Collectief vervoer is het openbaar vervoer per bus, tram, metro, regionale trein en schip en het contractvervoer voor doelgroepen. Lees meer...

Gevonden in de kennisbank:

• Analyse en evaluatie

  Zodra het plan van aanpak opgesteld is, kan aan de hand hiervan begonnen worden aan een analyse en evaluatie om duidelijk te krijgen waar je in de volgende aanbesteding op wilt gaan sturen. Deze stap bestaat uit twee delen: een marktanalyse en een evaluatie van de huidige concessie.De evaluatie kan worden beschouwd als de interne kant van een SWOT-analyse (strengths and weaknesses, ofwel sterktes en zwaktes), terwijl de marktanalyse de externe kant vormt (opportunities and threats, ofwel kansen en bedreigingen). Evaluatie huidige concessie Resultaten monitoring, waaronder: - Ontwikkeling aantal reizigers; - Ontwikkeling reizigersopbrengsten; - Ontwikkeling klanttevredenheid; - Naleving eisen concessie (punctualiteit, etcetera). Uitgekeerde bonussen, opgelegde malussen/boetes. Ervaringen tijdens looptijd:- Relatie met vervoerder; - Positieve/negatieve media-aandacht; - Ervaring met wijze van sturing (ontwikkeling en beheer). Eventuele tijdens de looptijd gemaakte afspraken met vervoerder, gemeenten, etcetera. Betrek in ieder geval de concessiebeheerder(s) hierbij. Overigens, idealiter is evaluatie iets dat niet eenmalig plaatsvindt, maar continu plaatsvindt tijdens de gehele looptijd als onderdeel van concessiebeheer. Dit gaat verder dan monitoring alleen. Marktanalyse Bepaal op basis van desk research en consultatie van experts: - de ontwikkeling van het OV-gebruik; - van andere modaliteiten (let ook op ketenverplaatsingen); - de ruimtelijke ontwikkelingen gedurende de concessieperiode (nieuwe woonwijken, nieuwe of veranderende werklocaties); - demografische ontwikkelingen (statische en dynamische kenmerken van het gebied, zoals vergrijzing, leeftijd, aantal inwoners, opleidingsniveau). Zet de marktpotentie af tegen het huidige aanbod en tijdens de concessie ter beschikking zijnde en komende infrastructuur. Resultaten vertalen in ambities Zet de resultaten van deze analyses af tegen het OV-beleid. De doelen uit het OV-beleid en de resultaten van de analyses geven een beeld van de belangrijkste ambities voor de komende concessieperiode. Deze komen terug bij stap 3: ‘doelen en kaders’. Vorige stap: 1. Plan van Aanpakvolgende stap: 3. Doelen en kaders

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Doelen en kaders

  In deze stap worden de ambities die voortkomen uit het ov-beleid en de analyse en evaluatie getoetst op haalbaarheid en vertaald in doelen en kaders. Het is cruciaal inzicht te hebben in enerzijds de kosten van zowel de huidige concessie als ambities en anderzijds het beschikbare budget. Inschatting kosten Begin met een inschatting van het daadwerkelijke kostenniveau van de huidige concessie en relateer dat aan de huidige DRU-prijs. Zo ontstaat een beeld of de huidige prijs een reële is.Probeer daarna door te rekenen wat de nieuwe concessie gaat kosten met de huidige inzichten over wat er uitgevraagd gaat worden. Dit kan in volgende stappen verfijnd worden. Maak hierbij onderscheid tussen de invulling van de minimale eisen (het basisvoorzieningenniveau) en een (mogelijke) invulling van de vrije ruimte door de vervoerder. Dit geeft gevoel voor de financiële ruimte die de vervoerder heeft bij de invulling van haar plannen. De kosten van de concessie kunnen relatief eenvoudig worden doorgerekend aan de hand van een aantal kostenkengetallen (zie ook de KpVV-brochure Kostenkengetallen). De belangrijkste zijn het aantal bussen en het aantal chauffeurs. Deze zijn in ieder geval voor de huidige concessie bekend. Voor de nieuwe concessie hangen de kosten sterk af van het aantal dienstregelingsuren (DRU’s) en de kosten per DRU. Bekijk de kosten ook eens vanuit het perspectief van de vervoerder Inschatting opbrengsten Uitgangspunt zijn de huidige reizigersopbrengsten. Hierop kan gemuteerd worden aan de hand van recente trends en het beleid en plannen voor de komende jaren. Let wel op jezelf niet rijk te rekenen; een beleidsdoelstelling m.b.t. reizigersstijging is nog niet automatisch de realiteit. Onvoorziene zaken zoals een kredietcrisis kunnen een flinke invloed hebben op het aantal reizigers; dit geldt zeker in gebieden met relatief veel keuzereizigers. Daarom is het wellicht beter met een brandbreedte te werken.Houd ook rekening met eventuele (politieke) wensen voor goedkoop of gratis openbaar vervoer. Ruimte in het budget Wanneer ingeschat is met welke kosten en opbrengsten gerekend moet worden kan vervolgens bepaald worden of dit binnen het budget past. Zorg dat in dit stadium helder is hoeveel middelen precies met openbaar vervoer gemoeid zijn. In sommige gevallen zijn tijdens de looptijd van de huidige concessie aparte afspraken met vervoerders en/of gemeenten gemaakt die niet terugkomen. Zorg dat deze afspraken goed op papier staan om niet bij de volgende aanbesteding snel het overzicht te hebben en niet voor verrassingen te komen staan. Vorige stap: 2. Analyse en evaluatieVolgende stap: 4. Uitgangspunten

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Uitgangspunten vaststellen

  'De ruggengraat van de aanbesteding' In deze stap bepalen we wat we de ‘ruggengraat’ van de aanbesteding noemen: Het ‘wat’? De marketingvisie. Op basis van de doelen en kaders van de vorige stap ontwikkelen we hier een visie op het toekomstige vervoerproduct: doelgroepen, marktpositionering, speerpunten. Het ‘hoe’? De rolverdeling en prikkels. Dit omvat de verdeling van rollen op het tactische niveau (‘de ontwikkelfunctie’) en de belangrijkste prikkels: het gunningsmodel en financiële prikkels. Denk al vroeg na over rolverdeling en prikkels Vaak ligt de focus in deze fase vooral op de inhoud (het ‘wat’). Het verdient echter sterke aanbeveling ook nu al goed na te denken over de rolverdeling tussen opdrachtgever en vervoerder en de aansturing van de vervoerder. Hoe wil je gaan samenwerken met de vervoerder en waar wil je vooral op sturen? Deze keuzes werken sterk op wat voor soort uitvraag er de markt op zal gaan en welke inhoudelijke keuzes er de komende tijd al dan niet gemaakt moeten worden. Door het beantwoorden van zowel het ‘wat?’ als het ‘hoe?’ wordt het fundament gelegd om tijdens bij de aanbesteding het gewenste resultaat te krijgen en tijdens de looptijd constructief samen te werken aan ontwikkeling. Afbakening concessiegebied In deze fase moet ook het concessiegebied gedefinieerd worden, voor zo ver dit nog niet vaststaat. Dit omvat de (geografische) omvang van het concessiegebied, de keuze of uni- of multimodaal aanbesteed wordt en de duur van de concessie. Lees meer over afbakening van de concessie... Vastleggen uitgangspunten De uitgangspunten worden normaliter vastgelegd in een Nota van Uitgangspunten. Desgewenst kan voor vaststelling van de Nota een marktconsultatie worden gehouden. Het is verstandig om belanghebbenden zoals consumentenorganisaties, gemeenten en bedrijfsleven in deze stap al te betrekken. Vorige stap: 3. Doelen en kadersVolgende stap: 5. Marktconsultatie

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Markconsultatie

  Het kan zinvol zijn om aan het einde van deze fase de uitgangspunten te toetsen bij vervoerders, en dan met de onderdelen m.b.t. sturing. Vragen die aan de orde komen zijn: Consistentie: zit de uitvraag consistent in elkaar? Is er bijv. voldoende koppeling tussen de mate van ontwikkelingsvrijheid en prikkels? Financiële prikkels: zijn de financiële prikkels sterk genoeg? Risico’s: worden er niet onnodig veel risico’s bij de vervoerder neergelegd? Gunningsmodel: leidt het geschetste gunningsmodel tot de gewenste biedingen? Is er geen ongewenst strategisch gedrag mogelijk? Het is ook mogelijk een marktconsultatie te houden na uitwerking van het PvE (PvE-fase). Beide mogelijkheden hebben voor- en nadelen. Het voordeel van een vroege marktconsultatie is dat er nog veel ruimte is om bij te sturen. Die ruimte is in de PvE-fase beperkter, doordat het document dan ook aan andere partijen ter inzage voorgelegd wordt. Uit het oogpunt van draagvlak is het daarom niet handig om in deze fase nog fundamentele wijzigingen door te voeren.Een ‘late’ marktconsultatie biedt echter ook voordelen, doordat al veel duidelijker is hoe fundamentele keuzes doorwerken in de uitvraag. The devil is in the details: een ogenschijnlijk onbelangrijke eis of bepaling kan soms enorme gevolgen hebben voor de kosten en daarmee de uitwerking van een aanbesteding. Een marktconsultatie in deze fase kan helpen om dergelijke ongewenste effecten te voorkomen. Mondeling of schriftelijk Een mondelinge marktconsultatie biedt voordelen: door een open gesprek met elkaar aan te gaan kun je dieper op de materie ingaan. Zeker bij een vroege marktconsultatie, wanneer er nog veel ruimte is om bij te sturen, kan dit waardevol zijn.Een schriftelijke marktconsultatie is eenvoudiger te organiseren, door plaatsing van een marktconsultatiedocument met vragen en een reactietermijn op aanbestedingskalender.nl en Tenders Electronic Daily (TED). Om een level playing field te waarborgen is het van belang dat geen van de partijen meer informatie krijgt dan een andere partij. Vermeld bovendien duidelijk dat het meedoen aan de marktconsultatie verplicht tot niets en niet kan leiden tot enig voor- of nadeel in de aanbestedingsprocedure. Vorige stap: 4. Uitgangspunten vaststellenVolgende stap: 6. PvE & Inspraak

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• PVE en inspraak

  Na vaststelling van de Nota van Uitgangspunten kan begonnen worden met het samenstellen van het Programma van Eisen. Beschouw per onderwerp wat gemaakte prioriteiten en rolverdeling voor dat onderwerp betekenen. Het kan zowel voor het interne als externe helpen om te beginnen met het schrijven van een paar alinea’s over de eisen op hoofdlijnen in ‘gewone-mensentaal’. Deze stukken tekst kunnen ook in PvE en bestek worden opgenomen als ‘leeswijzer’ voor inschrijvers. Werk deze hoofdlijn uit naar concrete eisen. Deze hoeven in de PvE-fase nog niet 100% SMART en waterdicht te zijn, maar om dubbel werk te voorkomen is het aan te bevelen dit al wel te doen. Zie ook onze tips voor opbouw en inhoud van het Programma van Eisen. Meestal ligt bij een PvE de focus op de inhoudelijke eisen en wensen. We raden echter aan om de keuzes die gemaakt zijn over sturing ook in deze fase al zo veel mogelijk uit te werken. Dit helpt om de consistentie te bewaken en bovendien ook om bij inspraak aan partijen uit te leggen hoe de uitvraag in z’n werk gaan. Dit is met name belangrijk als er veel ontwikkelvrijheid wordt gegeven aan inschrijvers. Deze vrijheid brengt onzekerheid met zich mee, en dat is vaak lastig uit te leggen aan andere betrokken partijen. Het helpt als aangegeven kan worden welke prikkels gebruikt worden voor de vervoerder om zich te richten op de doelen die gerealiseerd moeten worden. Inspraak Na vaststelling van het concept-PvE volgt een inspraakperiode. Wettelijk is het verplicht om advies te vragen aan consumentenorganisaties. De inspraakronde is een invulling hiervan. Het concept-PvE wordt voorgelegd aan betrokken consumentenorganisaties en hen wordt om reactie gevraagd. Lees meer over consumentenparticipatie... Uit het oogpunt van draagvlak kan het ook zinnig zijn om andere partijen om een reactie te vragen: gemeenten, buurtraden, etcetera. Er zijn ook voorbeelden van overheden die het PvE publiceren op de website en alle burgers (digitaal) de kans geven om te reageren. Het betrekken van andere partijen kan evenwel ook tot ‘gedoe’ leiden, zeker als er wijzigingen optreden ten opzichte van het huidige voorzieningenniveau. Ook het geven van veel ontwikkelvrijheid aan de vervoerder – wat zich vertaalt in een laag niveau van minimumeisen – kan tot ophef leiden, omdat dit onzekerheid met zich meebrengt. Het is daarom bij consultatie van belang partijen goed mee te nemen in de redeneerlijn, de sturingsmechanismen die worden ingezet en in de dilemma’s die men is tegengekomen. Het is daarom ook raadzaam om al ruim voor de inspraakperiode met relevante partijen het gesprek aan te gaan. De reacties van partijen worden samengevoegd in een reactienota. Na aanpassing van het PvE kan deze definitief door het bestuur worden vastgesteld. Marktconsultatie Naast de inspraak kan het ook raadzaam om (ook) in deze fase een consultatieronde in te bouwen om zo het Programma van Eisen voor te leggen aan potentiële inschrijvers. Overigens is het ook al mogelijk deze marktconsultatie aan het einde van fase 2 te houden. Lees meer over consultatie Het is het netste eerst een marktconsultatie te houden en pas daarna het PvE aan ROCOV en andere belanghebbenden voor te leggen voor inspraak; anders kan het voorkomen dat er wijzigingen aan het PvE plaatsvinden die niet uit de inspraak voortkomen. Mocht de tijd ontbreken om dit volgtijdelijk te doen, wees dan transparant richting insprekende partijen over de marktconsultatie, en neem de reacties uit de consultatie ook (geanonimiseerd) mee in de reactienota. Vorige stap: 5. MarktconsultatieVolgende stap: 7. Bestekfase

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Bestekfase

  Na vaststelling van het definitief PvE wordt het PvE uitgewerkt tot een concreet bestek, dat als basis zal dienen voor de inschrijvingen. Zoals gezegd biedt het voordelen wanneer het PvE al zo veel mogelijk tot op besteksniveau is uitgewerkt, ook met betrekking tot sturing (prikkels en gunningsmodel). In dat geval is de benodigde inspanning om tot een bestek te komen relatief beperkt. Maar ook dan zal een aantal onderwerpen nader uitgewerkt worden, waaronder selectiecriteria en de procedurele kant van financiële regelingen. Ook wordt in deze fase meestal de technische kant van de inhoudelijke hoofdstukken uitgewerkt (bijvoorbeeld eisen aan KAR/DRIS – zie ook de brochure van KpVV hierover). Bovendien is in deze fase een goede (juridische) check nodig of de teksten juridisch houdbaar, ondubbelzinnig en concreet genoeg zijn om problemen later in het aanbestedingsproces te voorkomen. Tegelijk is het de uitdaging om niet te verzanden in lange, juridisch correcte, maar lastig leesbare teksten. Helderheid en leesbaarheid helpen om bij de aanbesteding het gewenste resultaat te bereiken.Zie ook de tips voor opbouw en inhoud van PvE en bestek. Vorige stap: 6. PvE en inspraakVolgende stap: 8. Publicatie / inlichtingen

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Publicatie / inlichtingen

  Publicatie: start inschrijfperiode De eerste stap bij het daadwerkelijk aanbesteden is het wereldkundig maken van de aanbesteding. Publicatie markeert de start van de inschrijvingstermijn. Belangrijk dat deze lang genoeg is voor inschrijvers om een goede offerte te maken. Lees meer over de inschrijvingstermijn… Het daadwerkelijk publiceren gebeurt door het aanmelden van de aanbesteding op Aanbestedingskalender.nl. Automatisch wordt de aanbesteding dan enkele werkdagen later ook Europees gepubliceerd op Tenders Electronic Daily. Inlichtingenrondes Tijdens de looptijd van de aanbesteding bestaat de mogelijkheid voor potentiële inschrijvers om vragen te stellen. Om te zorgen dat alle inschrijvers een gelijk kennisniveau hebben gebeurt dit geformaliseerd via Nota’s van Inlichtingen. De vragenrondes gebeuren meestal digitaal: geïnteresseerde vervoerders leveren hun vragen via de e-mail aan middels een bij het bestek geleverd standaard-format, waarin de aanbestedende overheid ook haar antwoorden kan invoegen.Traditioneel is er meestal een vastgesteld aantal momenten waarop vragen gesteld mogen worden en even zo veel Nota’s van Inlichtingen. Bij een aantal recente aanbestedingen is een andere aanpak gevolgd, waarbij vervoerders wekelijks vragen kunnen stellen en deze uiterlijk twee weken later middels een wekelijkse ‘update’ van de Nota van Inlichtingen werden beantwoord. Inschrijvers waren hier positief over: zij krijgen sneller antwoord, wat hen de kans geeft een betere inschrijving in te leveren. Door de snelheid ontstaat ook ruimte voor enige ‘dialoog’, waarbij in een paar weken tijd voor beide partijen meer helderheid over lastige kwesties kan ontstaan.Neem vragen van inschrijvers serieus en als kans op verbetering. Als inschrijvers via de inlichtingenronde op een mogelijk probleem wijzen kan dit via een NvI ‘gerepareerd’ worden. Wees tegelijk voorzichtig met te grote wijzigingen, vooral als de sluiting van de inschrijvingstermijn nadert; dit brengt inschrijvers in de problemen en kan leiden tot minder inschrijvers of uitstel van de inlevertermijn. Prebidmeetings Vaak wordt tijdens de inlichtingenronde ook een ‘prebidmeeting’ gehouden. Dit gebeurt meestal na de eerste mogelijkheid om vragen te stellen. De aanbestedende overheid geeft mondeling toelichting op de (concept-)antwoorden, die ook worden rondgedeeld. Bij recente aanbestedingen wordt een prebidmeeting soms achterwege gelaten; sommige partijen ervaren het als een ‘ritueel dansje’ dat ook per e-mail afgehandeld kan worden. Andere partijen benadrukken wel de meerwaarde ervan. Zeker bij complexe onderwerpen kan een mondelinge toelichting (inclusief mogelijkheid tot doorvragen) helderheid scheppen die je moeilijk schriftelijk kwijt kunt. Vorige stap: 7. BestekfaseVolgende stap: 9. Beoordeling en gunning

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Beoordelen en gunnen

  Na inlevering van de aanbiedingen beraadt het beoordelingsteam zich op de beste inschrijver. De inhoudelijke aspecten waarop wordt beoordeeld liggen al vast in het bestek; aan te raden is hierin ook al te specificeren hoe de beoordeling procedureel in haar werk gaat. Meer over het gunningsmodel… De beoordelingsprocedure eindigt met een gunningsadvies dat ter besluit wordt voorgelegd aan het bestuur. Daarna wordt de concessie - formeel de concessiebeschikking - uitgegeven en wordt eventueel een uitvoeringsovereenkomst met de vervoerder afgesloten. Lees verder.... .Na gunning worden de vervoerders ingelicht. Dit gebeurt in eerste instantie telefonisch, waarbij het gebruikelijk is om de zittende vervoerder eerst te bellen om deze tijd te geven zijn personeel in te lichten. Daarna worden brieven verstuurd over het gunningsbesluit. Bij de brieven aan de verliezende vervoerder wordt beschreven op welke punten de winnende vervoerder hoge scoorde, en waardoor dit verschil te verklaren is. Probeer een eerlijk en volledig beeld te schetsen van deze redenen: dit is ook nuttige feedback voor de verliezende vervoerder. Denk wel goed na over welke informatie wordt prijsgegeven en welke niet, in verband met de mogelijkheid tot bezwaar en beroep. Met de gunning eindigt de aanbesteding en start de implementatieperiode. Vorige stap: 8. Publicatie / Inlichtingen

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Kostencalculatie

  Kostencalculatie De kosten van een concessie worden bepaald door het aantal dienstregelinguren (DRU) en de kosten per dienstregelinguur. Het aantal dienstregelinguren wordt ofwel bepaald door de opdrachtgever ofwel (binnen kaders) door de inschrijver in het vervoerplan. Houd er rekening mee dat het aantal DRU’s niet alleen een resultante is van het aantal ritten, maar ook van de rijtijden op die ritten. Inschrijvers kunnen hier strategisch gebruik van maken om het aantal DRU’s omhoog of juist omlaag te brengen. Kosten per DRU De belangrijkste elementen die invloed hebben op de kosten per DRU zijn: Aantal bussen per DRU: Efficiency van de omlopen; % inzet in spits en dal. Kosten per bus: Mogelijkheden om bestaand materieel in te zetten; Mogelijkheden om klein materieel in te zetten; Mogelijkheden om inhuur in te zetten en/of goedkoper materieel voor versterkingsritten in te zetten; Restwaarde bussen na afloop concessie en mogelijkheden deze elders in te zetten. Overige kostopdrijvende factoren: Kosten en risico’s OV-chipkaart. Incalculeren risico’s waar vervoerder weinig of geen invloed op heeft (o.a. indexering, boetes op punctualiteit, etcetera). Kostenopdrijvende factoren Kostenopdrijving zit in een klein hoekje! Bij de uitwerking van het bestek kan een ogenschijnlijk kleine of onbelangrijke eis soms grote effecten hebben op de kosten. Daarom is het goed om bij de evaluatie van de huidige concessie in stap 2 na te gaan of er kostopdrijvende factoren in de huidige concessie aanwezig zijn; na uitwerking van het PvE kan bij een marktconsultatie getoetst worden of deze geen onbedoelde kostprijsopdrijvende factoren kent. Als op basis van de doorrekening van de huidige concessie aandacht wordt besteed aan deze factoren ontstaat een beeld van de kosten voor de nieuwe concessie dat – in ieder geval voor deze fase – voldoende inzicht biedt.

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Nota van uitgangspunten

  De resultaten van eerste fase kunnen worden verwoord in een Nota van Uitgangspunten, die door het bestuur (Gedeputeerde Staten of het Dagelijks Bestuur) wordt vastgesteld. Het is verstandig om de Nota van Uitgangspunten ook al informeel aan gesprekspartners (gemeenten, ROCOV, etc.) voor te leggen. Door nu al het gesprek aan te gaan over de hoofdlijnen kan voorkomen worden dat bij de consultatieronde nog principiële discussies hierover gevoerd moeten worden. Ook kan het zinnig zijn om in deze fase een marktconsultatie te houden en de hoofdlijn aan vervoerders voor te leggen. Het risico bestaat echter dat de Nota nog dusdanig globaal is dat juist die elementen waar de kennis van de vervoerder toegevoegde waarde biedt onvoldoende aan bod komt (werking gunningsmodel, verdeling risico’s, kostenverhogende factoren, etcetera). Daarom is de marktconsultatie eveneens in opgenomen. Na vaststelling van de prioriteiten, kunnen deze met alle ingrediënten uit voorgaande stappen uitgewerkt worden tot een PvE en bestek.

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• PvE en bestek

  Programma van Eisen Het programma van eisen (PvE) omvat een concrete uitwerking van (inhoudelijke) eisen aan het te leveren vervoerproduct, op basis van de eerder vastgestelde Nota van Uitgangspunten. Het Programma van Eisen wordt eerst in concept vastgesteld en dan ter inspraak voorgelegd aan consumentenorganisaties en belanghebbenden. Lees meer over PvE-fase en inspraak…. Bestek Het bestek is de concrete uitvraag naar de markt. Het omvat een heldere en ondubbelzinnige omschrijving van de te leveren diensten en de condities en procedures die bij deze aanbesteding gelden, plus alle overige informatie die inschrijvers nodig hebben om een bieding te kunnen schrijven. PvE versus bestek Opdrachtgevers gaan op verschillende manieren om met de scheidslijn tussen PvE en bestek. Soms wordt het PvE als bijlage bij het bestek gevoegd en omvat het bestek zelf alleen aanbestedingstechnische voorwaarden. In andere gevallen wordt het PvE 'omgebouwd' tot een bestek.Zowel inhoudelijk en procesmatig (duidelijkheid richting betrokken partijen) als uit het oogpunt van efficiency kan het voordelen bieden om met één document te werken, dat bij de volgende fase verder wordt uitgebouwd naar bestek. Dit uitbouwen gebeurt door de toevoeging van SMART geformuleerde eisen en de juridisch / aanbestedingsrechtelijke hoofdstukken die in het PvE nog niet opgenomen worden .Hoewel sturingsmechanismen (gunningsmodel, financiële prikkels) strikt genomen geen onderdeel hoeven te zijn van het PvE, is het aanbevelenswaardig deze tenminste op hoofdlijnen op te nemen in het Programma van Eisen. Deze sturingsmechanismen zijn immers ook zeer bepalend voor het vervoerproduct dat aangeboden zal gaan worden – zeker bij aanbestedingen met veel ontwikkelvrijheid voor de vervoerder. Concept inhoudsopgave PvE en bestek Op basis van bovengenoemde overwegingen is een concept-inhoudsopgave voor PvE en bestek ontwikkeld, waarbij PvE naadloos in het bestek overvloeit. Deze opzet is – met verschillende variaties – gebruikt bij aanbestedingen in Overijssel, Gelderland en de Stadsregio Arnhem Nijmegen. Deze ziet er als volgt uit: Templates PvE en bestek Downloads voorbeeld-template met inhoudsopgave voor een PvE voorbeeld-template met inhoudsopgave voor een bestek.

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Nota van inlichtingen

  De Nota van Inlichtingen is het formele document waarmee de opdrachtgever tijdens de inschrijfperiode reageert op vragen van (mogelijke) inschrijvers. Traditoneel wordt er een vooraf vastgesteld aantal inlichtingenrondes en even zoveel Nota's van Inlichtingen die toegestuurd worden aan (mogelijke) inschrijvers tijdens de inschrijvingsperioden. Sommige opdrachtgevers gaan echter over op een wekelijkse 'update' van één Nota van Inlichtingen, om zo inschrijvers sneller antwoord te kunnen geven. Lees meer over de inlichtingenrondes... De Nota('s) van Inlichtingen worden formeel onderdeel van het bestek. Sommige opdrachtgevers kiezen er dan ook voor om eventuele wijzigingen t.o.v. het bestek direct in het bestek door te voeren en een gewijzigd bestek mee te sturen aan de (mogelijke) inschrijvers. Anderen houden de wijzigingen alleen bij voor zichzelf en eventueel voor de met de winnende vervoerder te maken privaatrechterlijke overeenkomst. Meestal worden de inschrijvers gevraagd in een standaard Excel-format hun vragen in te dienen. De opdrachtgever beantwoordt deze in hetzelfde format en stuurt deze in Excel of als PDF terug. Dat laatste heeft als voordeel dat de opdrachtgever eenvoudig ook een 'intern' bedoelde kolom in de eigen Excel-tabellen kan aanhouden - voor interne opmerkingen - en via de PDF alleen de 'externe' kolommen opstuurt.

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Gunningsbesluit

  De laatste deliverable is het gunningsbesluit waarmee de concessie wordt uitgegeven. Daarbij hoort ook het subsidiebesluit voor het eerste jaar. Meestal is dit vervat in één besluit. Veelal wordt tegelijkertijd een tweezijdige, privaatrechtelijke overeenkomst met de vervoerder gesloten. In deze ‘uitvoeringsovereenkomst’ verplicht de vervoerder zich te voldoen aan het bestek en aan zijn eigen aanbieding voor zover deze meer biedt dan is het bestek is geëist. Tevens kunnen hierin afspraken over de implementatie worden vastgelegd, bijvoorbeeld over overleg tussen opdrachtgever en vervoerder en over de termijnen waarop nieuw materieel moet instromen of andere vernieuwingen worden doorgevoerd. De concept-concessiebeschikking en de conceptovereenkomst kunnen deel uitmaken van het bestek. Dit is niet verplicht, maar het helpt wel om de inschrijvers vooraf zoveel mogelijk duidelijkheid te bieden.

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Overkoepelende marketingvisie

  Het nut van één overkoepelende marketingvisie Met de overkoepelende marketingvisie van de OV-autoriteit beschrijf je welke ontwikkelingen je als OV-autoriteit verwacht van het OV in de concessieperiode. Dit fungeert als kader voor de daaruit volgende hoofdstukken. Daarbij moet de ambitie van deze visie aansluiten bij de rolverdeling tussen OV-autoriteit en concessiehouder en de prikkels van het contract. De provincie Overijssel gaat uit van een twee-sporenvisie. Definitie van marketing? Marketing wordt soms verward met promotie. Hoewel promotie een belangrijke marketingtool is, omvat marketing veel meer dan dat. Marketing omvat alle keuzes die te maken hebben met de marktpositionering van het (OV-)product: van lijnennet tot uitstraling van de bus, en van reisinformatie tot tariefacties. Kortom: wat voor soort product biedt je aan? In andere branches wordt hier integraal over nagedacht. In het OV gebeurt dit weinig, deels doordat niet één partij alle knoppen in handen heeft. Juist daarom is het van belang om vroeg stil te staan bij de ontwikkelrichting voor het openbaar vervoer, bij voorkeur in de . Dit geeft zowel richting aan het ontwikkelen van inhoudelijke eisen in de volgende fase als aan de vervoerder bij het maken van haar offerte. De belangrijkste input wordt gevormd door de (beleids)doelen en kaders die in de vorige fase zijn bepaald. Dit geeft richting aan wat er bereikt moet worden met het aanbieden van het OV-product. Vanuit deze doelen kan in deze fase op hoofdlijnen worden nagedacht over: Doelgroepen: welke doelgroepen moet het OV (vooral) bedienen? Kan hier een prioritering aan worden gegeven? En wat zijn de belangrijkste wensen en behoeften van deze doelgroepen? Marktpositionering: wat voor soort product moet worden aangeboden om de beleidsdoelen te bereiken en de gewenste doelgroepen aan te trekken? Wat zijn de ‘unique selling points’? Moet het vooral goedkoop zijn, of snel, of comfortabel? Zie ook: branding Speerpunten: wat is, vanuit de prioriteiten en gewenste marktpositionering, de belangrijkste focus bij de ontwikkeling van het OV? De vervoerkundige kant, of juist reisinformatie, of nog iets anders? De gekozen doelgroepen, marktpositionering en speerpunten kunnen vertaald worden in zowel eisen aan het vervoerproduct als in prikkels om de vervoerder te stimuleren de gewenste speerpunten op te pakken. Niet invullen kan ook een bewuste keuze zijn Het kan overigens ook een bewuste keuze zijn om dit niet of nauwelijks in te vullen: als de ontwikkelfunctie vooral bij de vervoerder ligt. In dat geval is het goed na te denken wat hierin van de vervoerder verwacht wordt. Dat kan ook heel eenvoudig zijn: ‘zo veel mogelijk reizigersgroei’ kan vanuit beleid een heel valide doel zijn dat een vervoerder als enige kader wordt meegegeven. Daar passen dan wel sterke prikkels bij, bijvoorbeeld in de vorm van een suppletiecontract (zie opbrengstrisico).

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011

• Vervoerplan

  Eén van de belangrijkste inhoudelijke hoofdstukken betreft de vervoerkundige zaken. De eerste vraag die beantwoord moet worden is hoe het vervoerplan uitgevraagd gaat worden. Afhankelijk van de plaats van de ontwikkelfunctie zijn er verschillende smaken: Functioneel: er wordt alleen een sociaal acceptabel minimale ontsluiting omschreven, de inschrijver heeft alle vrijheid het netwerk zelf te ontwerpen. Technisch: het voorschrijven van het gehele netwerk, aansluitingen en frequenties. Allerlei tussenvormen zijn ook denkbaar. Lees meer over de wijze van uitvragen. Een bijzondere - maar steeds vaker voorkomende - vorm van uitvragen is het voorschrijven van de huidige dienstregeling. Downloads Download hier besteksteksten over de volgende onderwerpen: Eerste en laatste rit; Dagsoorten en feestdagen; Rijtijden; Overstaptijden en aansluitgarantie; Te bedienen halten; Maximale loopafstanden.

  Onderwerp: Toolbox Beter Bestek
  Webpagina 16-06-2011