hoofdaannemer blijft altijd verantwoordelijk en de onderaannemers moeten voldoen aan dezelfde kwaliteitseisen. Neem altijd zelf beslissingen om zo op de hoogte te zijn van de inhoud van het PvE, ook als externe adviseurs worden ingeschakeld. Inschakelen van externe adviseurs betekent overigens niet dat de AWBZ-instelling de regie uit handen geeft. Het Programma van Eisen en bestek moeten uw gedachtegoed zijn en blijven! Het contract is volledig ‘dichtgetimmerd’ met weinig inbreng voor de vervoerder, waardoor er na gunning sprake is van een moeizame (opbouw van een) vertrouwensrelatie. Dit komt omdat de AWBZ-instellingen met het contract geen vertrouwen uitstraalt richting de vervoerder. Het perceel is te groot en/of de duur van het contract te lang.De verleiding is groot om te kiezen voor een lang contract van grote omvang. Een groot perceel beperkt echter de concurrentie, omdat minder (lokale) vervoerders kunnen inschrijven. Een contract met een te korte looptijd beperkt mogelijk het aantal inschrijvingen omdat een contract voor nieuwkomers minder interessant is of kan kostprijsverhogend werken. Kies daarom voor een middenweg tussen contractduur en omvang. Het voorwerp van de opdracht moet voor alle betrokkenen helder zijn. Het vervoersvolume moet zo accuraat mogelijk in de aanbestedingsdocumenten worden opgenomen. Op basis van het volume kunnen vervoerders een aanbieding doen zonder hierin veel (kostenverhogende) risico’s te moeten incalculeren. Er komen geen inschrijvingen binnen. Deze kans bestaat en kan voorkomen als marktpartijen het pakket van eisen te zwaar vinden en/of de risico’s die voort (kunnen) komen uit contract te groot. De prijs is hoger dan verwacht. De AWBZ-instelling kan te maken krijgen met een hogere prijs dan waar vooraf rekening mee was gehouden. Neem vooraf een maximum beschikbaar budget op of richt de gunningcriteria zodanig in dat een inschrijver ‘gestuurd’ wordt binnen een bepaalde marge. De prijs van de winnende inschrijver is te laag. Dit kan problemen opleveren tijdens de contractperiode, omdat niet kan worden gegarandeerd dat de inschrijver in de uitvoering de overeengekomen condities waar kan maken. De AWBZ-instelling kan na een uitvoerige marktanalyse een ondergrens stellen aan de geoffreerde tarieven of de gunningcriteria zo inrichten dat een lager tarief niet leidt tot extra punten in de beoordeling. Daarnaast mag de AWBZ-instelling een inschrijving ter zijde leggen als de geoffreerde prijs onrealistisch laag is. Dit kan alleen nadat de AWBZ-instelling om verduidelijking is gevraagd bij de betreffende inschrijver en de inschrijver het vermoeden van een te lage prijs onvoldoende kan weerleggen[1]. Kwaliteitsverlies door overgang contract. Belangrijk is om inschrijvende partijen zowel bij de aanbesteding als na gunning uitgebreide en accurate informatie te verstrekken. Ruim voldoende implementatietijd in om na gunning te starten met het vervoer. Geen gunning. In het uiterste geval kan de AWBZ-instellingen besluiten om niet over te gaan tot het uitspreken van een voornemen tot gunning, maar dit kan alleen als hiervoor een goede onderbouwing is. Dit voorbehoud moet nadrukkelijk in het bestek staan. Indien een opdracht niet wordt gegund moet deze opnieuw worden aanbesteed. De eisen in deze aanbesteding moeten wezenlijk anders zijn dan die in de aanbesteding die niet werd gegund. Een te uitgebreid Programma van Eisen. Het is verleidelijk om meer eisen te stellen dan die nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Indien de AWBZ-instelling besluit om minder kwaliteitseisen te stellen aan een inschrijver en/of bepaalde verklaringen van beroepsbekwaamheid niet te eisen, loopt de AWBZ-instelling het risico van een minder goede uitvoering van het vervoer. Wijzigen en aanpassen van wensen. Vaak, zeker gelet op politieke wensen, worden (ook tijdens de aanbesteding) nieuwe eisen geïntroduceerd. De AWBZ-instelling moet beschrijven hoe met eventuele wijzigingen in de omvang van de opdracht om te gaat. Verlengingsoptie van de contractperiode. Aandachtspunten: zonder verlengingsoptie moet opnieuw worden aanbesteed; zorg voor een optie tot verlenging die voldoende interessant is voor contractpartijen; houd voldoende marge aan in de tijd. Mocht één van de betrokken partijen af (willen) zien van de optie tot verlenging dan moet alsnog een aanbestedingsprocedure kunnen worden gestart en voltooid. [1] Op 30 januari 2009 heeft de Rechtbank Utrecht uitspraak gedaan in de zaak IJsselsteden Beheers Groep (IJBC) en ABC Taxi tegen Achmea c.s. (LJN: BH1418)

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011