Procesmanagement
Traditioneel is bij het managen van projecten veel aandacht voor de projectaspecten tijd, geld en kwaliteit: Wat is de scope van het project, wanneer is het project afgerond en wat gaat het kosten? De ervaring leert dat het sturen op deze projectaspecten alleen niet (altijd) volstaat. Minstens zo belangrijk zijn procesmatige aspecten: de wijze waarop een vraagstuk wordt aangepakt. En wel om een aantal redenen: Ongestructureerde problemenTen eerste zijn vraagstukken vaak ongestructureerd. Verschillende partijen hebben vaak verschillende belangen en beschikken niet allemaal over dezelfde informatie. Het vraagstuk kan bovendien vervlochten zijn met andere vraagstukken en daardoor niet in isolement worden opgelost. NetwerkomgevingTen tweede moeten vraagstukken vaak in een netwerk worden opgelost. Partijen zijn wederzijds afhankelijk van elkaar en vertonen strategisch gedrag. Hun gedrag en omgang met anderen zijn er uiteindelijk op gericht om hun eigen belangen te realiseren. Ze kunnen bijvoorbeeld bewust informatie achterhouden en het naar buiten brengen op een tijdstip dat hen het beste uitkomt. DynamiekTen derde zijn vraagstukken vaak dynamisch. Zowel het probleem als de mogelijke oplossingen kunnen veranderen, bijvoorbeeld omdat de scope van het vraagstuk verschuift of wordt uitgebreid. Deze dynamiek kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van nieuwe informatie die beschikbaar is gekomen, het beschikbaar komen van technologische innovaties of gewijzigde (politieke) belangen en opvattingen. De mate waarin aandacht wordt gegeven aan procesaspecten (naast projectaspecten) verschilt per project en fase in het project. Over het algemeen kan worden gesteld dat naarmate de complexiteit en dynamiek in een project (of in een fase) toeneemt er meer aandacht moet zijn voor procesaspecten. In de planvormings- en besluitvormingsfase is doorgaans veel aandacht nodig voor procesaspecten en, nadat belangrijke besluiten zijn genomen, ligt in de uitvoering en monitoring de nadruk op projectaspecten (zie figuur). Wat houdt procemanagement in?Procesmanagement richt zich op het managen van de processen die zich rond een verandering voordoen. Vaak richtte de aandacht zich bij deze processen vooral op de inhoud. Steeds meer wordt echter duidelijk dat aandacht voor het proces minstens zo belangrijk is. Procesmanagement kent vier ontwerpprincipes: Openheid: Zorg voor openheid door ruimte te laten in het proces voor partijen om mee te beslissen over wie betrokken wordt bij het proces, hoe die betrokkenheid eruitziet en wat de agenda is. Veiligheid en aantrekkelijkheid: Zorg dat het proces voor partijen veilig en aantrekkelijk is door afspraken te maken over het beschermen van kernbelangen en winst in het vooruitzicht te stellen. Voortgang: Richt het proces zo in dat voortgang is verzekerd. Inhoud: Zorg dat inhoud en proces niet los van elkaar komen te staan; voorkom dat sprake is van een goed proces met een uitkomst die inhoudelijk van slechte kwaliteit is, zogeheten ‘negiotiated nonsense’. Naast deze ontwerpprincipes is een goede procesmanager van belang. Deze moet beschikken over een goede kwaliteit, ervaring, zorgvuldigheid, integriteit en vasthoudendheid. Uitgaande van deze principes zijn bij een procesontwerp de volgende elementen van belang: Inventarisatie van belangen, belanghebbenden, stakeholders, krachtenveldanalyse, belemmeringen en oplossingen, opbouwen relaties. Procesaanpak bepalen, tijplanning en taakverdeling, spelregelkader. Uitvoering: stel belangen voorop en zoek dan oplossingen, zoek naar win-win situaties, hou ontwikkelingen continu in de gaten, zorg voor successen en ruim blokkades op, weeg steeds de juiste strategie af (complex en groot of eenvoudig en klein). Aandachtspunten: Procesmanagement bestaat niet uit een enkelvoudig instrument. Het is een manier van werken die net als met autorijden kan worden geleerd vanuit boekjes, middels cursussen, maar vooral door het in de praktijk toe te passen. De termen projectmanagement, programmamanagement en procesmanagement worden in praktijk vaak door elkaar gebruikt. Procesmanagement richt zich op de processen. Programmamagement grotendeels ook. Voor programmamanagement is geen aparte instrumentbeschrijving gemaakt. Bij het instrument projectmanagement ligt de focus op de inhoud (zie ook instrumentbeschrijving projectmanagement). Onderstaande tabel geeft een aantal verschillen tussen project- en procesmanagement: Projectmanagement Procesmanagement Daadkracht Draagvlak Objectief Subjectief Sturen op harde resultaten Sturen op waardering Inhoud Bestuurlijk/ politiek Oprechtheid Strategisch handelen Rust en stabiliteit Inspelen op dynamiek Probleemdefinitie: er is een probleem Er zijn probleempercepties Doel geeft richting; doel en richting liggen vast Doel kan worden bijgesteld; partijen kunnen andere doelen hebben Ontrafel probleem/stap voor stap/ één doel Maak een package deal waarin meerdere doelen worden gediend (win-win situatie bereiken) Gebaseerd op analyses Gebaseerd op relaties Besluitvorming sturen (keuzes dichttimmeren)/ trechteren Besluitvorming is een kwestie van aftikken (allesomvattend); besluiten zijn momentopnames met beperkte houdbaarheid. Uitvoering gericht op voorgaande fasen; uitvoering gebeurt volgens besluit en met duidelijke deadlines Uitvoering is nieuwe fase waarin zich nieuwe kansen kunnen voordoen; uitvoering gebeurt op basis van geleidelijk opgebouwd commitment; verbreden van de scope geeft nieuwe mogelijkheden Evaluatie gericht op realisatie doel Evaluatie gericht op tevredenheid Meer informatie:Zie voor lessen uit procesmanagement per ontwerpprincipe ook de Kwalitetswijzer Beleid. Literatuur: KpVV, <het managen van een gebiedsgericht project> Hans de Bruijn, Ernst ten Heuvelhof en Roel in't Veld, Procesmanagement; Over procesontwerp en besluitvorming, SDU, 2002. Kei-centrum Hier kunt u informatie vinden over diverse instrumenten die bij procesmanagement kunnen worden ingezet: - Omgevingsanalyse - Krachtenveldanalyse - Risicoanalyse - SWOT-analyse - Programmeren - Draagvlak creëren - Contracteren - Projectmatig samenwerken - Interactie/afstemmen - Programma’s/doelgericht