In de kennisbank staan kennisdocumenten van het KpVV en derden. Deze documenten zijn gekoppeld aan een of meer inhoudelijke onderwerpen, die u aan de linkerkant kunt selecteren. Lees meer...

Gevonden in de kennisbank:

• Selectiecriteria AWBZ

  Inschrijvende partijen moeten geschikt zijn om een opdracht uit te voeren. Selectiecriteria vormen de eerste toets en gunningcriteria de tweede toets. Het is van groot belang deze criteria goed te scheiden. De selectiecriteria zijn gericht op de inschrijvers en stellen vast waar deze aan moeten voldoen. De AWBZ-instelling stelt bij het formuleren van de selectiecriteria een profiel op van de ideale contractant en stelt daarbij vast aan welke criteria deze partij zou moeten kunnen voldoen. Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) biedt een aantal mogelijkheden om deze criteria zowel in een niet-openbare als in een openbare aanbesteding toe te passen. Belangrijk uitgangspunt van de criteria is dat deze wel effect moeten hebben. Alleen die eisen worden gesteld die ook echt het verschil kunnen maken tussen potentiële inschrijvers en die ook verband houden met de opdracht. Wanneer blijkt dat een inschrijver niet voldoet aan één van de gestelde selectie-eisen kan deze worden uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. De offerte dient in dat geval terzijde te worden gelegd. Enkele aspecten van selectiecriteria voor AWBZ-instellingen: Neem in het bestek de uitsluitingsgronden, genoemd in artikel 45 van het Bao op. Zoals het niet in staat van faillissement verkeren. Door zich te conformeren aan de uitsluitingsgronden verklaart een inschrijver dat geen van deze artikelen op hem van toepassing is. Daarnaast kan van de inschrijver verlangd worden dat hij beschikt over een recente Verklaring Omtrent het Gedrag voor rechtspersonen (VOGrp). Een potentiële inschrijver (en eventuele onderaannemers) beschikt over een aantal verklaringen op het gebied van technische- en beroepsbekwaamheid, die aangeven dat hij in staat is de opdracht conform het PvE uit te voeren. Het gaat hierbij om de volgende verklaringen: de vergunning omtrent de Wet personenvervoer 2000; referenties, die naar aard en omvang vergelijkbaar zijn; een verklaring dat het bedrijf de CAO naleeft. Deze verklaring wordt afgegeven door Sociaal Fonds Taxi (SFT). Vanaf 2010 geeft het SFT op basis van de bevindingen tijdens het eerste controle bezoek aan een bedrijf een kwalificatie af. Hieruit blijkt hoe het gesteld is met een deel van de bedrijfsvoering: Goed, Voldoende, Onvoldoende of Slecht. Gekeken wordt naar zaken als: functieloon; arbeidstijdbepalingen; diverse toeslagen; inning en afdracht premie Sociaal Fonds en inning en afdracht Pensioenfonds. Ook kan informatie worden opgevraagd bij de belastingdienst of bij pensioenfondsen m.b.t. vorderingen en of betalingsproblemen. Voorkom door het stellen van eisen aan de economische en financiële draagkracht van potentiële inschrijvers dat een contract wordt gesloten met een onderneming die op het financiële vlak niet gezond is. AWBZ-instelling kan eisen stellen aan verschillende financiële indicatoren, zoals solvabiliteit en liquiditeit.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Gunningscriteria AWBZ

  De gunningscriteria kijken naar de inschrijving en geven aan op welke wijze een opdracht aan een inschrijver wordt gegund. Er zijn hiervoor twee mogelijkheden: gunning op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Ook de gunningcriteria moeten voldoen aan de drie grondbeginselen van aanbestedingen. Laagste prijsBij gunning op basis van de laagste prijs moet de opdracht worden gegund aan de inschrijver die de goedkoopste aanbieding doet. Uiteraard moet deze partij wel voldoen aan de gestelde selectiecriteria. Gunning op de laagste prijs betekent overigens niet dat niet naar de kwaliteit van een aanbesteed product wordt gekeken. Juist als heel goed naar de kwaliteit is gekeken, en deze door middel van een compleet en duidelijk Programma van Eisen (PvE) in het aanbestedingsdocument is vastgelegd, kan alleen op basis van de laagste prijs worden gegund. De eisen voor de gewenste kwaliteit waaraan een inschrijver moet voldoen zijn immers vastgelegd in het PvE. Economisch meest voordelige inschrijvingBij gunning op basis van EMVI wordt uitgegaan van een vooraf vastgestelde weging tussen prijs en kwaliteit. Hierbij wordt een geldelijke waarde gekoppeld aan bepaalde extra kwaliteit. De gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving bestaat uit drie onderdelen. De definitie van de criteria uit het PvE. De eisen daaruit worden vertaald naar gunningcriteria. Tijdens het opstellen van de aanbestedingsdocumenten moeten de aan te houden gunningcriteria worden afgestemd en uitgewerkt. Duidelijk moet zijn waar potentiële inschrijvers aan moeten voldoen, willen zij recht hebben op de ‘extra kwaliteitspunten’. Indien een AWBZ-instelling aan een bepaald criterium extra punten toekent, moet vooraf bepaald zijn hoe belangrijk de AWBZ-instelling dat criterium vindt (ofwel, hoeveel extra geld de AWBZ-instelling hiervoor over heeft). Nadat de definities van de criteria zijn bepaald moet worden vastgelegd hoe de verschillende criteria, prijs en één of meerdere kwaliteitscriteria, tegen elkaar worden gewogen. Dit is het scoringsmechanisme. De weging tussen de criteria moet voor de potentiële inschrijvers bekend zijn en moet daarom in de aanbestedingsdocumenten zijn opgenomen. Ook de wijze van beoordeling staat vast in een beoordelingsprotocol. In de beoordelingsfase moet vervolgens conform het protocol worden vastgesteld hoeveel punten per inschrijver aan de kwaliteitscriteria worden toegekend. Als men op kwaliteit wil gunnen dan moet dat nadrukkelijk terugkomen in het scoringsmechanisme, zodanig dat verschil in kwaliteit bepaald wie de opdracht krijgt. Het laatste onderdeel gaat over het formuleren en uitvoeren van de beoordeling. Een aandachtspunt bij het gunnen op basis van de economisch meest voordelige inschrijving is dat men kwaliteit op papieren moet beoordelen. Een inschrijver kan een bepaalde procedure heel grondig beschrijven en daarmee extra punten verdienen, terwijl na de start van een opdracht blijkt dat van de beschrijving in de praktijk niets terechtkomt. Als op basis van EMVI wordt gegund is het is daarom belangrijk: na te gaan of de inschrijver voldoet aan de informatie die hij opgeeft; na de gunning van het vervoer te blijven monitoren of partijen zich naast aan de gestelde eisen ook aan het geoffreerde houden.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Concept overeenkomst AWBZ

  Door de concept overeenkomst op te nemen bij de aanbestedingsdocumenten kunnen potentiële inschrijvers kennisnemen van de inhoud van de te sluiten overeenkomst. De concept overeenkomst is gebaseerd op het Programma van Eisen (PvE) en de selectie- en gunningcriteria. Door inschrijvers te vragen om bij een offerte een ondertekende verklaring te voegen, dat zij akkoord gaan met de inhoud van de concept overeenkomst, kunnen discussies over de inhoud van de overeenkomst verminderd worden. Het is namelijk aanbestedingsrechtelijk niet toegestaan om de aard van de opdracht na afloop van de procedure nog substantieel te wijzigen. Dit is in strijd met het gelijkheidsbeginsel.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Beoordelingsprotocol AWBZ

  De Europese wetgever verplicht AWBZ-instellingen om voor de beoordeling van de offertes vast te leggen hoe zij deze gaan beoordelen. Dit kan in een beoordelingsprotocol, waarin de volgende zaken zijn opgenomen: personen/instanties die bij de beoordeling betrokken zijn; wijze waarop punten worden toegekend aan de gunningcriteria; verhouding tussen de bij de gunning betrokken personen en partijen; door de beoordelaars in acht te nemen vertrouwelijkheid van omgang met gegevens. De informatie in het beoordelingsprotocol is gedurende de aanbestedingsprocedure in principe vertrouwelijk. Bij eventuele juridische procedures is het echter noodzakelijk om het protocol te kunnen overleggen en daarmee inzichtelijk te maken dat er sprake is geweest van een transparante en objectieve beoordeling. Het protocol moet dan ook worden vastgesteld voordat de offertes van de inschrijvers worden aangeleverd en geopend.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Sluitingstermijn en opening AWBZ

  Een (openbare) Europese aanbesteding is in beginsel gebonden aan een vaste inschrijvingstermijn van minimaal 52 dagen (na verzending van de aankondiging). Hiervan kan in bepaalde situaties worden afgeweken. Na afloop van de inschrijvingstermijn moeten de offertes op een vooraf vastgestelde locatie en tijd worden ingediend, dat staat in het bestek. De opening van de offertes kan, als de AWBZ-instelling dit toestaat, worden bijgewoond door de inschrijvers. In dat geval spreken we van een openbare opening. Wanneer inschrijvers niet aanwezig mogen zijn bij de opening betreft het een niet-openbare opening. Het houden van een openbare opening is niet verplicht, maar verdient wel aanbeveling. Het is voor inschrijvers een formeel moment, waarop zij ook meteen kunnen zien wie de concurrenten zijn. Het zorgt voor een zekere openbaarheid in de procedure en geeft inschrijvers ook het idee dat er aandacht wordt besteed aan het formele sluitingsmoment. Tijdens de opening wordt aan de aanwezigen, waaronder ook aan de inschrijvers zelf, officieel bekend gemaakt welke partijen een offerte hebben ingediend voor welk deel van de opdracht. De AWBZ-instelling doet er goed aan om van de bijeenkomst een verslag op te stellen, het zogenaamde Proces Verbaal van Opening, en dit na afloop van de bijeenkomst aan alle inschrijvers te verstrekken.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Offerte beoordeling AWBZ

  Na de opening moeten de ingediende offertes worden beoordeeld. Dit gebeurt op basis van de vastgestelde selectie- en gunningcriteria. Als eerste wordt gekeken naar de selectiecriteria. Deze kijken naar de inschrijver. Indien een inschrijver voldoet aan de gestelde selectie-eisen wordt daarna gestart met de beoordeling van de gunningcriteria. Deze kijken naar de (inhoud van de) inschrijving. Voor de beoordeling formeert de AWBZ-stelling een beoordelingsteam. Dit team verzorgt de zorgvuldige inhoudelijke beoordeling van de stukken op basis van het vooraf opgestelde beoordelingsprotocol en beoordeelt de offertes los van elkaar. Op basis van de gezamenlijke beoordeling wordt vastgesteld aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund. Het uiteindelijke oordeel van het beoordelingsteam wordt verwerkt in het beoordelingsverslag, waarin de bevindingen rondom de beoordeling zijn opgenomen. Bij de beoordeling wordt alleen kwaliteit op papieren getoetst. De AWBZ-stelling kan als aanvulling: de inschrijver de offerte mondeling laten toelichten tijdens een presentatie door de projectleider van de inschrijver; de inschrijver een borgingsplan laten opstellen en vragen hoe zij na gunning van de opdracht willen borgen dat het vervoer conform het opgestelde PvE wordt uitgevoerd; de inschrijver een implementatieplan laten opstellen; de inschrijver een aantal theoretische casussen laten uitwerken en deze beoordelen. De wijze waarop de geoffreerde tarieven beoordeeld worden is afhankelijk van de hoeveelheid tarieven die zijn uitgevraagd en de weging van deze tarieven ten opzichte van elkaar. Het is belangrijk om dit goed in het bestek te communiceren. Aandachtspunten hierbij zijn: Ongewenst effect als de vervoerder meerdere tarieven moet invullen, omdat de vervoerder dan strategisch kan inschrijven; Zo weinig mogelijk verschillende tarieven uitvragen vergemakkelijkt de beoordeling.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Gunning AWBZ

  Op basis van de beoordeling en het beoordelingsverslag spreekt de AWBZ-instelling het voornemen tot gunning uit. Hiermee maakt zij bekend voornemens te zijn om de opdracht aan één of meerdere inschrijvers te gunnen. Op basis van het voornemen stelt de AWBZ-instelling de gunning- of afwijzingbrieven op en verstuurt ze naar de inschrijvers. In de brieven moet een motivering zijn opgenomen waarom een inschrijver de opdracht al dan niet aan zich gegund krijgt. Dit kan door geanonimiseerde puntenscores. De scores moeten worden geanonimiseerd om problemen met de concurrentiepositie van inschrijvende partijen te voorkomen. Gerechtelijk is bepaald dat een periode moet worden ingelast tussen de voorgenomen en definitieve gunning. Voor deze periode wordt een termijn van 15 kalenderdagen aangehouden, ofwel de Alcatel-termijn. Binnen de Alcatel-termijn hebben inschrijvers de mogelijkheid bezwaar te maken tegen het gunningbesluit of de aanbestedingsprocedure. Dit kan door de AWBZ-instelling te dagvaarden. Na de Alcatel-termijn vervalt deze bezwaarmogelijkheid omdat de aanbesteding dan juridisch gezien is afgerond. Wel kan vanaf dan een bodemprocedure worden gestart. Indien gedurende de Alcatel-termijn geen van de inschrijvers een kort geding start tegen de aanbestedingsprocedure wordt het voornemen tot gunning van een opdracht omgezet in de definitieve gunning. Binnen 48 dagen na de definitieve gunning moet met een gunningpublicatie in het Supplement op het Publicatieblad van Europese Gemeenschappen (TED) bekend worden gemaakt aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund. Deze publicatie wordt op dezelfde manier ingediend als de aankondiging van de opdracht.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Contractbespreking en ondertekening AWBZ

  Na de definitieve gunning start de ABWZ-instelling met de winnende inschrijver met de contractbespreking. Het voorkomt veel discussie en tijdverlies als het conceptcontract al bij het aanbestedingsdocument is opgenomen. Bij de contractbespreking worden de eisen in het aanbestedingsdocument vertaald in een gedegen overeenkomst. Het is met nadruk géén onderhandelingsronde. Dat betekent dat het voorwerp van de opdracht niet mag wijzigen. Eventuele wijzigingen kunnen daardoor slechts zeer beperkt worden doorgevoerd. Wanneer alle partijen akkoord zijn met de inhoud van het contract kan dit definitief worden ondertekend. Vanaf dat moment is de opdracht officieel verleend en komt de aanbestedingsprocedure ten einde. De (aanvullende) afspraken die tussen de ABWZ-instelling en de vervoerder zijn gemaakt kort na de aanbesteding worden opgenomen in het contract. Om te zorgen dat afspraken voor alle partijen duidelijk zijn, wordt het aanbevolen om afspraken die gemaakt worden tijdens de implementatie-periode en tijdens de looptijd van het contract op te nemen in een verslag. Dit verslag kan later worden uitgewerkt tot een besluitenlijst.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Implementatie AWBZ

  De implementatieperiode is de periode tussen de opdrachtverlening en de werkelijke start van het vervoer door de (nieuwe) vervoerder. Enkele tips voor AWBZ-instellingen die kunnen zorgen voor een soepele start van een nieuw contract: Trek voldoende implementatietijd uit (minimaal drie maanden na definitieve gunning en bij een groot contract nog langer), zodat een vervoeder voldoende tijd heeft om personeel te werven en materieel aan te schaffen. Houd hierbij ook rekening met vakantie(spreiding) en eventuele procedures. Zorg ervoor dat er altijd een vast aanspreekpunt aanwezig is en dat die gedurende de gehele implementatieperiode bereikbaar is voor de vervoerder. Zorg ervoor dat alle relevante basisinformatie voor de nieuwe vervoerder tijdig bij de AWBZ-instelling aanwezig is, zoals het bestand met alle actuele gegevens over leerlingen en scholen. Zorg dat alle specifieke indicaties hierin goed zijn opgenomen! Leg in een overeenkomst ook de overdracht vast van relevante gegevens aan de AWBZ-instelling aan het einde van de looptijd van de overeenkomst. Goed contractmanagement maakt de volgende aanbesteding eenvoudiger. Neem sancties op in het contract als de implementatietermijn niet wordt gehaald. Stel een lijst op met duidelijke afspreekpunten. Dit speelt vooral bij instellingen op een groot complex met verschillende paviljoens. De lijst bevat de namen van de afspreekpunten/gebouwen en de verschillende bestemmingen op het complex.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Monitoring AWBZ

  Om te kunnen controleren of een vervoerder zich houdt aan de in de aanbestedingsdocumenten geformuleerde eisen, moet de uitvoering worden gemonitord. Voor monitoring wordt onderscheid gemaakt tussen de financiële en kwalitatieve controle. De financiële controle richt zich vooral op de juistheid van de door de vervoerder ingediende facturen. Kwaliteitscontrole richt zich met name op de naleving van de in het Programma van Eisen gestelde eisen aan de uitvoering van de opdracht. Elk van de verschillende vormen van monitoring kent een eigen gewenste frequentie. Zo is het niet altijd noodzakelijk om wekelijks een uitgebreid klanttevredenheidsonderzoek te houden. Daarentegen is het maandelijks controleren van de facturen zeer aan te bevelen. De AWBZ-instelling bepaalt uiteindelijk de frequentie. Aspect Onderdeel monitoring Gewenste frequentie Financiën Controle op facturen 12 keer per jaar Accountantscontrole 1 keer per jaar Kwaliteit, subjectief Klanttevredenheidsonderzoek 1 keer per jaar Klachtenprocedure Doorlopend Klantenpanel 4 keer per jaar Kwalitatief, objectief Audit 2 tot 4 keer per jaar Toezichthouder Maatwerk Opvragen bewijzen 2 keer per jaar Toetsing ritplanning 2 keer per jaar Overzicht van vormen van monitoringen per kwaliteitsaspect.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Kwaliteit meten (subjectief) AWBZ

  Subjectieve kwaliteit van de uitvoering richt zich op de ervaring van de cliënt. Die wordt veelal gemeten in een klanttevredenheidsonderzoek. Uitkomsten daarvan worden soms gekoppeld aan prestatiestimuli. Andere bronnen van informatie zijn de klachten, een klantenpanel en advies van een consumentenorganisatie. KlanttevredenheidsonderzoekOm de tevredenheid van cliënten over het vervoerssysteem te achterhalen kan een klanttevredenheidsonderzoek worden georganiseerd. Bij dit type onderzoek wordt een enquête gehouden onder cliënten die door middel van een representatieve steekproef zijn geselecteerd en die recent gebruik hebben gemaakt van het vervoersysteem. Hierdoor is de periode tussen de laatste rit en het moment van onderzoek niet te lang. Binnen het onderzoek wordt de cliënten gevraagd om vanuit de eigen ervaring aan te geven hoe zij de kwaliteit van het vervoer ervaren. Belangrijke aandachtspunten / handreikingen voor het klanttevredenheidsonderzoek zijn: Indien de respondent in cijfers moet beoordelen, ligt het cijfer vaak tussen de 7 en de 8. Kijk daarom ook naar alternatieve waardering, zoals ‘mate van tevredenheid’. Bepaalde (sub)doelgroepen ervaren mogelijk meer problemen. Dit kan inzichtelijk worden gemaakt door uitkomsten te differentiëren naar de beperking. Let daarbij wel op de representativiteit binnen deze (sub)groep. Zorg dat het onderzoek niet te lang is. Kies een opzet die jaarlijks (zoveel mogelijk) gelijk blijft, zodat de resultaten uit verschillende onderzoeken onderling vergelijkbaar zijn. KlachtenprocedureKlachten zijn een belangrijke indicator voor de kwaliteit van het AWBZ-vervoer en moeten daarom altijd serieus worden genomen. De AWBZ-instelling moet klachten zien als een methode om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen en te verbeteren. Vanwege het belang dat aan klachten is verbonden is goed definiëren van dit aspect van groot belang. Ook moet de drempel voor cliënten om een klacht in te dienen zo laag mogelijk zijn. Wanneer zij ontevreden zijn over de uitvoering van het vervoer moeten zij dit middels een klacht kenbaar maken. KlantenpanelsKlantenpanels zijn een nuttig instrument om met cliënten over de dagelijkse praktijk van het vervoer te praten. Tevredenheid en ontevredenheid van hen kan van de meest onvoorspelbare zaken afhangen en een direct gesprek biedt dan goede inzichten. Een klantenpanel kan door een vervoerder worden opgezet. In de praktijk blijkt dat vervoerders weinig ervaring hebben met dergelijk georganiseerd klantcontact. Wanneer de vervoerder geen klantenpanel wil organiseren of daartoe niet in staat blijkt te zijn, kan de AWBZ-instelling hierin een rol spelen. Inspraak van cliënten en andere betrokkenen Organisaties hebben een ander perspectief dan individuele cliënten: zij luisteren naar de grote algemene deler, zij hebben meer inzicht in de context (begrip van de situatie waar de vervoerder gebonden is aan het contract) en in de argumenten. Daarom kunnen consumentenorganisaties periodiek worden betrokken en advies uitbrengen over de wijze waarop een vervoerssysteem of een bepaald deel hiervan wordt georganiseerd. Het klanttevredenheidsonderzoek, de klachtenprocedure en het klantenpanel kunnen als input dienen. Het advies van de consumentenorganisatie is meer gericht op de grote lijnen en het beleid en minder op de dagelijkse uitvoering.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Kwaliteit meten (objectief) AWBZ

  Naast het meten van de subjectieve kwaliteit zijn er ook andere mogelijkheden om een beeld te krijgen van de kwaliteit van het vervoer. Namelijk: Opstellen managementrapportage Audit Toezichthouder Opvragen van bewijzen Managementrapportage Om uitspraken te kunnen doen over de uitvoeringskwaliteit is het van belang dat de vele beschikbare vervoergegevens van de vervoerder maandelijks op een overzichtelijke wijze zijn gerapporteerd, zodat hieruit eenvoudig conclusies zijn te trekken. Aspecten die hierin aan de orde kunnen komen zijn: aantal ritten, gerealiseerde stiptheid en het aantal klachten. AuditAudit bij de vervoerder is een bezoek aan de vervoerder door een auditor/controleur. Deze voert een inspectie uit binnen de bedrijfsorganisatie. Er wordt gecontroleerd hoe de vervoerder de kwaliteit in de eigen organisatie heeft geborgd. Denk aan zaken als interne monitoring en aan het voldoen van chauffeurs en voertuigen aan de gestelde eisen in de aanbestedingsdocumenten. Toezichthouder Een toezichthouder voor het contractvervoer controleert steekproefsgewijs ritten van de vervoerder. Bijvoorbeeld door één van de voertuigen te volgen of een belangrijke bestemming binnen het vervoer te controleren. Uitgangspunt bij de controle van de uitvoering is het Programma van Eisen en de offerte van de vervoerder. De planning van controles wordt gemaakt op basis van de routeplanning en de eventuele klachten of incidenten. Daarmee kan een betrouwbaar beeld over de uitvoering van het vervoer worden gegenereerd. Controle kan onder andere plaatsvinden op het naleven van gestelde combinatiebeperkingen, marges in de tijd, reistijden en voertuigeisen. Bewijzen opvragen Bij de vervoerder kunnen diverse bewijzen worden opgevraagd, zoals diploma’s van chauffeurs en lijsten met in te zetten voertuigen. Het is verstandig om in het contract op te nemen dat de vervoerder deze kosteloos verstrekt.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Contracthandhaving AWBZ

  De subjectieve en objectieve gegevens bieden inzicht in de feitelijke kwaliteit van het vervoer. Daarnaast is het van belang dat ingediende facturen op juistheid worden gecontroleerd. Hiervoor zijn de volgende instrumenten: controle op de facturen accountantscontrole data-analyse Controle op facturenBij de factuurcontrole controleert de AWBZ-instelling of de door de vervoerder ingediende facturen conform de aanbestedingsdocumenten zijn opgesteld en of de bedragen die in rekening worden gebracht overeenkomen met de geleverde diensten. Uit de factuurcontrole moet blijken of de in rekening gebrachte ritten ook werkelijk zijn verreden en of eventuele bijzonderheden conform de afspraken zijn verwerkt. De praktijk leert dat de kosten die de AWBZ-instelling maakt voor de controle van facturen vrijwel altijd worden terugverdiend, omdat voorkomen wordt dat te veel wordt betaald. AccountantscontroleJaarlijks dient door een gecertificeerd accountant een controle plaats te vinden op de ritadministratie van de vervoerder. Deze onafhankelijke controle moet aantonen of de vervoerder beschikt over een deugdelijke en betrouwbare ritadministratie. Op basis van de controle wordt door de accountant een accountantsverslag opgesteld. Data-analyseDe AWBZ-instelling kan besluiten aanvullend onderzoek te verrichten naar de betrouwbaarheid van de ritadministratie. Een methode die hiervoor kan worden gebruiken is het nader analyseren van de ritgegevens. Dit betreft dezelfde gegevens als die ook gebruikt worden voor het mystery-guest onderzoek.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Verwachtingenmanagement AWBZ

  Het is belangrijk dat alle betrokken partijen dezelfde verwachtingen hebben over het vervoer en dat de spelregels bij iedereen bekend zijn. Communicatie is een belangrijk onderdeel van het contractmanagement. Soms blijkt dat de cliënt meer verwacht van het vervoer dan conform het contract is afgesproken. Of dat blijkt dat instellingen verwachten dat cliënten tot in de kamer worden gebracht, terwijl de chauffeur de cliënt bij de voordeur moet afleveren. Goede onderlinge communicatie is van groot belang. AWBZ-instellingen kunnen daarin een rol spelen door de verwachtingen te managen, door: nieuwe cliënten te informeren over de belangrijkste spelregels in een vervoerfolder, waarbij van belang is dat deze communicatie wordt afgestemd met partijen die ervaring hebben in communicatie naar specifieke (zwakkere) doelgroepen; de spelregels van het vervoer duidelijk te communiceer naar de cliënten in een vervoerreglement; een nieuwsbrief uit te brengen om cliënten te blijven informeren over het vervoer en daarmee de kennis up-to-date te houden; het gedragsreglement op te stellen met de rechten en plichten van alle partijen (instelling, cliënten, vervoerder en andere betrokkenen); een overleg te faciliteren zodat partijen met elkaar in gesprek gaan in plaats van naar elkaar wijzen, waardoor meer begrip ontstaat voor elkaar.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011

• Tips Opdrachtgeverschap AWBZ

  Een goede zakelijke relatie tussen AWBZ-instelling en vervoerder draagt bij aan kwalitatief goed vervoer. Deze relatie start na de gunning van het vervoer. Op dat moment kan de AWBZ-instelling duidelijke afspraken maken met de vervoerder. Tips voor AWBZ-instelling die bijdragen aan een goede relatie met de vervoerder: Onderhoud regelmatig contact met de vervoerder, ook buiten het reguliere beheeroverleg, zodat niet geldt “geen bericht, is goed bericht”. Breng ook eens een bezoek aan de vervoerder. De contactpersoon bij de instelling moet beschikken over voldoende kennis van en ervaring over het vervoer en de doelgroep. Vervoerders wensen een vast aanspreekpunt binnen een instelling die de regels en richtlijnen van het vervoer kent, een interne coördineren rol heeft, de ritten reserveert en niet alleen denkt vanuit de zorg voor de cliënt. Zorg voor een actueel en accuraat bestand van cliënten in het vervoer. Om te voorkomen dat er verschillen ontstaan tussen de administratie van de vervoerder en die van de AWBZ-instellling is het raadzaam om te werken vanuit een centrale database. Hiervoor zijn een aantal webbased applicaties beschikbaar. Verdiep u in ook in de belangen van de vervoerder. Kies voor een pro-actieve opstelling. Laat de vervoerder meldingen en calamiteiten doorgeven en reageer hierop op een snelle en adequate wijze. Bepaal hoe om te gaan met externe factoren, zoals congestie en zoek indien mogelijk in gezamenlijkheid naar een oplossing. Zorg voor een zakelijk samenspel tussen instelling en de vervoerder. Tips voor AWBZ-instelling in de rol als opdrachtgever: Zorg dat er bekendheid is met de wensen van de cliënten. Neem de rol als opdrachtgever serieus en besteed hieraan genoeg tijd. Blijf in dialoog met de vervoerder. Maak duidelijk afspraken met alle partijen. Stel bijvoorbeeld een lijst met gedragsregels op voor alle partijen. Zorg dat cliënten goed op de hoogte zijn van de regels rond het vervoer en pas sancties toe als partijen zich niet aan deze gedragsregels houden. Verspreid de beschikbare kennis ook onder doelgroepen, leerlingen, klantenpanels en andere betrokkenen, zodat hun betrokkenheid vergroot.

  Onderwerp: Handboeken Contractvervoer
  Webpagina 11-08-2011