Dance Valley Spaarnwoude: lessen uit een bijna-ramp
Beschrijving GebiedskenmerkenDance Valley is een mega dansfestijn in het recreatiegebied Spaarnwoude. Ze staat in zekere zin symbool voor het belang van mobiliteitsmanagement bij dit type evenementen, zowel vanwege de bijna-ramp die het festijn in 2001 trof, als vanwege de goede regeling rond de mobiliteit die nu voor Dance Valley ontwikkeld is. De basis om mobiliteitsmanagement bij een dergelijk evenement te organiseren is de vergunning die door het bevoegd gezag wordt afgegeven in het kader van de APV, in dit geval door de gemeente Velsen.Problemen en oplossingenDance Valley is als klein evenement begonnen rond een heuvel in het recreatiegebied. Wegens enorm succes kende het de jaren daarop en enorme groei. Het werd duidelijk dat de wegbeheerders en hulpdiensten extra voorzieningen moesten treffen (inmiddels is er zelfs een aparte, tijdelijke ‘evenementen afrit’ op de A9). De verantwoordelijkheid voor de organisator werd ook steeds groter. Dit ging lange tijd vrij automatisch (en goed), redelijk onafhankelijk van het vergunningtraject. De organisator regelde alles op operationeel niveau en was inmiddels verantwoordelijk voor een vrij groot pakket aan maatregelen: extra bussen, parkeerterreinen, fietsenstallingen, enzovoort. Bezoekers werden aangemoedigd niet met de auto te komen en als ze wel met de auto kwamen, om die dan op de daarvoor ingerichte parkeerterreinen te parkeren. Tot in de dagen voor het evenement waren reclameboodschappen er op gericht om toch vooral met het openbaar vervoer te komen.De feesten verliepen probleemloos tot 2001 toen een plotselinge stortbui de zo zorgvuldig opgebouwde routine verstoorde. Iedereen rende naar de uitgang waar de pendelbussen de onverwachte stroom niet aankonden. Festivalgangers verlieten in grote getale het festivalterrein. Door onduidelijke verwijzingen naar de parkeerterreinen gingen velen zelf hun weg zoeken (met dwalen tot gevolg). De inzet van pendelbussen was niet goed afgestemd op deze massale uittocht. De wandeling naar auto of treinstation was in de regen en kou veel langer dan waar de lichtgeklede feestgangers op berekend waren. De gevolgen hebben de nationale pers gehaald en geleid tot veel aandacht voor dit type evenementen.Van strakke regelgeving tot tactisch overlegDe eerste reactie van de lokale overheid was om de vergunningprocedure strak aan te trekken. Het volgende dansfeest werd geconfronteerd met een woud aan extra regels en eisen waar niet goed mee te werken bleek. Beslissingen over zaken die tot voor 2001 op operationeel niveau genomen konden worden, moesten nu via de bestuurlijke laag lopen. Dit bleek niet werkbaar. Om deze reden wordt de laatste jaren met een andere structuur gewerkt. Onder regie van de gemeente Velsen vindt er periodiek een coördinerend overleg tussen het operationele niveau en het bestuursniveau (strategische) niveau. De schakels tussen beide niveaus worden gevormd door twee werkgroep: een werkgroep Veiligheid en een werkgroep Verkeer. Dit jaar heeft de gemeente ook de regierol voor wat betreft communicatie op zich genomen, zodat op eenduidige wijze naar bewoners en bedrijven wordt gecommuniceerd.Op tactisch niveau vindt in de lange voorbereidingsperiode intensief overleg plaats tussen evenementorganisator, gemeente en andere relevante partijen (hulpdiensten, bewoners, wegbeheerders, enzovoort). Als basis voor dit overleg dienen de door de organisatie aan te leveren plannen. Op basis van de in de werkgroepen gemaakte afspraken en na inwinnen van adviezen van een aantal externe partijen (politie, brandweer, etc.), wordt de tekst van de vergunning ‘als werkdocument’ voorbereid. Hierdoor zijn de vergunning zelf en de eisen die deze bevat op het moment van afgeven bij iedereen bekend. Bij de burgemeester (op strategisch niveau) blijft de taak liggen om de vergunning formeel af te geven en vooral ook om rond het evenement beslissingen te nemen bij eventuele calamiteiten.Dance Valley BV moet – net als andere evenementenorganisatoren – elk jaar een evenementenaanvraag doen. In overleg met onder meer de korpsbeheerders wordt in een regionaal overleg bepaald welke aanvragen gehonoreerd kunnen worden, gelet ook op de beschikbare capaciteit. Daarbij wordt ook gelet op de samenloop van (grote) evenementen.Elementen van de vergunningverleningDe vergunning die de gemeente Velsen aan de organisator van DanceValley BV verstrekt bevat voor mobiliteit een aantal interessante bepalingen: Het aantal bezoekers per dag en de tijden waarop de bezoekers toestromen of wegstromen wordt in de vergunning meegenomen. Op deze aantallen zijn de aanvullende eisen gebaseerd. Algemeen geldt de eis dat de directe omgeving geen hinder mag ondervinden van het evenement en dat de organisatie de afspraken moet nakomen die in de werkgroepen zijn gemaakt. Voor wat betreft Mobiliteit is de verwijzing naar het logistieke plan essentieel. Dit logistieke plan, waar de organisatie een concept van aanlevert en dat vervolgens in de werkgroep Verkeer getoetst en aangescherpt wordt, bevat alle aspecten die voor verkeer en vervoer van belang zijn: Aan en afvoer bezoekers algemeen Speciale voorzieningen op het gebied van collectief vervoer, fietsen, parkeren Verkeersafwikkeling (incl. hekken en bebording) Routering bij calamiteiten De vergunning bevat enkele elementen die relevant zijn soortgelijke evenementen elders: Speciale voorzieningen voor kiss & ride: veel bezoekers worden gehaald en gebracht. Dit geeft veel verkeersbewegingen maar komt niet ten laste van de parkeercapaciteit. Het instellen van een buspendeldienst vanaf station Sloterdijk om ook gebruik van OV te stimuleren. Een regeling voor het wegslepen van hinderlijke auto’s (inclusief bussen!). De inzet van een grote hoeveelheid verkeersregelaars op tal van punten. Routes voor nood- en hulpdiensten (UGS-routes) en hoe deze vrij te houden. Voor al deze aspecten is de organisatie in laatste instantie verantwoordelijk, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.AandachtspuntenEén van de grootste lessen van Dance Valley is dat goed overleg en een goede organisatie wezenlijk zijn voor een vlot verloop van een evenement van een dergelijke omvang. In de loop der jaren heeft de organisatie van het evenement een verandering ondergaan: van een organisatie gebaseerd op goed contact op de werkvloer (operationeel niveau) is na 2001 strikte vergunningvoorwaarden (strategisch niveau) allesbepalend geworden. Voor een goed georganiseerd evenement zijn beide niveaus echter van belang – en vooral de koppeling daartussen!. Met de huidige organisatieopzet worden ‘werkvloer’ en ‘bestuur’ nu onder regie van de gemeente en met inzet van alle betrokken partijen goed op elkaar afgestemd. Meer informatie Dagje uit, een voorbeeldenboek over recreatieverkeer, KpVV, 2006 Website Dance Valley Annet van Veenendaal, gemeente Velsen